市場局檔案制度一、總則（一）目的為加強市場監(jiān)督管理局（以下簡稱“市場局”）檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護，為市場監(jiān)管工作提供有力的支持和保障，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于市場局機關(guān)各科室、直屬機構(gòu)、派出機構(gòu)及其工作人員在履行職責(zé)過程中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則市場局檔案實行集中統(tǒng)一管理，由局辦公室負(fù)責(zé)檔案管理工作，對全局檔案進行統(tǒng)一收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用。2.真實完整原則檔案應(yīng)如實反映市場監(jiān)管工作的歷史過程和實際情況，確保檔案內(nèi)容的真實性和完整性。3.分類科學(xué)原則按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)、時間順序等因素進行科學(xué)分類，便于檔案的管理和查找利用。4.安全保密原則加強檔案的安全保護措施，確保檔案的實體安全和信息安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以局主要領(lǐng)導(dǎo)為組長，各分管領(lǐng)導(dǎo)為副組長，各科室負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組。負(fù)責(zé)審定檔案管理工作規(guī)劃、年度計劃，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問題，監(jiān)督檢查檔案管理工作的落實情況。（二）辦公室作為市場局檔案管理的職能部門，具體負(fù)責(zé)檔案管理工作的組織實施。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本局檔案管理制度和工作規(guī)范。2.負(fù)責(zé)全局各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計和銷毀等工作。3.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。4.負(fù)責(zé)檔案庫房的建設(shè)、維護和管理，確保檔案存放安全。5.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全局工作人員的檔案意識和業(yè)務(wù)素質(zhì)。6.提供檔案查閱、借閱服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，對檔案利用情況進行登記和統(tǒng)計。7.參與檔案的鑒定和銷毀工作，對擬銷毀的檔案進行審核，按照規(guī)定程序辦理銷毀手續(xù)。（三）各科室、直屬機構(gòu)及派出機構(gòu)1.負(fù)責(zé)本部門在工作中形成的各類文件材料的收集、整理和初步歸檔工作，并定期向局辦公室移交。2.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的日常工作，協(xié)助局辦公室做好檔案管理工作中的相關(guān)事宜。3.嚴(yán)格按照檔案管理制度的要求，規(guī)范本部門文件材料的形成、積累和歸檔工作，確保檔案的質(zhì)量。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍市場局檔案收集范圍包括但不限于以下幾類：1.行政管理類上級機關(guān)下發(fā)的與市場監(jiān)管工作相關(guān)的文件、指示、通知等。本局制定的各類規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)、報告、會議紀(jì)要等。本局召開的各類會議文件、記錄、紀(jì)要等。本局與其他單位簽訂的合同、協(xié)議、合作意向書等。本局工作人員的任免、獎懲、考核等文件材料。本局的機構(gòu)設(shè)置、人員編制、干部任免等文件材料。2.業(yè)務(wù)監(jiān)管類市場主體登記注冊檔案，包括企業(yè)、個體工商戶、農(nóng)民專業(yè)合作社等的設(shè)立、變更、注銷登記檔案。市場監(jiān)管執(zhí)法檔案，包括行政處罰、行政強制、行政檢查等執(zhí)法活動中形成的文件材料。消費者權(quán)益保護檔案，包括投訴舉報、調(diào)解處理、消費維權(quán)等方面的文件材料。廣告監(jiān)管檔案，包括廣告審批、監(jiān)測、查處等方面的文件材料。商標(biāo)監(jiān)管檔案，包括商標(biāo)注冊、使用、保護等方面的文件材料。合同監(jiān)管檔案，包括合同格式條款備案、合同爭議調(diào)解等方面的文件材料。網(wǎng)絡(luò)交易監(jiān)管檔案，包括網(wǎng)絡(luò)經(jīng)營主體登記、網(wǎng)絡(luò)商品交易監(jiān)測、網(wǎng)絡(luò)交易違法行為查處等方面的文件材料。3.人事管理類本局工作人員的人事檔案，包括履歷表、自傳、鑒定、考核、學(xué)歷學(xué)位、專業(yè)技術(shù)職務(wù)、獎懲、工資、任免、黨團材料等。本局工作人員的培訓(xùn)、進修、出國（境）考察等文件材料。4.財務(wù)管理類本局的財務(wù)預(yù)算、決算、財務(wù)報表、審計報告等文件材料。本局的財務(wù)收支憑證、會計賬簿、財務(wù)檔案等。5.其他類本局組織的各類活動、調(diào)研、宣傳等形成的文件材料。本局獲得的榮譽證書、獎牌、獎杯等實物檔案。本局與社會各界的往來信函、捐贈、饋贈等文件材料。（二）收集要求1.各科室、直屬機構(gòu)及派出機構(gòu)應(yīng)按照檔案收集范圍的要求，及時收集本部門在工作中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全完整。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽署完備，具有保存價值。3.對電子文件應(yīng)同時收集其元數(shù)據(jù)、背景信息等相關(guān)資料，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。