各種檔案歸檔制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本檔案歸檔制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工在工作活動中形成的各種檔案資料的歸檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則公司/組織的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則歸檔的檔案應(yīng)真實(shí)反映公司/組織的工作活動和歷史面貌，內(nèi)容完整，手續(xù)齊全，不得擅自篡改、偽造或銷毀檔案。3.分類科學(xué)原則根據(jù)檔案的形成特點(diǎn)和規(guī)律，按照一定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，便于檔案的整理、保管和查找利用。4.便于利用原則檔案管理應(yīng)充分考慮利用需求，簡化手續(xù)，提高效率，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供及時、有效的檔案信息服務(wù)。二、檔案歸檔范圍（一）行政管理類檔案1.公司/組織文件包括公司章程、董事會決議、股東會決議、公司/組織發(fā)展規(guī)劃、年度工作計劃與總結(jié)、重要會議紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)講話、工作簡報等。2.行政事務(wù)文件如請示、報告、通知、通報、批復(fù)、函件、規(guī)章制度、工作流程、崗位職責(zé)、員工手冊等。3.資質(zhì)證照文件公司/組織的營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、資質(zhì)證書、榮譽(yù)證書、商標(biāo)注冊證、專利證書等。4.人事檔案員工的入職登記表、勞動合同、工資表、考勤記錄手冊、培訓(xùn)記錄、績效考核資料、獎懲記錄、離職手續(xù)文件等。5.財務(wù)檔案會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)申報資料、財務(wù)預(yù)算與決算文件等。6.法務(wù)檔案合同協(xié)議、訴訟案件資料、法律意見書、律師函、公證文件等。7.行政辦公檔案辦公用品采購記錄、固定資產(chǎn)臺賬、辦公設(shè)備維修記錄、車輛使用記錄、會議活動安排文件、接待工作記錄等。（二）業(yè)務(wù)經(jīng)營類檔案1.市場調(diào)研檔案市場調(diào)研報告、行業(yè)分析資料、競爭對手資料、客戶需求調(diào)查文件等。2.銷售業(yè)務(wù)檔案銷售合同、銷售訂單、銷售發(fā)票、客戶信息資料、銷售業(yè)績統(tǒng)計報表、市場推廣活動資料等。3.采購業(yè)務(wù)檔案采購合同、采購訂單、供應(yīng)商信息資料、采購發(fā)票、采購付款記錄、采購驗(yàn)收報告等。4.生產(chǎn)業(yè)務(wù)檔案生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)工藝文件、生產(chǎn)記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)報告、設(shè)備維護(hù)記錄、安全生產(chǎn)資料等。5.研發(fā)業(yè)務(wù)檔案研發(fā)項(xiàng)目立項(xiàng)報告、研發(fā)計劃、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、技術(shù)文檔、專利申請資料、科研成果鑒定文件等。6.項(xiàng)目管理檔案項(xiàng)目可行性研究報告、項(xiàng)目立項(xiàng)審批文件、項(xiàng)目實(shí)施方案、項(xiàng)目進(jìn)度報告、項(xiàng)目驗(yàn)收文件等。（三）其他類檔案1.聲像檔案照片、錄音帶、錄像帶、光盤等，記錄公司/組織重大活動、重要會議、產(chǎn)品宣傳、工程建設(shè)等方面的影像資料。2.電子檔案以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類文件、資料、報表、數(shù)據(jù)庫等，包括辦公自動化系統(tǒng)生成的文件、業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)備份等。三、檔案歸檔要求（一）文件材料的收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.對于重要文件材料，應(yīng)在形成后及時收集，不得積壓或遺漏。3.收集的文件材料應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自裁剪、涂改或損壞。（二）文件材料的整理1.歸檔的文件材料應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類整理，同一類別的文件應(yīng)集中在一起。2.每份文件材料應(yīng)進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性，便于查找和管理。3.對文件材料的內(nèi)容進(jìn)行審核，確保文件的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。對于不符合要求的文件，應(yīng)及時進(jìn)行補(bǔ)充或修正。4.整理后的文件材料應(yīng)按照一定的順序排列，如時間順序、重要程度等，便于查閱。（三）文件材料的裝訂1.對于紙張較多的文件材料，應(yīng)進(jìn)行裝訂，確保文件的整齊和牢固。2.裝訂時應(yīng)注意保持文件的原貌，不得影響文件的查閱和使用。3.裝訂線應(yīng)選擇在文件的左側(cè)或上側(cè)，避免遮擋文件內(nèi)容。（四）文件材料的編目1.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息。2.檔案目錄應(yīng)打印成冊，并一式多份，分別存放于檔案庫房、檔案查閱室等不同地點(diǎn)，便于查找和使用。3.隨著檔案數(shù)量的增加和變化，應(yīng)及時更新檔案目錄，確保目錄的準(zhǔn)確性和完整性。（五）檔案的裝盒1.將整理好的檔案材料裝入檔案盒，檔案盒應(yīng)選用符合標(biāo)準(zhǔn)的材料，確保檔案的安全保管。2.在檔案盒上應(yīng)標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息，便于識別和管理。3.每個檔案盒內(nèi)的檔案數(shù)量應(yīng)適中，不宜過多或過少，以便于檔案的存放和查找。四、檔案歸檔流程（一）文件材料的形成與收集1.各部門在工作活動中形成的文件材料，由部門負(fù)責(zé)人指定專人負(fù)責(zé)收集，并在規(guī)定時間內(nèi)移交至檔案管理部門。2.收集人員應(yīng)認(rèn)真核對文件材料的數(shù)量、內(nèi)容和完整性，確保無誤后填寫《文件材料移交清單》，雙方簽字確認(rèn)。（二）文件材料的整理與編目1.檔案管理部門收到移交的文件材料后，按照檔案歸檔要求進(jìn)行整理和編目。2.整理人員應(yīng)認(rèn)真審核文件材料的內(nèi)容和格式，對不符合要求的文件進(jìn)行處理。