檔案閱文制度一、總則（一）目的為了加強公司檔案管理，規(guī)范檔案閱文行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工及因工作需要查閱公司檔案的外部人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確保檔案閱文工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：切實保障檔案的安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失，維護公司的商業(yè)秘密和合法權(quán)益。3.規(guī)范有序原則：明確檔案閱文流程，嚴格按照規(guī)定的程序和要求進行操作，確保閱文工作有序開展。4.服務(wù)利用原則：在確保檔案安全保密的前提下，充分滿足公司內(nèi)部各部門及相關(guān)人員對檔案的查閱需求，為公司各項工作提供有力支持。二、檔案管理部門職責（一）檔案收集與整理1.負責接收、收集公司各部門形成的各類檔案資料，確保檔案的齊全完整。2.按照檔案分類標準，對收集到的檔案進行科學(xué)分類、編號、編目等整理工作，建立健全檔案目錄體系。（二）檔案保管與維護1.設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.定期對檔案進行檢查、清點和維護，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題，如檔案破損、褪色等，確保檔案的質(zhì)量。（三）檔案查閱服務(wù)1.負責受理檔案查閱申請，對查閱申請進行審核，根據(jù)審核結(jié)果決定是否提供查閱服務(wù)。2.按照規(guī)定的閱文流程，為查閱人員提供檔案查閱場所和必要的查閱工具，協(xié)助查閱人員查閱檔案。3.對查閱過程進行監(jiān)督，確保查閱人員遵守檔案閱文制度，不違規(guī)操作。（四）檔案統(tǒng)計與分析1.建立檔案統(tǒng)計臺賬，對檔案的收進、移出、查閱利用等情況進行詳細記錄和統(tǒng)計分析。2.根據(jù)檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)，及時掌握檔案的動態(tài)變化情況，為公司檔案管理決策提供依據(jù)。三、檔案查閱申請與審核（一）查閱申請1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，詳細注明查閱目的、查閱檔案的名稱、類別、時間段等信息，并經(jīng)所在部門負責人簽字同意。2.外部人員因工作需要查閱公司檔案的，需提前向公司檔案管理部門提交查閱申請函，說明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，并提供有效身份證明和相關(guān)證明文件。查閱申請函應(yīng)加蓋單位公章。（二）審核流程1.檔案管理部門收到查閱申請后，應(yīng)及時進行審核。審核內(nèi)容包括查閱申請的真實性、必要性、合規(guī)性等。2.對于公司內(nèi)部員工的查閱申請，檔案管理部門主要審核申請是否符合公司內(nèi)部規(guī)定和工作實際需要。對于外部人員的查閱申請，除審核上述內(nèi)容外，還需審核其查閱目的是否與公司利益相符，是否符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標準的要求。3.審核通過的查閱申請，檔案管理部門應(yīng)在《檔案查閱申請表》或查閱申請函上簽署審核意見，并注明查閱時間、查閱地點等信息。審核不通過的查閱申請，檔案管理部門應(yīng)及時向申請人說明原因。四、檔案查閱流程（一）預(yù)約登記1.查閱人員應(yīng)根據(jù)檔案管理部門審核通過的查閱時間和地點，提前與檔案管理部門進行預(yù)約登記。預(yù)約登記可通過電話、郵件等方式進行。2.檔案管理部門在收到預(yù)約登記后，應(yīng)做好記錄，并告知查閱人員查閱時需攜帶的相關(guān)證件和材料。（二）查閱準備1.查閱人員在預(yù)約時間到達檔案查閱地點后，應(yīng)向檔案管理人員出示有效身份證明和相關(guān)證明文件，并提交《檔案查閱申請表》或查閱申請函。2.檔案管理人員核對查閱人員身份和申請材料無誤后，為查閱人員提供必要的查閱工具，并引導(dǎo)查閱人員進入查閱場所。（三）查閱過程1.查閱人員應(yīng)在檔案管理人員指定的范圍內(nèi)進行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱場所。如需復(fù)印、摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)提前向檔案管理人員提出申請，并按照規(guī)定的程序進行辦理。2.查閱人員在查閱過程中應(yīng)保持安靜，不得在檔案上涂改、標記、污損或抽取、撤換檔案材料。