檔案網(wǎng)絡(luò)信息制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案網(wǎng)絡(luò)信息管理，確保檔案信息的安全、完整、有效利用，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案網(wǎng)絡(luò)信息管理方面的活動(dòng)。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案網(wǎng)絡(luò)信息管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.安全性原則：采取有效措施保障檔案網(wǎng)絡(luò)信息的安全，防止信息泄露、篡改、丟失等情況發(fā)生。3.完整性原則：保證檔案網(wǎng)絡(luò)信息的全面、準(zhǔn)確、完整，維護(hù)檔案的原始性和真實(shí)性。4.便捷性原則：在確保安全和質(zhì)量的前提下，提高檔案網(wǎng)絡(luò)信息的利用效率，為公司各項(xiàng)工作提供便捷服務(wù)。二、檔案網(wǎng)絡(luò)信息管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案網(wǎng)絡(luò)信息管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)各部門做好檔案網(wǎng)絡(luò)信息的收集、整理、歸檔等工作。3.負(fù)責(zé)檔案網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)和管理，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。4.對(duì)檔案網(wǎng)絡(luò)信息進(jìn)行分類、編目、存儲(chǔ)，建立健全檔案數(shù)據(jù)庫。5.負(fù)責(zé)檔案網(wǎng)絡(luò)信息的安全保密工作，制定安全策略和應(yīng)急預(yù)案。6.組織開展檔案網(wǎng)絡(luò)信息的開發(fā)利用工作，為公司決策提供支持。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案網(wǎng)絡(luò)信息的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案信息的及時(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案網(wǎng)絡(luò)信息管理工作，配合檔案管理部門做好相關(guān)工作。3.嚴(yán)格遵守檔案網(wǎng)絡(luò)信息管理制度，不得擅自處理、銷毀檔案信息。4.根據(jù)工作需要，合理利用檔案網(wǎng)絡(luò)信息資源，提高工作效率。（三）員工職責(zé)1.遵守檔案網(wǎng)絡(luò)信息管理制度，愛護(hù)檔案信息資源。2.在工作中形成的各類文件材料，應(yīng)及時(shí)整理、歸檔，移交本部門檔案管理人員。3.不得私自復(fù)制、傳播、泄露公司檔案網(wǎng)絡(luò)信息。4.積極配合檔案管理部門開展檔案網(wǎng)絡(luò)信息管理工作，提供必要的協(xié)助。三、檔案網(wǎng)絡(luò)信息的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等，包括但不限于行政管理、業(yè)務(wù)經(jīng)營、財(cái)務(wù)審計(jì)、人力資源等方面。2.上級(jí)機(jī)關(guān)、相關(guān)單位發(fā)來的與公司有關(guān)的文件、函件、通知等。3.公司對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。4.公司內(nèi)部會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等。5.員工個(gè)人在工作中形成的重要文件、報(bào)告、成果等。（二）收集要求1.及時(shí)性：各部門和員工應(yīng)及時(shí)將形成的檔案網(wǎng)絡(luò)信息收集起來，不得拖延。2.完整性：確保收集的檔案信息全面、完整，不得遺漏重要內(nèi)容。3.準(zhǔn)確性：保證檔案信息的真實(shí)、準(zhǔn)確，不得虛假或錯(cuò)誤記錄。（三）整理方法1.分類：按照檔案的來源、內(nèi)容、形式等進(jìn)行分類，如分為行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、財(cái)務(wù)類等。2.編號(hào)：為每類檔案編制唯一的編號(hào)，便于管理和查詢。3.編目：對(duì)檔案進(jìn)行編目，包括檔案名稱、編號(hào)、日期、來源、保管期限等信息。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。四、檔案網(wǎng)絡(luò)信息的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.電子存儲(chǔ)：利用檔案網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，將電子檔案存儲(chǔ)在服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。2.紙質(zhì)存儲(chǔ)：對(duì)重要的紙質(zhì)檔案，應(yīng)選擇安全、干燥、通風(fēng)的場(chǎng)所進(jìn)行存放，并建立紙質(zhì)檔案庫。（二）存儲(chǔ)要求1.安全性：確保存儲(chǔ)設(shè)備的安全，防止受到物理損壞、病毒感染、黑客攻擊等。2.規(guī)范性：按照檔案分類和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，便于查找和管理。3.備份：定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放。（三）保管期限1.根據(jù)國家法律法規(guī)和公司實(shí)際情況，確定各類檔案的保管期限，分為永久、長(zhǎng)期、短期。2.永久保管的檔案主要是反映公司歷史沿革、重大決策、重要資產(chǎn)等方面的文件。3.長(zhǎng)期保管的檔案一般為保存期限在10年以上的文件。