3.編目人員根據(jù)整理結(jié)果編制檔案目錄，并將目錄信息錄入檔案管理系統(tǒng)。（三）檔案的裝訂與裝盒1.整理好的文件材料按照要求進(jìn)行裝訂，確保文件的整齊和牢固。2.裝訂后的文件材料裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明相關(guān)信息。3.將裝盒后的檔案按照分類順序存放于檔案庫房的相應(yīng)位置。（四）檔案的上架與存儲1.檔案庫房應(yīng)設(shè)置專門的檔案架，檔案架應(yīng)按照檔案類別和保管期限進(jìn)行排列。2.將裝盒后的檔案上架存放，確保檔案的排列有序，便于查找和管理。3.定期對檔案庫房進(jìn)行檢查，確保檔案的安全保管，防止檔案損壞、丟失或被盜取。五、檔案保管期限（一）永久保管1.公司章程、董事會決議、股東會決議等公司/組織重要文件。2.涉及公司/組織重大權(quán)益、重大資產(chǎn)處置、重大訴訟案件等具有長遠(yuǎn)歷史價值和法律意義的文件。3.公司/組織的年度財務(wù)決算報告、審計報告等重要財務(wù)文件。（二）長期保管1.公司/組織的發(fā)展規(guī)劃、年度工作計劃與總結(jié)、重要會議紀(jì)要等文件，保管期限為[X]年。2.人事檔案中的員工勞動合同、工資表、考勤記錄等重要資料，保管期限為員工離職后[X]年。3.業(yè)務(wù)經(jīng)營類檔案中的銷售合同、采購合同、項(xiàng)目立項(xiàng)報告等重要文件，保管期限為合同履行完畢或項(xiàng)目結(jié)束后[X]年。（三）短期保管1.行政辦公類檔案中的一般性文件、通知、通報等，保管期限為[X]年。2.業(yè)務(wù)經(jīng)營類檔案中的一般性市場調(diào)研資料、日常銷售報表等，保管期限為[X]年。檔案保管期限的具體劃分可根據(jù)公司/組織的實(shí)際情況進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整，但應(yīng)符合相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。六、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容和查閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，方可到檔案管理部門查閱。2.涉及公司/組織機(jī)密信息的檔案，查閱申請人應(yīng)具有相應(yīng)的保密級別，并經(jīng)公司/組織保密管理部門審批后，方可查閱。3.外部單位或個人因工作需要查閱公司/組織檔案的，應(yīng)提前向公司/組織提出書面申請，說明查閱目的、查閱內(nèi)容和查閱期限等信息，經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可查閱。查閱時應(yīng)安排專人陪同，并嚴(yán)格遵守檔案查閱管理規(guī)定。（二）查閱程序1.查閱申請人填寫《檔案查閱申請表》，提交所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.審批通過后，查閱申請人持申請表到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理部門工作人員根據(jù)申請表提供的信息，查找相應(yīng)的檔案，并填寫《檔案查閱登記表》，記錄查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱人員在檔案查閱室查閱檔案，不得將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門工作人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理部門工作人員核對無誤后，在《檔案查閱登記表》上注明歸還時間，并將檔案歸還原位。（三）利用限制1.查閱和利用檔案時，應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司/組織的保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.未經(jīng)檔案管理部門同意，查閱人員不得擅自對檔案進(jìn)行拍照、錄像、錄音、復(fù)制或傳播。3.檔案僅供查閱和利用，不得用于其他任何非法目的。如發(fā)現(xiàn)查閱人員有違規(guī)行為，檔案管理部門有權(quán)停止其查閱，并追究相關(guān)責(zé)任。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重處置的原則，確保檔案的真實(shí)性、完整性和安全性。2.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價值，對檔案進(jìn)行定期鑒定，及時剔除失去保存價值的檔案。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和方案，對檔案進(jìn)行鑒定和審核。（三）鑒定方法1.查閱檔案目錄和相關(guān)文件材料，了解檔案的形成背景、內(nèi)容和利用情況。2.征求檔案形成部門和利用部門的意見，了解檔案的實(shí)際價值。3.對檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價值，確定檔案的存毀。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案，填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息，經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)采用安全、環(huán)保的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等。銷毀過程中應(yīng)安排專人監(jiān)督，確保檔案徹底銷毀，防止檔案信息泄露。3.銷毀完畢后，銷毀人員應(yīng)在《檔案銷毀申請表》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況記錄在《檔案銷毀登記簿》上。同時，將銷毀的檔案清單和相關(guān)審批文件整理歸檔，妥善保管。八、檔案統(tǒng)計與移交（一）檔案統(tǒng)計1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計。2.統(tǒng)計內(nèi)容包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、利用人次、利用效果等方面的信息。統(tǒng)計報表應(yīng)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容完整，并按時報送公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門。3.通過檔案統(tǒng)計分析，及時掌握檔案管理工作的動態(tài)和趨勢，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）檔案移交1.公司/組織因機(jī)構(gòu)調(diào)整、合并、分立等原因發(fā)生檔案移交時，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和本制度的要求，辦理檔