檔案館詢(xún)價(jià)制度一、總則（一）目的為了規(guī)范本公司/組織檔案館物資采購(gòu)、服務(wù)獲取等相關(guān)活動(dòng)中的詢(xún)價(jià)行為，確保采購(gòu)過(guò)程公開(kāi)、公平、公正，提高資金使用效益，保證所采購(gòu)的物資和服務(wù)符合公司/組織需求，特制定本詢(xún)價(jià)制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織檔案館內(nèi)涉及物資采購(gòu)、設(shè)備租賃、檔案整理服務(wù)外包、數(shù)字化加工服務(wù)等各類(lèi)需要通過(guò)詢(xún)價(jià)獲取資源的活動(dòng)。（三）基本原則1.合法性原則：詢(xún)價(jià)活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保整個(gè)過(guò)程合法合規(guī)。2.公平公正原則：對(duì)待所有參與詢(xún)價(jià)的供應(yīng)商一視同仁，不偏袒任何一方，保證詢(xún)價(jià)過(guò)程和結(jié)果的公正性。3.公開(kāi)透明原則：詢(xún)價(jià)信息、過(guò)程和結(jié)果應(yīng)向相關(guān)利益方適當(dāng)公開(kāi)，接受監(jiān)督。4.效益原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過(guò)合理詢(xún)價(jià)，降低采購(gòu)成本，提高資金使用效益。二、詢(xún)價(jià)流程（一）需求提出1.檔案館各部門(mén)根據(jù)工作需要，填寫(xiě)物資采購(gòu)申請(qǐng)表或服務(wù)需求申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明所需物資的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、服務(wù)內(nèi)容及要求等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至檔案館綜合管理部門(mén)。（二）需求評(píng)估1.檔案館綜合管理部門(mén)收到需求申請(qǐng)表后，組織相關(guān)專(zhuān)業(yè)人員對(duì)需求的合理性、必要性進(jìn)行評(píng)估。2.評(píng)估內(nèi)容包括但不限于：是否符合檔案館整體工作規(guī)劃、現(xiàn)有資源能否滿(mǎn)足需求、是否有更經(jīng)濟(jì)合理的替代方案等。3.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，確定是否啟動(dòng)詢(xún)價(jià)程序。如需求不合理或不必要，及時(shí)與申請(qǐng)部門(mén)溝通并說(shuō)明原因；如需求合理，則進(jìn)入詢(xún)價(jià)準(zhǔn)備階段。（三）詢(xún)價(jià)準(zhǔn)備1.成立詢(xún)價(jià)小組：詢(xún)價(jià)小組由檔案館綜合管理部門(mén)、使用部門(mén)代表以及相關(guān)技術(shù)專(zhuān)家組成，成員人數(shù)根據(jù)具體詢(xún)價(jià)項(xiàng)目的復(fù)雜程度確定，一般不少于三人。2.制定詢(xún)價(jià)文件：詢(xún)價(jià)小組根據(jù)需求評(píng)估結(jié)果，編制詢(xún)價(jià)文件。詢(xún)價(jià)文件應(yīng)包括以下內(nèi)容：詢(xún)價(jià)公告：明確詢(xún)價(jià)項(xiàng)目的基本情況、采購(gòu)內(nèi)容、對(duì)供應(yīng)商的資格要求、詢(xún)價(jià)時(shí)間、地點(diǎn)等信息。供應(yīng)商須知：告知供應(yīng)商詢(xún)價(jià)程序、報(bào)價(jià)要求、文件編制要求、評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)等事項(xiàng)。采購(gòu)需求：詳細(xì)描述所需物資或服務(wù)的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)要求、服務(wù)期限等內(nèi)容。合同條款：包括付款方式、交貨地點(diǎn)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)要求等合同主要條款。報(bào)價(jià)文件格式：規(guī)定供應(yīng)商報(bào)價(jià)文件應(yīng)包含的內(nèi)容及格式要求。3.確定詢(xún)價(jià)供應(yīng)商范圍：詢(xún)價(jià)小組通過(guò)查閱供應(yīng)商名錄、行業(yè)網(wǎng)站、咨詢(xún)同行等方式，確定潛在的詢(xún)價(jià)供應(yīng)商名單。供應(yīng)商應(yīng)具備以下條件：具有獨(dú)立承擔(dān)民事責(zé)任的能力。具有良好的商業(yè)信譽(yù)和健全的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)制度。具有履行合同所必需的設(shè)備和專(zhuān)業(yè)技術(shù)能力。