檔案管理制度地產(chǎn)總則目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作過程中形成的各類檔案資料的管理?；驹瓌t1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部門負責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實完整原則：檔案應(yīng)如實反映公司各項工作的實際情況，確保檔案內(nèi)容的真實性和完整性。3.安全保密原則：加強檔案的安全防護措施，確保檔案的安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和利用，提高工作效率。檔案管理職責(zé)綜合管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，制定和完善公司檔案管理的各項規(guī)章制度。2.負責(zé)公司各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全公司檔案管理信息系統(tǒng)，對檔案進行信息化管理，實現(xiàn)檔案信息的快速查詢和共享。4.負責(zé)檔案庫房的日常管理，做好檔案的安全防護工作，定期檢查檔案的保管狀況，確保檔案的安全。5.按照規(guī)定的范圍和程序，做好檔案的借閱、查閱、利用等工作，為公司各項工作提供檔案支持。6.負責(zé)組織公司檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。7.定期對公司檔案管理工作進行總結(jié)和評估，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出改進措施，不斷提高公司檔案管理工作水平。各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門在工作過程中形成的各類檔案資料的收集、整理和初步分類，并定期移交綜合管理部門。2.明確本部門檔案管理的兼職人員，負責(zé)本部門檔案資料的日常管理和保管工作，確保檔案資料的安全和完整。3.配合綜合管理部門做好檔案的借閱、查閱、利用等工作，按照規(guī)定的程序辦理檔案借閱手續(xù)，及時歸還借閱的檔案。4.對本部門形成的檔案資料的真實性、完整性負責(zé)，不得擅自銷毀、涂改或丟失檔案資料。檔案的分類與編號檔案分類1.行政管理類：包括公司的行政文件、會議紀(jì)要、工作計劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、勞動合同、培訓(xùn)記錄等。2.財務(wù)審計類：包括公司的財務(wù)報表、會計憑證、審計報告、稅務(wù)資料、預(yù)算計劃等。3.市場營銷類：包括市場調(diào)研報告、營銷策劃方案、銷售合同、客戶資料、廣告宣傳資料等。4.工程管理類：包括項目立項文件、可行性研究報告、規(guī)劃設(shè)計圖紙、工程預(yù)算、施工組織設(shè)計、工程合同、工程變更記錄、工程竣工驗收資料等。5.物業(yè)管理類：包括物業(yè)服務(wù)合同、小區(qū)規(guī)劃圖紙、設(shè)備設(shè)施檔案、業(yè)主檔案、維修記錄、保潔記錄、綠化養(yǎng)護記錄等。6.法務(wù)合規(guī)類：包括法律事務(wù)文件、合同審查記錄、訴訟案件資料、合規(guī)檢查報告等。7.其他類：包括公司的榮譽證書、資質(zhì)證書、證照文件、對外宣傳資料等不屬于上述分類的檔案。檔案編號1.檔案編號采用“大類代碼+流水號”的方式進行編制。2.大類代碼按照檔案分類的順序，分別用兩位數(shù)字表示，如：行政管理類為“01”，財務(wù)審計類為“02”，市場營銷類為“03”，工程管理類為“04”，物業(yè)管理類為“05”，法務(wù)合規(guī)類為“06”，其他類為“07”。3.流水號按照檔案形成的時間順序，從“0001”開始依次編號，位數(shù)根據(jù)檔案數(shù)量確定。4.例如，一份行政管理類的文件，編號為“010001”；一份工程管理類的項目立項文件，編號為“040002”。檔案的收集與整理收集范圍1.公司各部門在工作過程中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式的材料。2.公司與外部單位簽訂的各類合同、協(xié)議、合作文件等。3.公司員工個人在工作中形成的重要業(yè)務(wù)資料、工作成果等。4.公司獲得的各類榮譽證書、資質(zhì)證書、證照文件等。5.其他與公司工作相關(guān)的具有保存價值的檔案資料。收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)檔案資料的收集工作，按照檔案收集范圍的要求，及時收集本部門形成的各類檔案資料。2.檔案資料應(yīng)保持原始性和真實性，不得擅自修改、涂抹或偽造檔案內(nèi)容。3.對于重要的檔案資料，應(yīng)進行備份或復(fù)制，以防止檔案丟失或損壞。4.檔案資料的收集應(yīng)做到及時、完整、準(zhǔn)確，不得遺漏重要的檔案信息。整理要求1.綜合管理部門負責(zé)對收集到的檔案資料進行整理，按照檔案分類的要求，對檔案進行分類、編號、編目等工作。2.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整，已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制。4.整理好的檔案應(yīng)進行裝訂，裝訂應(yīng)整齊牢固，不掉頁、不壓字、不損壞文件，便于閱讀和利用。5.檔案整理完成后，應(yīng)編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、檔案名稱、日期、保管期限等內(nèi)容，以便于檔案的查詢和管理。檔案的保管保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。3.長期保管：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為15年至50年。4.短期保管：凡是反映公司一般性工作活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有參考價值的檔案，列為短期保管，保管期限為5年以下。保管要求1.綜合管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.檔案應(yīng)按照分類編號的順序排列上架，存放整齊有序，便于查找和利用。4.