勞動爭議檔案制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司勞動爭議檔案管理，加強(qiáng)對勞動爭議處理過程的記錄與保存，維護(hù)公司和員工的合法權(quán)益，促進(jìn)勞動關(guān)系和諧穩(wěn)定，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司與員工之間發(fā)生的各類勞動爭議案件的檔案管理，包括但不限于勞動合同糾紛、工資福利爭議、社會保險爭議、工作時間與休息休假爭議等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保勞動爭議檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實完整原則：如實記錄勞動爭議處理過程中的各項信息，保證檔案資料的真實性和完整性。3.保密安全原則：對涉及公司商業(yè)秘密、員工個人隱私等敏感信息予以保密，確保檔案安全。4.便于查詢利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于快速準(zhǔn)確地查詢和利用檔案資料。二、檔案管理職責(zé)（一）人力資源部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)勞動爭議案件的受理、調(diào)查、調(diào)解等前期工作，并及時整理相關(guān)資料。2.協(xié)調(diào)公司內(nèi)部各部門，收集與勞動爭議案件有關(guān)的證據(jù)材料。3.按照本制度的要求，對勞動爭議檔案進(jìn)行分類、編號、裝訂、歸檔等工作。4.定期對勞動爭議檔案進(jìn)行清查和核對，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。5.負(fù)責(zé)勞動爭議檔案的借閱、查閱登記及歸還工作。（二）法務(wù)部門職責(zé)1.為勞動爭議處理提供法律咨詢和法律支持，指導(dǎo)人力資源部門依法處理勞動爭議案件。2.參與重大勞動爭議案件的處理，起草相關(guān)法律文書，代表公司參加勞動仲裁或訴訟活動。3.對勞動爭議檔案中涉及的法律問題進(jìn)行審核和把關(guān)，確保檔案內(nèi)容符合法律法規(guī)要求。（三）其他部門職責(zé)1.配合人力資源部門做好勞動爭議案件相關(guān)資料的收集工作，及時提供與案件有關(guān)的文件、記錄、證明等材料。2.在勞動爭議處理過程中，按照公司要求提供必要的協(xié)助和支持。三、檔案內(nèi)容（一）勞動爭議案件受理階段1.勞動爭議申請書：包括員工姓名、性別、年齡、工作崗位、入職時間、聯(lián)系方式，以及爭議事項、事實與理由等。2.公司營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件、法定代表人身份證明書及授權(quán)委托書（如有）。3.員工身份證明材料復(fù)印件，如身份證、工作證、勞動合同等。4.與勞動爭議相關(guān)的初步證據(jù)材料，如勞動合同、工資條、考勤記錄、培訓(xùn)協(xié)議、獎懲通知等。（二）勞動爭議調(diào)查階段1.調(diào)查筆錄：記錄調(diào)查人員與員工、證人、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等的談話內(nèi)容，包括爭議發(fā)生的時間、地點(diǎn)、經(jīng)過、原因等詳細(xì)情況。2.證據(jù)清單：整理調(diào)查過程中收集到的各類證據(jù)材料，并注明證據(jù)名稱、來源、證明內(nèi)容等。3.現(xiàn)場勘查記錄（如有）：對與勞動爭議相關(guān)的工作場所、設(shè)備設(shè)施等進(jìn)行現(xiàn)場勘查的記錄，包括勘查時間、地點(diǎn)、勘查人員、勘查情況等。（三）勞動爭議調(diào)解階段1.調(diào)解申請書：由一方或雙方提出的調(diào)解申請，明確調(diào)解請求、事實與理由等。2.調(diào)解筆錄：記錄調(diào)解過程中各方的意見、訴求及協(xié)商情況，包括調(diào)解時間、地點(diǎn)、調(diào)解人員、參與調(diào)解的各方代表等。3.調(diào)解協(xié)議（如有）：經(jīng)雙方協(xié)商達(dá)成一致后簽訂的調(diào)解協(xié)議，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、解決爭議的方式及履行期限等內(nèi)容。（四）勞動仲裁或訴訟階段1.仲裁申請書或起訴狀：詳細(xì)闡述勞動爭議的事實、理由及仲裁或訴訟請求，附上相關(guān)證據(jù)材料。2.仲裁機(jī)構(gòu)或法院的受理通知書、開庭通知書、傳票等法律文書。3.庭審筆錄：記錄仲裁或訴訟過程中各方的陳述、舉證、質(zhì)證、辯論等情況，包括庭審時間、地點(diǎn)、仲裁員或法官、書記員、各方當(dāng)事人及代理人等。4.證據(jù)材料：在仲裁或訴訟過程中提交的各類證據(jù)，包括新收集的證據(jù)、對方提交的證據(jù)及質(zhì)證意見等。5.仲裁裁決書、判決書、調(diào)解書等法律文書。（五）其他相關(guān)材料1.勞動爭議處理過程中的往來函件、電子郵件、會議紀(jì)要等。2.與勞動爭議案件有關(guān)的專家意見、鑒定報告等。3.其他有助于了解勞動爭議案件全貌的材料。四、檔案分類與編號（一）分類勞動爭議檔案按照爭議類型、處理階段等進(jìn)行分類管理，具體分類如下：1.勞動合同糾紛：包括勞動合同的簽訂、履行、變更、解除、終止等方面引發(fā)的爭議。2.工資福利爭議：涉及工資支付、加班工資、獎金、津貼、福利待遇等問題的爭議。3.社會保險爭議：關(guān)于社會保險的繳納、待遇享受等方面的爭議。4.工作時間與休息休假爭議：如工作時間安排、加班規(guī)定、帶薪年假、病假、產(chǎn)假等方面的爭議。5.其他勞動爭議：除上述類型外的其他勞動爭議案件。（二）編號勞動爭議檔案編號采用“年份+序號”的方式，例如：2023001，表示2023年受理的第1起勞動爭議案件。同一勞動爭議案件在不同處理階段的檔案編號保持一致，以便于查詢和管理。五、檔案整理與裝訂（一）整理要求1.對收集到的各類檔案材料進(jìn)行分類整理，按照時間順序排列，確保材料的關(guān)聯(lián)性和邏輯性。