有依法繳納稅收和社會(huì)保障資金良好記錄至少近一年。參加采購(gòu)活動(dòng)前三年內(nèi)，在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中沒(méi)有重大違法記錄。法律、行政法規(guī)規(guī)定的其他條件。滿(mǎn)足詢(xún)價(jià)文件規(guī)定的特定條件，如特定的資質(zhì)證書(shū)、業(yè)績(jī)要求等。（四）發(fā)出詢(xún)價(jià)文件1.通過(guò)公司/組織內(nèi)部辦公系統(tǒng)、電子郵件、書(shū)面函件等方式，向確定的潛在詢(xún)價(jià)供應(yīng)商發(fā)出詢(xún)價(jià)文件。2.明確告知供應(yīng)商詢(xún)價(jià)文件的獲取方式、報(bào)價(jià)截止時(shí)間、開(kāi)標(biāo)時(shí)間及地點(diǎn)等重要信息。（五）供應(yīng)商報(bào)價(jià)1.供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定的報(bào)價(jià)截止時(shí)間前，將密封的報(bào)價(jià)文件送達(dá)指定地點(diǎn)或按照詢(xún)價(jià)文件要求的電子方式提交報(bào)價(jià)。2.報(bào)價(jià)文件應(yīng)包括報(bào)價(jià)函、報(bào)價(jià)明細(xì)、技術(shù)規(guī)格偏離表、商務(wù)條款偏離表、售后服務(wù)承諾等內(nèi)容。3.供應(yīng)商應(yīng)對(duì)所報(bào)價(jià)格的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，不得惡意低價(jià)競(jìng)爭(zhēng)或提供虛假報(bào)價(jià)。（六）詢(xún)價(jià)評(píng)審1.詢(xún)價(jià)小組在報(bào)價(jià)截止時(shí)間后，對(duì)收到的供應(yīng)商報(bào)價(jià)文件進(jìn)行評(píng)審。2.初步評(píng)審：檢查報(bào)價(jià)文件是否完整，是否按照詢(xún)價(jià)文件要求的格式和內(nèi)容編制。審查供應(yīng)商資格證明文件，核實(shí)供應(yīng)商是否具備參與詢(xún)價(jià)的資格。檢查報(bào)價(jià)文件中是否存在重大偏離，如技術(shù)規(guī)格、商務(wù)條款等方面與詢(xún)價(jià)文件要求嚴(yán)重不符。對(duì)不符合要求的報(bào)價(jià)文件予以否決。3.詳細(xì)評(píng)審：對(duì)通過(guò)初步評(píng)審的供應(yīng)商報(bào)價(jià)文件進(jìn)行詳細(xì)比較和評(píng)估。評(píng)審內(nèi)容包括價(jià)格、技術(shù)方案、售后服務(wù)、信譽(yù)等方面。根據(jù)詢(xún)價(jià)文件規(guī)定的評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)各供應(yīng)商進(jìn)行打分或排序。評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)在詢(xún)價(jià)文件中明確規(guī)定，可采用綜合評(píng)分法或最低價(jià)成交法。綜合評(píng)分法是指在最大限度地滿(mǎn)足詢(xún)價(jià)文件實(shí)質(zhì)性要求前提下，按照詢(xún)價(jià)文件中規(guī)定的各項(xiàng)因素進(jìn)行綜合評(píng)審后，以評(píng)標(biāo)總得分最高的供應(yīng)商作為成交候選供應(yīng)商或者成交供應(yīng)商的評(píng)標(biāo)方法。最低價(jià)成交法是指在滿(mǎn)足詢(xún)價(jià)文件實(shí)質(zhì)性要求且報(bào)價(jià)最低的供應(yīng)商為成交供應(yīng)商的評(píng)標(biāo)方法。4.編寫(xiě)評(píng)審報(bào)告：詢(xún)價(jià)小組完成評(píng)審后，編寫(xiě)詢(xún)價(jià)評(píng)審報(bào)告。評(píng)審報(bào)告應(yīng)包括詢(xún)價(jià)項(xiàng)目基本情況、詢(xún)價(jià)過(guò)程概述、供應(yīng)商報(bào)價(jià)情況、評(píng)審過(guò)程及結(jié)果、推薦成交供應(yīng)商名單及理由等內(nèi)容。（七）確定成交供應(yīng)商1.根據(jù)詢(xún)價(jià)評(píng)審結(jié)果，按照公司/組織相關(guān)規(guī)定確定成交供應(yīng)商。2.如采用綜合評(píng)分法，選擇得分最高的供應(yīng)商為成交供應(yīng)商；如采用最低價(jià)成交法，選擇報(bào)價(jià)最低且符合要求的供應(yīng)商為成交供應(yīng)商。3.向成交供應(yīng)商發(fā)出成交通知書(shū)，并同時(shí)將詢(xún)價(jià)結(jié)果通知未成交的供應(yīng)商。（八）簽訂合同1.成交供應(yīng)商收到成交通知書(shū)后，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)與公司/組織簽訂合同。