檔案室已交制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案室管理，規(guī)范檔案交接工作流程，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全與有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及與公司有檔案交接關(guān)系的外部單位。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案交接過(guò)程中要確保檔案內(nèi)容真實(shí)、信息準(zhǔn)確。3.完整安全原則：保證檔案的齊全完整，做好檔案的安全防護(hù)工作。4.高效有序原則：優(yōu)化交接流程，提高工作效率，確保交接工作有序進(jìn)行。二、檔案交接主體及職責(zé)（一）檔案室管理部門(mén)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案交接制度，明確交接流程、標(biāo)準(zhǔn)和要求。2.組織檔案交接工作的培訓(xùn)與指導(dǎo)，提高相關(guān)人員的交接業(yè)務(wù)水平。3.對(duì)檔案交接工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保交接工作符合規(guī)定。4.負(fù)責(zé)接收和保管各類(lèi)檔案，建立健全檔案管理臺(tái)賬。（二）檔案移交部門(mén)1.按照檔案管理要求，負(fù)責(zé)整理、分類(lèi)本部門(mén)形成的檔案，確保檔案質(zhì)量。2.明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案移交工作，按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將檔案移交至檔案室。3.配合檔案室管理部門(mén)做好檔案交接過(guò)程中的相關(guān)工作，提供必要的檔案信息和說(shuō)明。（三）檔案接收部門(mén)（如有）1.在檔案交接過(guò)程中，負(fù)責(zé)對(duì)接收的檔案進(jìn)行審核和簽收。2.對(duì)接收檔案的后續(xù)管理負(fù)責(zé)，確保檔案得到妥善保管和有效利用。三、檔案交接范圍（一）文書(shū)檔案包括公司各類(lèi)文件、通知、報(bào)告、決議、會(huì)議紀(jì)要等。（二）合同檔案涵蓋公司簽訂的各類(lèi)合同、協(xié)議等。（三）財(cái)務(wù)檔案如會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。（四）人事檔案員工個(gè)人檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核檔案等。（五）業(yè)務(wù)檔案與公司業(yè)務(wù)活動(dòng)相關(guān)的項(xiàng)目資料、客戶(hù)檔案、市場(chǎng)調(diào)研資料等。（六）其他檔案包括公司榮譽(yù)證書(shū)、資質(zhì)文件、工程圖紙、聲像檔案等。四、檔案交接流程（一）移交準(zhǔn)備1.檔案移交部門(mén)在檔案移交前，應(yīng)完成檔案的整理、分類(lèi)、編目等工作，確保檔案的完整性和規(guī)范性。2.填寫(xiě)《檔案移交清單》，詳細(xì)列出移交檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、起止時(shí)間、保管期限等信息。3.將整理好的檔案及《檔案移交清單》一并提交至檔案室管理部門(mén)進(jìn)行預(yù)審核。（二）交接審核1.檔案室管理部門(mén)收到檔案移交部門(mén)提交的檔案及清單后，按照檔案管理要求進(jìn)行審核。2.審核內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性，以及清單信息與檔案實(shí)際情況的一致性等。3.如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)與檔案移交部門(mén)溝通，要求其進(jìn)行整改或補(bǔ)充完善。（三）交接簽字1.經(jīng)審核無(wú)誤后，檔案移交部門(mén)與檔案室管理部門(mén)雙方在《檔案移交清單》上簽字確認(rèn)。2.《檔案移交清單》一式三份，檔案移交部門(mén)、檔案室管理部門(mén)各留存一份，另一份作為檔案交接憑證存檔。（四）檔案入庫(kù)1.檔案室管理部門(mén)根據(jù)《檔案移交清單》，將接收的檔案及時(shí)入庫(kù)，并按照檔案分類(lèi)編號(hào)規(guī)則進(jìn)行上架排列。2.在檔案入庫(kù)過(guò)程中，要做好檔案的保護(hù)工作，避免檔案受損。五、檔案交接時(shí)間（一）定期交接1.各部門(mén)應(yīng)于每年[具體時(shí)間]前，將上一年度形成的檔案移交至檔案室。2.檔案室管理部門(mén)應(yīng)在接收檔案后[規(guī)定時(shí)間]內(nèi)完成審核、入庫(kù)等工作。（二）臨時(shí)交接1.因工作需要，如公司機(jī)構(gòu)調(diào)整、項(xiàng)目結(jié)束等，涉及檔案交接的，檔案移交部門(mén)應(yīng)在相關(guān)工作完成后[規(guī)定時(shí)間]內(nèi)辦理檔案交接手續(xù)。2.臨時(shí)交接的檔案應(yīng)按照本制度規(guī)定的流程進(jìn)行移交和管理。六、檔案交接要求（一）檔案質(zhì)量要求1.檔案應(yīng)內(nèi)容完整、字跡清晰、簽字蓋章齊全。2.紙張應(yīng)符合檔案保存要求，破損、褪色的檔案應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.電子檔案應(yīng)格式規(guī)范、存儲(chǔ)介質(zhì)可靠，確保數(shù)據(jù)的可讀性和完整性。（二）交接手續(xù)要求1.交接雙方必須嚴(yán)格按照規(guī)定的流程辦理交接手續(xù)，簽字確認(rèn)，確保交接過(guò)程的真實(shí)性和有效性。2.交接過(guò)程中如有爭(zhēng)議，應(yīng)及時(shí)協(xié)商解決，協(xié)商不成的，可報(bào)請(qǐng)上級(jí)主管部門(mén)協(xié)調(diào)處理。（三）檔案安全要求1.在檔案交接過(guò)程中，要采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案的安全，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。2.檔案移交部門(mén)應(yīng)對(duì)移交檔案的安全負(fù)責(zé)，直至檔案交接手續(xù)辦理完畢。七、檔案交接后的管理（一）檔案保管1.檔案室管理部門(mén)應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，對(duì)接收的檔案進(jìn)行妥善保管。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全。3.做好檔案庫(kù)房的溫濕度控制、防蟲(chóng)防霉等工作，為檔案提供適宜的保管環(huán)境。（二）檔案利用1.建立檔案利用制度，明確檔案利用的范圍、方式、審批程序等。2.各部門(mén)因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到檔案室辦理查閱手續(xù)。3.檔案室管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱登記工作。（三）檔案銷(xiāo)毀1.對(duì)已到保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案室管理部門(mén)提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》。2.《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案室管理部門(mén)會(huì)同相關(guān)部門(mén)共同實(shí)施檔案銷(xiāo)毀工作。3.檔案銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱(chēng)、數(shù)量等，并由監(jiān)銷(xiāo)人員簽字確認(rèn)。八、檔案交接監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)檔案交接工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查交接流程是否合規(guī)、檔案管理是否規(guī)范等。2.檔案室管理部門(mén)定期對(duì)各部門(mén)檔案移交情況進(jìn)行檢查，對(duì)未按時(shí)移交或移交質(zhì)量不符合要求的部門(mén)進(jìn)行督促整改。（二）外部檢查1.積極配合國(guó)家檔案行政管理部門(mén)及相關(guān)行業(yè)主管部門(mén)的監(jiān)督檢查，如實(shí)提供檔案交接及管理情況。2.根據(jù)外部檢查意見(jiàn)，及時(shí)對(duì)檔案交接制度和管理工作進(jìn)行調(diào)整和完善。九、責(zé)任追究（一）對(duì)違反本制度的行為，視情節(jié)輕重，給予相關(guān)責(zé)