如有特殊情況需要對檔案進行處理，應(yīng)提前征得檔案管理人員的同意，并按照檔案管理部門的要求進行操作。3.檔案管理人員應(yīng)在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督，確保查閱人員遵守檔案閱文制度，查閱工作正常進行。如發(fā)現(xiàn)查閱人員有違規(guī)行為，應(yīng)及時制止并采取相應(yīng)措施。（四）查閱結(jié)束1.查閱人員查閱完畢后，應(yīng)將檔案材料整理歸位，并向檔案管理人員歸還查閱工具。2.檔案管理人員對查閱現(xiàn)場進行檢查清理，確認無誤后，在《檔案查閱登記表》上記錄查閱情況，并由查閱人員簽字確認。五、檔案復(fù)印與摘抄規(guī)定（一）復(fù)印規(guī)定1.查閱人員因工作需要復(fù)印檔案內(nèi)容的，應(yīng)提前向檔案管理人員提出申請，并填寫《檔案復(fù)印申請表》。申請內(nèi)容應(yīng)包括復(fù)印檔案的名稱、類別、頁碼、用途等信息。2.檔案管理人員對復(fù)印申請進行審核，審核通過后，按照規(guī)定的程序為查閱人員辦理復(fù)印手續(xù)。復(fù)印手續(xù)應(yīng)包括登記復(fù)印檔案的相關(guān)信息、收取復(fù)印費用（如有）等。3.檔案管理人員應(yīng)使用專門的檔案復(fù)印設(shè)備進行復(fù)印，確保復(fù)印質(zhì)量清晰可讀。復(fù)印過程中應(yīng)注意保護檔案原件，避免因復(fù)印操作不當造成檔案損壞。4.復(fù)印完成后，檔案管理人員應(yīng)將復(fù)印件與原件進行核對，確認無誤后，在復(fù)印件上加蓋檔案管理部門的印章，并注明“與原件核對無誤”字樣。復(fù)印件應(yīng)按照檔案管理部門的要求進行整理和保存。（二）摘抄規(guī)定1.查閱人員因工作需要摘抄檔案內(nèi)容的，應(yīng)提前向檔案管理人員提出申請，并填寫《檔案摘抄申請表》。申請內(nèi)容應(yīng)包括摘抄檔案的名稱、類別、頁碼、摘抄內(nèi)容用途等信息。2.檔案管理人員對摘抄申請進行審核，審核通過后，為查閱人員提供必要的摘抄工具，并指定摘抄范圍和要求。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理人員指定的范圍內(nèi)進行摘抄，摘抄內(nèi)容應(yīng)準確無誤，不得擅自擴大摘抄范圍或篡改摘抄內(nèi)容。摘抄完成后，應(yīng)將摘抄內(nèi)容交檔案管理人員審核。4.檔案管理人員對摘抄內(nèi)容進行審核，確認無誤后，在摘抄件上加蓋檔案管理部門的印章，并注明“摘抄自[檔案名稱]”字樣。摘抄件應(yīng)按照檔案管理部門的要求進行整理和保存。六、檔案借閱規(guī)定（一）借閱申請1.公司內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細注明借閱目的、借閱檔案的名稱、類別、數(shù)量、借閱期限等信息，并經(jīng)所在部門負責人簽字同意，報檔案管理部門負責人審批。2.外部人員因工作需要借閱公司檔案的，原則上不予辦理。如因特殊情況確需借閱的，需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準，并按照公司規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。借閱申請函應(yīng)加蓋單位公章，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間、歸還時間等信息。（二）借閱審批1.檔案管理部門收到借閱申請后，應(yīng)及時進行審核。審核內(nèi)容包括借閱申請的真實性、必要性、合規(guī)性等。2.對于公司內(nèi)部員工的借閱申請，檔案管理部門主要審核申請是否符合公司內(nèi)部規(guī)定和工作實際需要。對于外部人員的借閱申請，除審核上述內(nèi)容外，還需審核其借閱目的是否與公司利益相符，是否符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標準的要求。3.審核通過的借閱申請，檔案管理部門應(yīng)在《檔案借閱申請表》或借閱申請函上簽署審核意見，并報檔案管理部門負責人審批。檔案管理部門負責人根據(jù)審核情況進行審批，批準借閱的，應(yīng)注明借閱期限、歸還時間等信息。（三）借閱手續(xù)1.借閱人員在獲得批準后，應(yīng)到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱手續(xù)應(yīng)包括簽訂《檔案借閱承諾書》，明確借閱人員的權(quán)利和義務(wù)，如遵守檔案閱文制度、按時歸還檔案、不得擅自轉(zhuǎn)借他人等。2.