2.合同內(nèi)容應(yīng)與詢(xún)價(jià)文件和報(bào)價(jià)文件一致，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.合同簽訂后，按照合同約定履行各自職責(zé)，確保采購(gòu)項(xiàng)目順利實(shí)施。三、詢(xún)價(jià)文件管理（一）文件編制1.詢(xún)價(jià)文件編制人員應(yīng)熟悉公司/組織需求和相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰。2.編制過(guò)程中應(yīng)廣泛征求意見(jiàn)，組織相關(guān)部門(mén)和人員進(jìn)行討論，對(duì)文件進(jìn)行反復(fù)修改和完善。（二）文件審核1.詢(xún)價(jià)文件編制完成后，由詢(xún)價(jià)小組組長(zhǎng)進(jìn)行審核。2.審核內(nèi)容包括文件的合法性、合規(guī)性、完整性、準(zhǔn)確性以及評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)的合理性等。3.對(duì)審核中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行修改，確保詢(xún)價(jià)文件質(zhì)量。（三）文件存檔1.詢(xún)價(jià)文件審核通過(guò)后，進(jìn)行編號(hào)、裝訂，并按照公司/組織檔案管理規(guī)定進(jìn)行存檔。2.存檔的詢(xún)價(jià)文件應(yīng)包括紙質(zhì)文件和電子文件，確保文件的可查閱性和完整性。3.建立詢(xún)價(jià)文件查閱登記制度，嚴(yán)格控制文件查閱范圍和權(quán)限。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商信息收集1.檔案館綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)收集供應(yīng)商基本信息，包括企業(yè)名稱(chēng)、地址聯(lián)系方式、經(jīng)營(yíng)范圍、資質(zhì)證書(shū)、業(yè)績(jī)情況等。2.定期更新供應(yīng)商信息庫(kù)，確保信息的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。（二）供應(yīng)商評(píng)價(jià)1.建立供應(yīng)商評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)參與詢(xún)價(jià)的供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)。2.評(píng)價(jià)內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)水平、交貨期、價(jià)格合理性、信譽(yù)等方面。3.每次詢(xún)價(jià)活動(dòng)結(jié)束后，由詢(xún)價(jià)小組根據(jù)供應(yīng)商在本次活動(dòng)中的表現(xiàn)進(jìn)行評(píng)價(jià)打分。4.定期對(duì)供應(yīng)商評(píng)價(jià)結(jié)果進(jìn)行匯總分析，對(duì)于評(píng)價(jià)較差的供應(yīng)商，限制其參與后續(xù)詢(xún)價(jià)活動(dòng)。（三）供應(yīng)商激勵(lì)與淘汰1.對(duì)于評(píng)價(jià)優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予一定的激勵(lì)措施，如優(yōu)先選擇其參與后續(xù)項(xiàng)目、增加合作機(jī)會(huì)、給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)等。2.對(duì)于連續(xù)多次評(píng)價(jià)較差或出現(xiàn)嚴(yán)重違規(guī)行為的供應(yīng)商，將其從供應(yīng)商名錄中淘汰，并向公司/組織相關(guān)部門(mén)通報(bào)。五、監(jiān)督與投訴處理（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門(mén)或紀(jì)檢監(jiān)察部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)檔案館詢(xún)價(jià)活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)督。2.監(jiān)督內(nèi)容包括詢(xún)價(jià)程序的執(zhí)行情況、評(píng)審過(guò)程的公正性、供應(yīng)商選擇的合理性等。3.定期對(duì)詢(xún)價(jià)活動(dòng)進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。（二）投訴處理1.設(shè)立投訴渠道，接受供應(yīng)商和公司/組織內(nèi)部人員對(duì)詢(xún)價(jià)活動(dòng)的投訴。2.投訴應(yīng)以書(shū)面形式提出，