旅游管理檔案制度一、總則（一）目的為加強公司旅游管理檔案工作，提高旅游管理水平，有效保護(hù)和利用旅游管理檔案，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部涉及旅游管理的各項工作及相關(guān)檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司旅游管理檔案由專門的檔案管理部門或指定專人進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.真實有效原則檔案內(nèi)容必須真實反映旅游管理工作的實際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、手續(xù)完備，具有可追溯性和證明力。3.安全保密原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案信息不被泄露、篡改或丟失。4.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，便于檔案的查詢、借閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司旅游管理檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)公司旅游管理檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計工作，確保檔案的完整與安全。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，為檔案利用提供便利條件。4.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r值的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。5.組織開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理工作的效率和水平。6.對公司各部門的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門旅游管理檔案的收集、整理和初步歸檔工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.按照公司檔案管理部門的要求，及時將整理好的檔案移交至檔案管理部門，并配合做好檔案的審核、驗收等工作。3.嚴(yán)格遵守公司檔案管理制度，規(guī)范本部門檔案的借閱、使用和歸還流程，確保檔案的安全。4.明確一名檔案兼職管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的日常工作，協(xié)助檔案管理部門開展相關(guān)工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.旅游項目規(guī)劃與策劃資料，包括項目可行性研究報告、規(guī)劃設(shè)計方案、市場調(diào)研報告等。2.旅游產(chǎn)品開發(fā)資料，如產(chǎn)品設(shè)計文檔、宣傳資料、價格體系等。3.旅游市場推廣活動資料，包括活動策劃方案、宣傳海報、媒體報道等。4.旅游客戶信息資料，如客戶檔案、預(yù)訂記錄、投訴處理記錄等。5.旅游供應(yīng)商合作資料，包括合作協(xié)議、供應(yīng)商評估報告、采購合同等。6.旅游團(tuán)隊運營資料，如團(tuán)隊行程安排、導(dǎo)游服務(wù)記錄、游客反饋等。7.旅游安全管理資料，包括安全應(yīng)急預(yù)案、安全檢查記錄、事故處理報告等。8.旅游行業(yè)相關(guān)政策法規(guī)文件、行業(yè)動態(tài)信息等。9.其他與旅游管理工作相關(guān)的文件、資料、圖表、照片、影像等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案資料及時、準(zhǔn)確、完整地收集上來。2.對于重要的檔案資料，應(yīng)實行原件收集；如無法收集原件，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明原件保存處。3.收集的檔案資料應(yīng)保持其原始性和真實性，不得擅自涂改、偽造或損毀。4.對收集到的檔案資料要進(jìn)行初步分類和整理，確保資料的有序性。（三）整理方法1.分類按照旅游管理的業(yè)務(wù)內(nèi)容和檔案的形成特點，將檔案分為項目管理類、產(chǎn)品管理類、市場推廣類、客戶管理類、供應(yīng)商管理類、團(tuán)隊運營類、安全管理類、政策法規(guī)類等類別。每個類別下再根據(jù)具體情況進(jìn)行二級分類，如項目管理類可分為規(guī)劃策劃、項目實施、項目驗收等子類。2.編號為便于檔案的管理和查詢，對每一份檔案進(jìn)行編號。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，可采用“年份+類別代碼+流水號”的方式進(jìn)行編制。例如，2023XM001表示2023年項目管理類的第一份檔案。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包含檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。同時，為每份檔案編制卷內(nèi)目錄，詳細(xì)記錄卷內(nèi)文件的題名、日期、頁號等信息。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，采用線裝或膠裝的方式，確保檔案整齊、牢固。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門應(yīng)在檔案收集整理工作完成后，及時將檔案移交至檔案管理部門進(jìn)行歸檔。歸檔時間原則上不得超過次年第一季度。2.移交檔案時，應(yīng)填寫檔案移交清單，詳細(xì)注明檔案的名稱、數(shù)量、編號、移交日期等信息，雙方簽字確認(rèn)。3.檔案管理部門對接收的檔案進(jìn)行審核，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與移交部門溝通，要求其補充或更正。審核無誤后，將檔案正式歸檔。（二）保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司發(fā)展具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，如公司重大旅游項目的決策文件、長期合作協(xié)議等。