檔案管理人員根據(jù)審批意見，為借閱人員提供借閱的檔案，并辦理檔案交接手續(xù)。檔案交接手續(xù)應(yīng)包括填寫《檔案借閱登記表》，記錄借閱檔案的名稱、類別、數(shù)量、借閱時間、歸還時間等信息，雙方簽字確認。（四）借閱期限與歸還1.檔案借閱期限一般不得超過[具體期限]天。如有特殊情況需要延長借閱期限的，借閱人員應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準后方可延長。2.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案。歸還檔案時，借閱人員應(yīng)確保檔案的完整無損，如有損壞或丟失，應(yīng)承擔相應(yīng)的賠償責任。3.檔案管理人員在收到歸還的檔案后，應(yīng)及時進行檢查核對，確認檔案完整無損后，辦理檔案歸還手續(xù)，并在《檔案借閱登記表》上注明歸還時間。七、檔案安全與保密（一）安全管理1.檔案管理部門應(yīng)加強檔案庫房的安全管理，配備必要的安全設(shè)施設(shè)備，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案庫房的安全。2.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案庫房進行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)并消除安全隱患。如發(fā)現(xiàn)安全事故或突發(fā)事件，應(yīng)立即采取相應(yīng)措施，并及時報告公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門。3.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守檔案庫房的管理制度，不得擅自將無關(guān)人員帶入檔案庫房，不得在檔案庫房內(nèi)吸煙、使用明火等。（二）保密管理1.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守檔案保密制度，對檔案信息予以保密，不得泄露檔案內(nèi)容。2.查閱人員在查閱檔案過程中，應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得擅自將檔案內(nèi)容告知無關(guān)人員。如需對外提供檔案信息，應(yīng)按照公司規(guī)定的程序進行審批，并采取必要的保密措施。3.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案保密工作進行檢查和評估，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，確保檔案保密制度的有效執(zhí)行。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部應(yīng)建立健全檔案閱文工作的監(jiān)督機制，檔案管理部門負責對檔案閱文制度的執(zhí)行情況進行日常監(jiān)督檢查。2.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案查閱、復(fù)印、摘抄、借閱等情況進行統(tǒng)計分析，及時發(fā)現(xiàn)并糾正存在的問題。3.公司內(nèi)部各部門應(yīng)配合檔案管理部門的監(jiān)督檢查工作，對本部門員工的檔案閱文行為進行監(jiān)督管理，發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為及時報告檔案管理部門。（二）外部監(jiān)督1.公司應(yīng)接受上級主管部門、檔案行政管理部門等相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，積極配合做好檔案管理工作的各項檢查和評估。2.對于相關(guān)部門提出的意見和建議，公司應(yīng)認真研究，及時整改落實，不斷提高公司檔案管理水平。九、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.查閱人員未按照規(guī)定的程序和要求進行檔案查閱、復(fù)印、摘抄、借閱等操作，如擅自將檔案帶出查閱場所、涂改檔案內(nèi)容、逾期未歸還檔案等。2.檔案管理人員未履行職責，如未對查閱申請進行審核、未對查閱過程進行監(jiān)督、未妥善保管檔案等。3.其他違反檔案閱文制度和公司檔案管理規(guī)定的行為。（二）處理措施1.對于違規(guī)行為較輕的，檔案管理部門應(yīng)及時向違規(guī)人員發(fā)出警告，責令其立即改正，并記錄在案。2.對于違規(guī)行為情節(jié)較重的，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀律處分，如通報批評、罰款、降職、