檔案室保管制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織檔案室的管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門(mén)形成的各類(lèi)檔案的保管工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織的檔案由檔案室集中統(tǒng)一保管，各部門(mén)不得自行分散保存。2.真實(shí)性原則：確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確，如實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)活動(dòng)和工作情況。3.完整性原則：保證檔案的齊全完整，不遺漏重要文件和資料。4.安全性原則：采取必要的安全防護(hù)措施，防止檔案的損壞、丟失和泄密。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢(xún)、借閱和使用。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織設(shè)立、變更、終止過(guò)程中形成的各類(lèi)文件，如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、公司章程、批復(fù)文件等。2.公司/組織的各類(lèi)會(huì)議文件，包括會(huì)議通知、議程、決議、紀(jì)要等。3.公司/組織的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。4.公司/組織的各類(lèi)合同、協(xié)議、訂單、意向書(shū)等。5.公司/組織的財(cái)務(wù)文件，如會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。6.公司/組織的人事檔案，包括員工入職、離職、晉升、調(diào)動(dòng)等相關(guān)文件。7.公司/組織的業(yè)務(wù)檔案，如產(chǎn)品研發(fā)資料、市場(chǎng)調(diào)研分析報(bào)告、項(xiàng)目文檔等。8.公司/組織的行政事務(wù)文件，如辦公文件、印章管理文件、辦公用品采購(gòu)文件等。9.公司/組織的對(duì)外宣傳資料，如宣傳冊(cè)、海報(bào)、新聞稿件等。10.其他與公司/組織活動(dòng)相關(guān)的有保存價(jià)值的文件和資料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，按照規(guī)定的時(shí)間和要求及時(shí)將本部門(mén)形成的檔案移交檔案室。2.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得隨意涂改、剪裁、抽取或偽造。3.對(duì)于重要的文件和資料，應(yīng)收集原件；如無(wú)法收集原件，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明原件存放處。（三）整理方法1.分類(lèi)：按照檔案的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征進(jìn)行分類(lèi)。一般可分為黨群工作類(lèi)、行政管理類(lèi)、經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)、生產(chǎn)技術(shù)類(lèi)、產(chǎn)品類(lèi)、科研項(xiàng)目類(lèi)、基本建設(shè)類(lèi)、設(shè)備儀器類(lèi)、會(huì)計(jì)檔案類(lèi)、人事檔案類(lèi)等。2.編號(hào)：對(duì)每一類(lèi)檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和唯一性，便于查找和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱(chēng)、日期、來(lái)源、保管期限等信息，以便快速檢索檔案。4.裝訂：對(duì)紙張較小、較薄或零散的文件進(jìn)行裝訂，使其整齊、牢固，便于保管和查閱。三、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案室應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠的房間作為保管場(chǎng)所。2.檔案室應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計(jì)、空調(diào)、滅火器、防蟲(chóng)藥、除濕機(jī)等。（二）檔案上架1.檔案應(yīng)按照分類(lèi)編號(hào)順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.不同保管期限、不同密級(jí)的檔案應(yīng)分開(kāi)存放，并有明顯的標(biāo)識(shí)。（三）溫濕度控制1.檔案室的溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。2.應(yīng)定期監(jiān)測(cè)檔案室的溫濕度，并做好記錄。如溫濕度不符合要求，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行調(diào)整。（四）防火防盜1.檔案室應(yīng)安裝防火、防盜報(bào)警裝置，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。2.檔案室應(yīng)配備必要的消防器材，如滅火器、消火栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其性能良好。3.檔案室工作人員應(yīng)熟悉消防器材的使用方法，掌握基本的防火、防盜知識(shí)。4.非檔案室工作人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案室，確需進(jìn)入的，應(yīng)經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并進(jìn)行登記。（五）防潮防蟲(chóng)1.檔案應(yīng)存放在密封的檔案柜或貨架中，防止受潮。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)有受潮、發(fā)霉、蟲(chóng)蛀等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.在檔案室放置防蟲(chóng)藥，如樟腦丸、驅(qū)蟲(chóng)劑等，防止蟲(chóng)害。（六）檔案的數(shù)字化管理1.為了提高檔案的利用效率，便于檔案的長(zhǎng)期保存，應(yīng)對(duì)重要檔案進(jìn)行數(shù)字化管理。2.數(shù)字化檔案應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、存儲(chǔ)等操作，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量和安全性。3.建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行分類(lèi)、編目、檢索、借閱等管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。四、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合公司/組織的實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、各部門(mén)負(fù)責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，并提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的內(nèi)容是否反映公司/組織的主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌。2.檔案的保存價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值。3.檔案的密級(jí)和保管期限是否準(zhǔn)確。（四）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司/組織有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。2.定期保管：定期保管的檔案分為30年、10年兩種。凡是在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，可列為定期保管。（五）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，對(duì)失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)。檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案編號(hào)、名稱(chēng)、日期、來(lái)源、保管期限、銷(xiāo)毀原因等信息。2.檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人審核、公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，并在指定地點(diǎn)進(jìn)行。銷(xiāo)毀時(shí)，應(yīng)確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。4.在檔案銷(xiāo)毀過(guò)程中，應(yīng)安排專(zhuān)人進(jìn)行監(jiān)督，并在檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。5.檔案銷(xiāo)毀后，檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。五、檔案的借閱與利用（一）借閱范圍1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要，可借閱與其工作相關(guān)的檔案。2.外單位因工作需要查閱公司/組織檔案的，須經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。（二）借閱手續(xù)1.公司/組織內(nèi)部人員借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案室辦理借閱手續(xù)。2.外單位查閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、查閱目的、查閱期限等信息，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，交檔案室辦理查閱手續(xù)。3.檔案室工作人員應(yīng)根據(jù)借閱或查閱申請(qǐng)，對(duì)檔案進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后，將檔案提供給借閱或查閱人員，并做好登記。（三）借閱期限1.公司/組織內(nèi)部人員借閱檔案一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。2.外單位查閱檔案一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。（四）借閱要求1.借閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得擅自涂改、剪裁、抽取、偽造或轉(zhuǎn)借檔案。2.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案室工作人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量和完整性，確認(rèn)無(wú)誤后，辦理歸還手續(xù)。（五）檔案利用1.檔案室應(yīng)積極為公司/組織內(nèi)部人員和外單位提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)利用需求，及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案信息。2.對(duì)于重要檔案的利用，檔案室應(yīng)進(jìn)行登記，并跟蹤利用效果。3.鼓勵(lì)公司/組織內(nèi)部人員和外單位對(duì)檔案進(jìn)行研究和開(kāi)發(fā)，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。六、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案室負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案室的全面管理工作，制定和完善檔案室管理制度。2.組織檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷(xiāo)毀等工作，確保檔案工作的正常開(kāi)展。3.負(fù)責(zé)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。4.定期向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作情況，及時(shí)解決檔案工作中存在的問(wèn)題。5.負(fù)責(zé)與其他部門(mén)的溝通協(xié)調(diào)，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供檔案支持。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的日常收集工作，及時(shí)將各部門(mén)形成的檔案移交檔案室。2.按照檔案整理方法，對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目、裝訂等整理工作。3.負(fù)責(zé)檔案的上架存放和保管工作，定期檢查檔案的保管狀況，確保檔案的安全。4.負(fù)責(zé)檔案的借閱和利用服務(wù)工作，辦理檔案借閱手續(xù)，提供檔案信息，跟蹤利用效果。5.負(fù)責(zé)檔案的