（三）歸檔時間1.行政管理類文件材料應(yīng)在次年上半年歸檔。2.業(yè)務(wù)監(jiān)管類文件材料應(yīng)在案件辦結(jié)后一個月內(nèi)歸檔。3.人事管理類文件材料應(yīng)在形成后及時歸檔。4.財務(wù)管理類文件材料應(yīng)在會計年度終了后三個月內(nèi)歸檔。5.其他類文件材料應(yīng)在活動結(jié)束或事項辦結(jié)后及時歸檔。（四）歸檔程序1.各部門兼職檔案員對收集到的文件材料進行初步整理，按照分類方案進行分類、編號、編目，填寫歸檔文件目錄。2.將整理好的文件材料連同歸檔文件目錄一并移交局辦公室。3.局辦公室檔案管理人員對移交的檔案進行審核，對不符合要求的檔案退回原部門進行補充完善。4.審核合格的檔案進行裝訂、裝盒，并在檔案盒上加蓋檔號章，填寫全宗號、年度、保管期限、件號等項目。5.將裝訂好的檔案按照分類方案上架排列，建立檔案檢索目錄，實現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理。四、檔案的整理（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）分類方法市場局檔案采用年度機構(gòu)保管期限分類法。即先按照年度將檔案分為不同的類別，再在每個年度內(nèi)按照機構(gòu)進行分類，最后按照保管期限將檔案分為永久、長期、短期三類。（三）整理要求1.歸檔文件應(yīng)齊全完整，已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制。2.歸檔文件應(yīng)按照件進行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于保管和利用。3.歸檔文件應(yīng)按照分類方案進行分類、編號、編目，填寫歸檔文件目錄。歸檔文件目錄應(yīng)包括件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目。4.歸檔文件應(yīng)按照編號順序依次裝入檔案盒，并在檔案盒上加蓋檔號章，填寫全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等項目。5.檔案整理過程中應(yīng)編制檔案整理說明，詳細(xì)記錄檔案整理的過程、方法、依據(jù)等情況。五、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的辦公設(shè)備，如電腦、打印機、復(fù)印機、裝訂機等，便于檔案的管理和利用。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照分類方案上架排列，實行集中統(tǒng)一保管。2.檔案應(yīng)按照保管期限分別存放，永久檔案應(yīng)單獨存放，長期和短期檔案可根據(jù)實際情況集中存放。（三）保管期限市場局檔案保管期限分為永久、長期、短期三類。1.永久保管的檔案本局制定的具有長遠(yuǎn)查考利用價值的規(guī)章制度、規(guī)范性文件等。本局的年度工作計劃、總結(jié)、報告等綜合性文件材料。本局召開的重要會議文件、記錄、紀(jì)要等。本局與其他單位簽訂的重要合同、協(xié)議、合作意向書等。本局工作人員的任免、獎懲、考核等重要文件材料。本局獲得的省部級以上榮譽證書、獎牌、獎杯等實物檔案。2.長期保管的檔案（保管期限為16年50年）本局制定的一般性規(guī)章制度、規(guī)范性文件等。本局的季度工作計劃、總結(jié)、報告等文件材料。本局召開的一般性會議文件、記錄、紀(jì)要等。本局與其他單位簽訂的一般性合同、協(xié)議、合作意向書等。本局工作人員的人事檔案中除永久保管以外的其他重要材料。本局組織的重要活動、調(diào)研、宣傳等形成的文件材料。3.短期保管的檔案（保管期限為15年以下）本局制定的臨時性文件、通知等。本局的月度工作計劃、總結(jié)、報告等文件材料。本局召開的臨時性會議文件、記錄、紀(jì)要等。本局與其他單位簽訂的臨時性合同、協(xié)議、合作意向書等。本局工作人員的人事檔案中一般性材料。本局組織的一般性活動、調(diào)研、宣傳等形成的文件材料。（四）檔案的清點與檢查1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行清點，每年至少進行一次全面清點，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確無誤。2.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案的保管狀況進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。檢查內(nèi)容包括檔案的實體狀況、安全防護設(shè)施、溫濕度等情況。3.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時記錄，并采取相應(yīng)的措施進行整改。整改情況應(yīng)記錄在案，作為檔案管理工作的重要資料保存。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由局辦公室負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)科室人員組成。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對擬銷毀的檔案進行鑒定和審核。（三）鑒定內(nèi)容檔案鑒定小組應(yīng)從檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等方面進行全面審查，綜合判斷檔案的保存價值。鑒定內(nèi)容包括：1.檔案是否反映市場監(jiān)管工作的歷史過程和實際情況，是否具有查考利用價值。2.檔案是否與本機關(guān)的職能活動相關(guān)，是否具有重要意義。3.檔案是否具有一定的時效性，是否已失去保存價值。4.檔案是否重復(fù)、多余或已被其他文件材料替代。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行鑒定，提出鑒定意見，填寫檔案銷毀清冊。檔案銷毀清冊應(yīng)包括檔案的題名、文號、日期、責(zé)任者、保管期限、銷毀原因等項目。2.將檔案銷毀清冊報局領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)批準(zhǔn)后，方可進行檔案銷毀工作。