管護(hù)管理檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織的管護(hù)管理檔案工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和管理，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有涉及管護(hù)管理工作的部門、崗位及人員所形成的檔案。（三）檔案定義本制度所稱管護(hù)管理檔案，是指在公司/組織管護(hù)管理活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織的管護(hù)管理檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映管護(hù)管理工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠。3.分類科學(xué)原則：按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)分類，便于查找和利用。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)管護(hù)管理檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度：根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司/組織實(shí)際情況，制定和完善管護(hù)管理檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.檔案收集與整理：負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔本公司/組織在管護(hù)管理活動(dòng)中形成的各類檔案，確保檔案的齊全、完整。3.檔案保管與維護(hù)：建立檔案保管場(chǎng)所，配備必要的保管設(shè)備，對(duì)檔案進(jìn)行妥善保管，定期檢查檔案的保管狀況，采取有效措施防止檔案的損壞、變質(zhì)和丟失。做好檔案的防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等工作。4.檔案分類與編號(hào)：按照科學(xué)合理的分類方法，對(duì)檔案進(jìn)行分類，并為每類檔案編制統(tǒng)一的編號(hào)，便于檔案的查找和管理。5.檔案信息化管理：推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，建立電子檔案管理系統(tǒng)，將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。6.檔案查閱與利用：負(fù)責(zé)辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，根據(jù)規(guī)定提供檔案利用服務(wù)，確保檔案的合理利用。對(duì)檔案利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)。7.檔案鑒定與銷毀：定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定程序?qū)κケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行銷毀處理，并做好銷毀記錄。8.檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)：對(duì)公司/組織內(nèi)各部門的檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，提高檔案管理水平。9.檔案統(tǒng)計(jì)與分析：對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，為公司/組織的決策提供依據(jù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.管護(hù)規(guī)劃與計(jì)劃：包括年度管護(hù)計(jì)劃、中長(zhǎng)期管護(hù)規(guī)劃等。2.管護(hù)工作記錄：如日常巡查記錄、養(yǎng)護(hù)記錄、維修記錄、病蟲(chóng)害防治記錄等。3.管護(hù)工作文件：上級(jí)主管部門下發(fā)的與管護(hù)管理相關(guān)的文件、通知、規(guī)定等；本公司/組織制定的管護(hù)管理規(guī)章制度、操作規(guī)程、應(yīng)急預(yù)案等。4.管護(hù)工作合同：與供應(yīng)商簽訂的物資采購(gòu)合同、與施工單位簽訂的工程施工合同、與服務(wù)外包單位簽訂的管護(hù)服務(wù)合同等。5.管護(hù)工作報(bào)表：各類管護(hù)工作統(tǒng)計(jì)報(bào)表，如資源統(tǒng)計(jì)報(bào)表、工作進(jìn)度報(bào)表、質(zhì)量驗(yàn)收?qǐng)?bào)表等。6.管護(hù)工作影像資料：管護(hù)區(qū)域的照片、視頻等資料，記錄管護(hù)工作的過(guò)程和成果。7.其他與管護(hù)管理相關(guān)的資料：如專家咨詢意見(jiàn)、技術(shù)交流資料、培訓(xùn)資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案及時(shí)、完整地收集到檔案管理部門。2.收集的檔案應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)要求進(jìn)行收集，并確保其可讀性和完整性。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等因素，將檔案分為不同的類別，如綜合管理類、規(guī)劃計(jì)劃類、工作記錄類、文件資料類、合同協(xié)議類、報(bào)表類、影像資料類等。2.編號(hào)：為每類檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于識(shí)別和管理。編號(hào)格式可采用“類別代碼年度流水號(hào)”的形式，例如：“GL2023001”，其中“GL”表示綜合管理類，“2023”表示年度，“001”表示該類檔案在本年度的流水號(hào)。(此處編號(hào)格式僅為示例，可根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整)3.裝訂：對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)按照一定的順序進(jìn)行整理和裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物，并在左側(cè)或左上角打孔裝訂。4.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容，以便于查找和利用。四、檔案的保管與維護(hù)（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防塵、防光等條件。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、空調(diào)、除濕機(jī)、滅火器、防蟲(chóng)藥等。（二）檔案存放1.按照檔案的分類和編號(hào)順序，將檔案存放在檔案架或檔案柜中，確保檔案排列有序，便于查找。2.對(duì)于珍貴檔案、易損檔案或有特殊保管要求的檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、密封保存、定期檢查等。（三）溫濕度管理1.庫(kù)房的溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。2.每天定時(shí)記錄庫(kù)房的溫濕度情況，當(dāng)溫濕度超出規(guī)定范圍時(shí)，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行調(diào)節(jié)。（四）安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的安全保衛(wèi)工作，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入庫(kù)房。2.定期對(duì)檔案保管狀況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好檢查記錄。3.配備必要的消防設(shè)備，定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保消防設(shè)備完好有效。