2.長期保管的檔案在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，保管期限一般為10年至50年。如旅游產(chǎn)品開發(fā)的階段性成果資料、重要客戶的長期檔案等。3.短期保管的檔案在較短時間內(nèi)對公司工作有參考價值的檔案，保管期限一般為1年至10年。如一般性的市場推廣活動資料、臨時性的團(tuán)隊運營記錄等。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，對紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類存放。庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度適宜，采取防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等措施。2.電子檔案建立電子檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案進(jìn)行集中存儲和管理。電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。同時，定期對電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。五、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、安全的原則，不得損害公司利益和他人合法權(quán)益。2.優(yōu)先滿足公司內(nèi)部工作需要，為公司的決策、管理、業(yè)務(wù)開展等提供支持和服務(wù)。（二）利用方式1.查閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，可到檔案管理部門填寫檔案查閱登記表，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在指定地點查閱。查閱檔案時應(yīng)保持安靜，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。2.借閱因特殊情況需要借閱檔案的，須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)對借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。歸還檔案時，檔案管理部門應(yīng)對檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時追究借閱人員的責(zé)任。3.出具證明根據(jù)工作需要，檔案管理部門可依據(jù)檔案內(nèi)容為公司內(nèi)部或外部相關(guān)單位出具檔案證明。出具證明應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定程序進(jìn)行，確保證明內(nèi)容真實、準(zhǔn)確，并加蓋檔案管理部門印章。（三）利用登記對檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括利用日期、利用人姓名、部門、利用目的、檔案名稱、編號、查閱或借閱期限、歸還日期等。檔案利用登記應(yīng)長期保存，以便查詢和統(tǒng)計。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案存毀意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和實際利用價值，對檔案進(jìn)行全面審查。2.對已失去保存價值的檔案，包括內(nèi)容重復(fù)、時效性已過、無查考利用價值等情況的檔案，予以鑒定銷毀。3.對仍有一定保存價值，但已不具備原件保存條件的檔案，可進(jìn)行復(fù)制后將原件銷毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審核，形成檔案鑒定報告，明確檔案的存毀意見。2.將檔案鑒定報告提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的真實性和徹底性。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。4.銷毀清冊應(yīng)詳細(xì)記錄檔案的名稱、編號、數(shù)量、銷毀日期、銷毀方式等信息，與檔案鑒定報告一并歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實現(xiàn)公司旅游管理檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，為公司信息化建設(shè)提供有力支持。（二）數(shù)字化流程1.掃描對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于[X]dpi，確保掃描圖像清晰可讀。掃描后的圖像應(yīng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，統(tǒng)一存儲為通用的圖像格式，如PDF等。2.圖像處理對掃描圖像進(jìn)行去污、裁剪、糾偏等圖像處理，確保圖像質(zhì)量。同時，對圖像進(jìn)行命名，命名規(guī)則應(yīng)與檔案編號相對應(yīng)，便于識別和管理。3.數(shù)據(jù)錄入將檔案的題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息錄入電子檔案管理系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫。錄入的數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確無誤，確保與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。4.掛接將處理后的電子圖像與錄入的數(shù)據(jù)庫信息進(jìn)行掛接，形成完整的電子檔案記錄。（三）信息化管理要求1.建立健全電子檔案管理制度，規(guī)范電子檔案的數(shù)據(jù)采集、存儲、傳輸、利用、備份等環(huán)節(jié)的操作流程。2.加強電子檔案的安全管理，采取身份認(rèn)證、訪問控制、數(shù)據(jù)加密等技術(shù)手段，防止電子檔案信息泄露、篡改或丟失。3.定期對電子檔案進(jìn)