3.檔案銷毀工作應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點進行。銷毀檔案時，應(yīng)采用焚燒或粉碎等方式，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.檔案銷毀過程中，應(yīng)安排專人監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)。5.檔案銷毀后，應(yīng)將檔案銷毀清冊作為檔案管理工作的重要資料保存，保存期限與被銷毀檔案的保管期限相同。七、檔案的利用（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循依法依規(guī)、方便快捷、安全保密的原則，確保檔案利用工作的正常開展。（二）利用范圍1.本局工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.上級機關(guān)、其他單位因工作需要查閱本局檔案。3.司法機關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察機關(guān)等因辦案需要查閱本局檔案。4.公民、法人或其他組織因涉及自身權(quán)益等原因查閱本局檔案。（三）利用方式1.查閱本局工作人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，到局辦公室辦理查閱手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請表提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。查閱檔案應(yīng)在檔案查閱室進行，不得將檔案帶出查閱室。查閱檔案時，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、批注等。上級機關(guān)、其他單位因工作需要查閱本局檔案，應(yīng)出具單位介紹信，注明查閱目的、查閱范圍等內(nèi)容，經(jīng)局辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱檔案時，應(yīng)按照本局檔案查閱的相關(guān)規(guī)定進行操作。司法機關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察機關(guān)等因辦案需要查閱本局檔案，應(yīng)出具相關(guān)法律文書或證明材料，經(jīng)局辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱檔案時，應(yīng)按照本局檔案查閱的相關(guān)規(guī)定進行操作，并嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。公民、法人或其他組織因涉及自身權(quán)益等原因查閱本局檔案，應(yīng)提交有效身份證件和相關(guān)證明材料，經(jīng)局辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱檔案時，應(yīng)按照本局檔案查閱的相關(guān)規(guī)定進行操作。2.借閱本局工作人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，到局辦公室辦理借閱手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)借閱申請表提供相應(yīng)的檔案，并辦理借閱登記手續(xù)。借閱檔案應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還，不得轉(zhuǎn)借他人。借閱檔案時，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、批注等。上級機關(guān)、其他單位因工作需要借閱本局檔案，應(yīng)出具單位介紹信，注明借閱目的、借閱范圍、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)局辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱檔案時，應(yīng)按照本局檔案借閱的相關(guān)規(guī)定進行操作，并辦理借閱登記手續(xù)。借閱檔案應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還，不得轉(zhuǎn)借他人。司法機關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察機關(guān)等因辦案需要借閱本局檔案，應(yīng)出具相關(guān)法律文書或證明材料，經(jīng)局辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱檔案時，應(yīng)按照本局檔案借閱的相關(guān)規(guī)定進行操作，并辦理借閱登記手續(xù)。借閱檔案應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還，不得轉(zhuǎn)借他人。公民、法人或其他組織因涉及自身權(quán)益等原因借閱本局檔案，一般不予辦理。如確有特殊情況需要借閱的，應(yīng)提交有效身份證件和相關(guān)證明材料，經(jīng)局辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱檔案時，應(yīng)按照本局檔案借閱的相關(guān)規(guī)定進行操作，并辦理借閱登記手續(xù)。借閱檔案應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還，不得轉(zhuǎn)借他人。（四）利用登記檔案管理人員應(yīng)對檔案利用情況進行登記，登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、利用時間、利用目的、查閱或借閱檔案的名稱、數(shù)量等。檔案利用登記應(yīng)及時、準(zhǔn)確、完整，以便于對檔案利用情況進行統(tǒng)計和分析。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立市場局