4.做好檔案的防盜工作，安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案安全。（五）檔案維護(hù)1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)，確保檔案的數(shù)量和內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤。2.對(duì)破損、褪色的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，以保證檔案的完整性和可讀性。3.對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點(diǎn)，以防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案的分類與編號(hào)（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.綜合管理類：包括公司/組織關(guān)于管護(hù)管理工作的綜合性文件、制度、會(huì)議紀(jì)要、總結(jié)報(bào)告等。2.規(guī)劃計(jì)劃類：涵蓋管護(hù)管理的長(zhǎng)期規(guī)劃、年度計(jì)劃、專項(xiàng)計(jì)劃等。3.工作記錄類：如日常巡查記錄、養(yǎng)護(hù)記錄、維修記錄、病蟲(chóng)害防治記錄等。4.文件資料類：上級(jí)主管部門下發(fā)的與管護(hù)管理相關(guān)的文件、通知、規(guī)定等；本公司/組織制定的管護(hù)管理規(guī)章制度、操作規(guī)程、應(yīng)急預(yù)案等。5.合同協(xié)議類：與供應(yīng)商簽訂的物資采購(gòu)合同、與施工單位簽訂的工程施工合同、與服務(wù)外包單位簽訂的管護(hù)服務(wù)合同等。6.報(bào)表類：各類管護(hù)工作統(tǒng)計(jì)報(bào)表，如資源統(tǒng)計(jì)報(bào)表、工作進(jìn)度報(bào)表、質(zhì)量驗(yàn)收?qǐng)?bào)表等。7.影像資料類：管護(hù)區(qū)域的照片、視頻等資料，記錄管護(hù)工作的過(guò)程和成果。（二）編號(hào)規(guī)則1.每類檔案按照“類別代碼年度流水號(hào)”的格式進(jìn)行編號(hào)。2.類別代碼采用大寫字母表示，如“ZH”表示綜合管理類，“GH”表示規(guī)劃計(jì)劃類，“JL”表示工作記錄類，“WJ”表示文件資料類，“HT”表示合同協(xié)議類，“BB”表示報(bào)表類，“YX”表示影像資料類。3.年度采用公元紀(jì)年，如“2023”表示2023年。4.流水號(hào)為該類檔案在本年度的順序號(hào)，從001開(kāi)始依次編排。例如，一份2023年的管護(hù)工作計(jì)劃屬于規(guī)劃計(jì)劃類，其編號(hào)為“GH2023001”；一份2023年10月的日常巡查記錄屬于工作記錄類，其編號(hào)為“JL2023010”。六、檔案的信息化管理（一）電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)1.公司/組織應(yīng)建立電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、分類、編號(hào)、存儲(chǔ)、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)、備份等功能。3.系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全和保密。（二）電子檔案的收集與整理1.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)要求進(jìn)行收集，并及時(shí)錄入電子檔案管理系統(tǒng)。2.電子檔案的整理應(yīng)與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)，按照相同的分類和編號(hào)方法進(jìn)行整理，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性。（三）電子檔案的存儲(chǔ)與備份1.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，確保存儲(chǔ)設(shè)備安全可靠。存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，防止數(shù)據(jù)丟失。2.對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并分別存放于不同的地點(diǎn)。備份周期可根據(jù)實(shí)際情況確定，一般為每周或每月備份一次。（四）電子檔案的利用1.利用電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案的查詢和借閱，用戶應(yīng)按照規(guī)定的權(quán)限進(jìn)行操作。2.查閱電子檔案時(shí)，應(yīng)在系統(tǒng)中進(jìn)行登記，記錄查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。3.如需打印電子檔案，應(yīng)經(jīng)過(guò)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的格式和數(shù)量進(jìn)行打印。七、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.本公司/組織內(nèi)部人員查閱管護(hù)管理檔案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案管理部門查閱。2.涉及公司/組織機(jī)密的檔案，查閱人需經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱，查閱過(guò)程中不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照或傳播檔案內(nèi)容。3.外部單位或個(gè)人查閱管護(hù)管理檔案，需持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）查閱手續(xù)1.查閱人到檔案管理部門查閱檔案時(shí)，應(yīng)出示有效身份證件，并在《檔案查閱登記簿》上登記。2.檔案管理部門工作人員根據(jù)查閱人填寫的《檔案查閱申請(qǐng)表》，提供相應(yīng)的檔案，并對(duì)查閱過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人如需借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用限制1.檔案查閱人應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。2.未經(jīng)檔案管理部門同意，查閱人不得將檔案轉(zhuǎn)借他人或帶出檔案管理部門指定的地點(diǎn)。3.檔案利用過(guò)程中產(chǎn)生的復(fù)印件、摘抄件等，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門審核后加蓋公章，方可作為有效材料使用。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容、重要程度、保管期限等因素，確定檔案是否失去保存價(jià)值。2.對(duì)于保管期限已滿且確無(wú)保存價(jià)值的檔案，可予以鑒定銷毀。3.對(duì)于涉及公司/組織機(jī)密、重要?dú)v史資料、法律糾紛等檔案，應(yīng)延長(zhǎng)保管期限，直至規(guī)定的保管期限屆滿或相關(guān)事項(xiàng)處理完畢。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，列出需要鑒定的檔案清單。2.對(duì)清單中的檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)確定檔案的存毀意見(jiàn)。3.檔案鑒定工作小組形成鑒定報(bào)告，報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）銷毀程序1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施銷毀工作。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無(wú)