扶貧檔案聯(lián)系制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)扶貧工作的規(guī)范化管理，確保扶貧檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，充分發(fā)揮扶貧檔案在扶貧工作中的重要作用，特制定本扶貧檔案聯(lián)系制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織參與的所有扶貧項目及相關(guān)工作中形成的各類檔案資料的管理與聯(lián)系。（三）基本原則1.真實性原則扶貧檔案應(yīng)如實反映扶貧工作的全過程和實際情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則全面收集、整理扶貧工作中產(chǎn)生的各類文件、資料、記錄等，保證檔案資料的完整性。3.規(guī)范性原則嚴(yán)格按照國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案的整理、分類、編號、存儲等工作。4.保密性原則對涉及扶貧對象個人隱私、敏感信息等的檔案資料，嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、扶貧檔案的分類與內(nèi)容（一）扶貧項目檔案1.項目申報文件包括項目申請書、可行性研究報告、項目立項批復(fù)等。2.項目實施計劃涵蓋項目實施方案、年度工作計劃、進(jìn)度安排等。3.項目資金管理文件如資金預(yù)算、資金撥付憑證、資金使用情況報告等。4.項目實施過程記錄包括項目進(jìn)展情況記錄、會議紀(jì)要、檢查驗收報告等。5.項目效益評估文件如經(jīng)濟(jì)效益評估報告、社會效益評估報告、環(huán)境效益評估報告等。（二）扶貧對象檔案1.扶貧對象基本信息包括姓名、性別、年齡、家庭住址、聯(lián)系方式、貧困狀況等。2.貧困識別與認(rèn)定資料如貧困申請書、貧困證明、民主評議記錄等。3.幫扶措施記錄詳細(xì)記錄針對扶貧對象實施的產(chǎn)業(yè)幫扶、就業(yè)幫扶、教育幫扶、醫(yī)療幫扶等措施及實施情況。4.幫扶成效記錄包括扶貧對象收入變化情況、生活條件改善情況、脫貧證明等。（三）扶貧工作管理檔案1.扶貧工作組織架構(gòu)文件如扶貧工作領(lǐng)導(dǎo)小組名單、職責(zé)分工等。2.扶貧工作制度文件包括扶貧工作考核制度、扶貧資金管理制度、扶貧項目管理制度等。3.扶貧工作會議記錄記錄扶貧工作相關(guān)會議的時間、地點、參會人員、會議內(nèi)容等。4.扶貧工作培訓(xùn)資料如培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)記錄等。三、扶貧檔案的整理與歸檔（一）整理要求1.分類清晰按照上述扶貧檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)，對各類檔案資料進(jìn)行細(xì)致分類，確保同一類檔案資料集中存放。2.編號規(guī)范為每一份檔案資料編制唯一的編號，編號應(yīng)體現(xiàn)檔案的類別、年份、順序等信息，便于查找和管理。3.裝訂整齊對紙張較多的檔案資料進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，確保檔案資料不散頁、不損壞。4.編目準(zhǔn)確編制檔案目錄，目錄應(yīng)包含檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，方便查閱。（二）歸檔流程1.收集各部門及工作人員負(fù)責(zé)及時收集本部門在扶貧工作中產(chǎn)生的各類檔案資料，并定期移交至檔案管理部門。2.初審檔案管理部門對收集到的檔案資料進(jìn)行初步審核，檢查資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，對不符合要求的資料及時反饋給相關(guān)部門進(jìn)行補(bǔ)充或修正。3.整理歸檔經(jīng)過初審合格的檔案資料，按照整理要求進(jìn)行分類、編號、編目等整理工作，然后進(jìn)行歸檔存儲。四、扶貧檔案的保管與存儲（一）保管要求1.安全保管確保扶貧檔案存放地點安全，具備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，防止檔案資料受損。2.定期檢查定期對扶貧檔案進(jìn)行檢查，查看檔案資料是否有損壞、變質(zhì)等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.專人負(fù)責(zé)安排專人負(fù)責(zé)扶貧檔案的保管工作，保管人員應(yīng)具備檔案管理相關(guān)知識和技能，熟悉扶貧工作情況。（二）存儲方式1.紙質(zhì)檔案存儲設(shè)立專門的檔案庫房，按照檔案類別和年份順序，將紙質(zhì)檔案存放在檔案架上，并做好標(biāo)識。2.電子檔案存儲對電子檔案進(jìn)行分類存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，確保電子檔案的安全存儲和便捷查詢。同時，定期對電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。五、扶貧檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.內(nèi)部查閱本公司/組織內(nèi)部工作人員因工作需要查閱扶貧檔案的，需填寫《扶貧檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，方可到檔案管理部門查閱。2.外部查閱因?qū)徲?、檢查、調(diào)研等工作需要，外部單位查閱扶貧檔案的，需持單位介紹信，經(jīng)本公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。（二）利用規(guī)定1.查閱范圍嚴(yán)格限定查閱范圍，查閱人員只能查閱與工作相關(guān)的檔案資料，不得擅自擴(kuò)大查閱范圍或泄露檔案內(nèi)容。2.復(fù)制規(guī)定如需復(fù)制扶貧檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。復(fù)制的檔案資料應(yīng)與原件一致，不得擅自更改或偽造。3.歸還要求查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案資料歸還檔案管理部門，并確保檔案資料完好無損。六、扶貧檔案的保密與安全（一）保密措施1.保密教育對參與扶貧工作的人員進(jìn)行保密教育，提高保密意識，明確保密責(zé)任。2.保密制度建立健全扶貧檔案保密制度，規(guī)定保密范圍、保密措施、保密責(zé)任等內(nèi)容。3.保密標(biāo)識對涉及保密內(nèi)容的檔案資料，應(yīng)標(biāo)明保密標(biāo)識，嚴(yán)格限制接觸人員。（二）安全管理1.安全制度制定扶貧檔案安全管理制度，明確安全責(zé)任，加強(qiáng)對檔案存放地點的安全管理。2.安全檢查定期對檔案存放地點進(jìn)行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)并消除安全隱患。3.應(yīng)急處置制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，針對火災(zāi)、水災(zāi)、失竊等突發(fā)事件，明確應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工，確保在突發(fā)事件發(fā)生時能夠及時有效應(yīng)對，減少損失。七、扶貧檔案的銷毀（一）銷毀條件1.超過保管期限對已超過保管期限且確無保存價值的扶貧檔案，可進(jìn)行銷毀。2.失去利用價值因政策調(diào)整、工作結(jié)束等原因，檔案資料已不再具有利用價值的，可予以銷毀。（二）銷毀程序1.鑒定由檔案管理部門組織相關(guān)人員對擬銷毀的檔案進(jìn)行鑒定，確定是否符合銷毀條件。2.審批經(jīng)鑒定符合銷毀條件的檔案，填寫《扶貧檔案銷毀申請表》，報本公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.銷毀實施審批通過后，由檔案管理部門安排專人負(fù)責(zé)銷毀工作，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，確保檔案資料徹底銷毀。4.監(jiān)銷銷毀