4.短期保管的檔案為保存期限在10年以下的文件。（四）保管措施1.建立檔案保管臺(tái)賬，記錄檔案的入庫、出庫、保管期限等信息。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量。3.對(duì)超過保管期限的檔案，按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。五、檔案網(wǎng)絡(luò)信息的利用與共享（一）利用權(quán)限1.根據(jù)工作需要，設(shè)定不同人員對(duì)檔案網(wǎng)絡(luò)信息的利用權(quán)限。2.一般員工只能查閱與其工作相關(guān)的檔案信息。3.部門負(fù)責(zé)人可查閱本部門及相關(guān)業(yè)務(wù)的檔案信息。4.公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)工作需要，可查閱相關(guān)檔案信息。（二）利用流程1.申請(qǐng)：利用檔案信息的人員應(yīng)填寫檔案利用申請(qǐng)表，注明利用目的、檔案名稱、編號(hào)等信息。2.審批：申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)檔案管理部門審批。3.查閱：檔案管理部門根據(jù)審批結(jié)果，為利用人員提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。（三）共享原則1.在確保檔案信息安全和保密的前提下，實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)信息的合理共享。2.共享檔案信息應(yīng)遵循相關(guān)規(guī)定和審批程序，明確共享范圍和權(quán)限。3.共享檔案信息時(shí)，應(yīng)采取加密、脫敏等措施，防止信息泄露。六、檔案網(wǎng)絡(luò)信息的安全管理（一）安全策略1.制定檔案網(wǎng)絡(luò)信息安全策略，包括訪問控制、數(shù)據(jù)加密、用戶認(rèn)證等。2.限制非授權(quán)人員對(duì)檔案網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的訪問，設(shè)置不同級(jí)別的用戶權(quán)限。3.對(duì)重要檔案信息進(jìn)行加密存儲(chǔ)和傳輸，確保信息在傳輸過程中的安全性。（二）用戶認(rèn)證與授權(quán)1.建立用戶認(rèn)證機(jī)制，采用用戶名、密碼、數(shù)字證書等方式對(duì)用戶進(jìn)行身份驗(yàn)證。2.根據(jù)用戶的工作職責(zé)和權(quán)限需求，進(jìn)行合理的授權(quán)管理，確保用戶只能訪問其有權(quán)限的檔案信息。（三）安全審計(jì)1.定期對(duì)檔案網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)進(jìn)行安全審計(jì)，檢查系統(tǒng)的運(yùn)行情況、用戶操作記錄等。2.及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患，對(duì)違規(guī)操作進(jìn)行追溯和問責(zé)。（四）應(yīng)急預(yù)案1.制定檔案網(wǎng)絡(luò)信息安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工。2.定期組織應(yīng)急演練，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力。3.在發(fā)生安全事故時(shí)，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行處理，最大限度地減少損失，并及時(shí)向上級(jí)報(bào)告。七、檔案網(wǎng)絡(luò)信息的保密管理附加說明（可根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整）（一）保密制度1.嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，加強(qiáng)檔案網(wǎng)絡(luò)信息的保密管理。2.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)秘密等重要檔案信息，應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施。3.與檔案管理人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。（二）保密措施1.對(duì)檔案信息存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行加密處理，防止信息被非法獲取。2.在檔案信息傳輸過程中，采用加密通道或加密技術(shù)，確保信息安全。3.限制檔案信息的傳播范圍，嚴(yán)禁在非工作場(chǎng)合談?wù)摶騻鞑ス緳C(jī)密檔案信息。（三）保密監(jiān)督與檢查1.定期對(duì)檔案網(wǎng)絡(luò)信息保密工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。2.對(duì)違反保密制度的行為，依法依規(guī)進(jìn)行處理，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。八、檔案網(wǎng)絡(luò)信息管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.檔案管理部門負(fù)責(zé)對(duì)公司各部門檔案網(wǎng)絡(luò)信息管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督。2.定期對(duì)檔案網(wǎng)絡(luò)信息管理情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。(二)考核辦法1.制定檔案網(wǎng)絡(luò)信息管理考核指標(biāo)體系，包括檔案收集、整理、存儲(chǔ)、利用、安全保密等方面。2.對(duì)各部門檔案網(wǎng)絡(luò)信息管理工作進(jìn)行年度考核，考核結(jié)果納入公司績(jī)效考核體系。3