對電子檔案應(yīng)進行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，并定期進行檢查和維護，確保電子檔案的安全和完整。5.定期對檔案進行清查核對，做到賬物相符，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的措施進行處理。檔案的利用利用范圍1.公司內(nèi)部各部門在工作中需要查閱檔案資料的。2.公司員工因工作需要查閱本人檔案或與工作相關(guān)的檔案資料的。3.公司外部單位因工作需要查閱公司檔案資料的，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。利用程序1.內(nèi)部查閱：公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案資料的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等內(nèi)容，經(jīng)部門負責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門辦理查閱手續(xù)。2.員工查閱：公司員工因工作需要查閱本人檔案或與工作相關(guān)的檔案資料的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門辦理查閱手續(xù)。3.外部查閱：公司外部單位因工作需要查閱公司檔案資料的，應(yīng)提前向公司綜合管理部門提交查閱申請，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的、查閱單位及查閱人員等內(nèi)容，并提供查閱單位的介紹信或其他有效證明文件。綜合管理部門對查閱申請進行審核，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理查閱手續(xù)。4.查閱檔案時，查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記薄上進行登記，注明查閱日期、查閱檔案名稱、查閱人員姓名、查閱目的等內(nèi)容。查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱制度，不得擅自涂改、抽取、撤換、銷毀檔案資料，不得在檔案上圈劃、批注、污損檔案內(nèi)容。查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還綜合管理部門，并在檔案查閱登記薄上注明歸還日期。借閱管理1.公司內(nèi)部各部門因工作需要借閱檔案資料的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)部門負責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門辦理借閱手續(xù)。2.公司員工因工作需要借閱檔案資料的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門辦理借閱手續(xù)。3.檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。借閱人員如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時向綜合管理部門報告，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。5.借閱結(jié)束后，借閱人員應(yīng)及時將檔案歸還綜合管理部門，并在檔案借閱登記薄上注明歸還日期。綜合管理部門應(yīng)對歸還的檔案進行檢查核對如有問題應(yīng)及時查明原因并采取相應(yīng)的措施進行處理。檔案的鑒定與銷毀鑒定工作1.綜合管理部門應(yīng)定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否需要繼續(xù)保存或銷毀。2.檔案鑒定工作應(yīng)成立鑒定小組，由綜合管理部門負責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門的人員組成。鑒定小組應(yīng)按照檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和方法，對檔案進行全面審查，提出鑒定意見。3.檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)主要包括檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等方面，鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的實際情況，綜合考慮各方面因素，確定檔案的保管期限和銷毀意見。銷毀程序1.經(jīng)鑒定確定需要銷毀的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等內(nèi)容，經(jīng)綜合管理部門負責(zé)人審核，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責(zé)，在指定的地點進行銷毀，銷毀過程應(yīng)進行記錄，包括銷毀時間、銷毀地點、銷毀人員等內(nèi)容。3.檔案銷毀后，應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清冊》存檔保存。檔案信息化管理信息化建設(shè)1.公司應(yīng)加強檔案信息化建設(shè)，建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。2.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案的收集、整理、分類、編目、存儲、查詢、借閱、利用、統(tǒng)計等功能，提高檔案管理工作的效率和水平。3.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)與公司其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)進行有效集成，實現(xiàn)檔案信息的共享和交換，為公司各項工作提供有力支持。數(shù)據(jù)管理1.綜合管理部門應(yīng)負責(zé)檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入、維護和管理工作，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整