2.去除材料中的金屬物，如訂書釘、回形針等，對破損或褪色的材料進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.對紙張大小不一致的材料進(jìn)行折疊或裁剪，使其規(guī)格統(tǒng)一。（二）裝訂要求1.采用A4規(guī)格的檔案盒進(jìn)行裝訂，每盒厚度不宜超過5厘米。2.裝訂順序為：檔案封面、目錄、正文材料、封底。3.正文材料按照上述檔案內(nèi)容分類順序依次排列，每類材料之間可插入分隔頁。4.檔案封面應(yīng)注明檔案名稱、編號、年度、保管期限等信息；目錄應(yīng)詳細(xì)列出檔案內(nèi)各材料的名稱、頁碼等。六、檔案歸檔與保管（一）歸檔1.人力資源部門在勞動爭議案件處理完畢后，應(yīng)及時將整理好的檔案材料移交公司檔案管理部門進(jìn)行歸檔。2.檔案管理部門按照檔案分類編號規(guī)則，對勞動爭議檔案進(jìn)行上架存放，并建立相應(yīng)的檔案目錄索引，便于查詢。（二）保管期限勞動爭議檔案的保管期限根據(jù)國家法律法規(guī)和公司實際情況確定，一般分為短期、中期和長期。1.短期檔案：保管期限為幾年，適用于一些簡單的勞動爭議案件，處理完畢后對公司和員工權(quán)益影響較小的檔案。2.中期檔案：保管期限為幾年，適用于一般性的勞動爭議案件，具有一定的參考價值和后續(xù)查詢需求的檔案。3.長期檔案：保管期限為幾年，適用于重大勞動爭議案件、涉及公司核心利益或具有典型意義的檔案，以及可能對公司未來勞動管理產(chǎn)生重要影響的檔案。（三）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，確保檔案安全。2.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，如檔案損壞、丟失等情況應(yīng)及時報告并采取補(bǔ)救措施。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)定期更新和檢查，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。七、檔案查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱勞動爭議檔案的，應(yīng)填寫《勞動爭議檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交人力資源部門審核。2.人力資源部門審核通過后，指定專人陪同查閱，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案材料，如需復(fù)制，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)在《勞動爭議檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)查看情況，歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案數(shù)量和完整性。（二）借閱1.公司外部單位或個人因特殊原因需要借閱勞動爭議檔案的，應(yīng)提交正式的借閱申請函，注明借閱單位或個人名稱、地址、聯(lián)系方式、借閱目的、借閱檔案名稱及編號等信息，并加蓋單位公章。2.借閱申請函經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由人力資源部門通知檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱人員應(yīng)填寫《勞動爭議檔案借閱登記表》，注明借閱時間、歸還時間、借閱人簽名等信息，并按照規(guī)定繳納借閱押金（如有）。3.檔案管理部門應(yīng)嚴(yán)格控制借閱期限，借閱期限一般不得超過規(guī)定天數(shù)。借閱人員應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借、泄露檔案內(nèi)容，不得擅自對檔案進(jìn)行拍照、錄像、復(fù)印等操作。歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案是否完好無損，如有損壞或丟失，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。八、檔案保密與安全（一）保密措施1.對勞動爭議檔案中涉及的公司商業(yè)秘密、員工個人隱私等敏感信息，檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格保密，不得向無關(guān)人員透露。2.在檔案查閱、借閱過程中，查閱人員和借閱人員應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得擅自傳播檔案內(nèi)容。3.對檔案管理工作中接觸到敏感信息的人員，公司應(yīng)與其簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入。2.配備必要的消防器材和安全設(shè)施，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。3.對檔案管理人員進(jìn)行安全教育培訓(xùn)，提高其安全意識和應(yīng)急處理能力，防止檔案丟失、損壞、泄露等安全事故的發(fā)生。九、檔案銷毀（一）銷毀條件勞動爭議檔案達(dá)到保管期限后，經(jīng)檔案管理部門鑒定，確無保存價值的，可按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。（二）銷毀程序1.檔案管理部門提出檔案銷毀申請，填寫《勞動爭議檔案銷毀申請表》，注明擬銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量、保管期限等信息，并附上檔案鑒定報告。2.《勞動爭議檔案銷毀申請表》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由檔案管理部門組織實施銷毀工作。3.銷毀工作應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程中應(yīng)進(jìn)行記錄