商會(huì)檔案工作制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)商會(huì)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在商會(huì)各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于商會(huì)機(jī)關(guān)各部門、所屬各分支機(jī)構(gòu)及全體會(huì)員。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：商會(huì)檔案由綜合辦公室集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映商會(huì)各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集、整理商會(huì)在各項(xiàng)工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合辦公室綜合辦公室是商會(huì)檔案管理的職能部門，負(fù)責(zé)商會(huì)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和具體實(shí)施。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定商會(huì)檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管商會(huì)各類檔案，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、統(tǒng)計(jì)和銷毀。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查閱利用。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。5.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高商會(huì)全體人員的檔案意識(shí)。6.監(jiān)督指導(dǎo)所屬各分支機(jī)構(gòu)及會(huì)員單位的檔案工作。（二）各部門及分支機(jī)構(gòu)職責(zé)1.各部門及分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)本部門工作中形成檔案的收集、整理和移交工作，并指定專人負(fù)責(zé)檔案管理，確保檔案的完整和及時(shí)歸檔。2.配合綜合辦公室做好檔案的查閱利用、鑒定銷毀等工作，提供必要的檔案信息和資料。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.商會(huì)在籌備、成立、發(fā)展過程中形成的各類文件、資料，包括章程、會(huì)員名冊(cè)、會(huì)議記錄、決議、報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)表等。2.商會(huì)組織開展的各類活動(dòng)形成的文件、資料，如會(huì)議通知、議程、發(fā)言稿、照片、視頻等。3.商會(huì)與政府部門、其他社會(huì)組織、企業(yè)等的往來文件、函件、協(xié)議、合同等。4.商會(huì)會(huì)員提交的各類資料，如入會(huì)申請(qǐng)書、登記表、營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本、資質(zhì)證書等。5.商會(huì)的財(cái)務(wù)檔案，包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。6.商會(huì)的人事檔案，包括員工履歷表、勞動(dòng)合同、考核記錄、獎(jiǎng)懲材料等。7.其他具有保存價(jià)值的文件、資料。(二)收集要求1.各部門及分支機(jī)構(gòu)應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)將形成的檔案材料收集齊全，整理規(guī)范，并定期移交綜合辦公室。2.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽署完備，載體應(yīng)符合檔案保管要求。3.對(duì)于重要活動(dòng)或項(xiàng)目形成的檔案，應(yīng)實(shí)行全過程跟蹤收集，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。（三）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)活動(dòng)類、財(cái)務(wù)類、人事類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和查找。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來源、保管期限等信息，便于快速檢索檔案。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.綜合辦公室應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管期限1.商會(huì)檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括商會(huì)章程、重要會(huì)議記錄、決議、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、重大活動(dòng)資料等。3.長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為10年至50年，主要包括一般性會(huì)議記錄、業(yè)務(wù)往來文件、會(huì)員資料等。4.短期保管的檔案保管期限為1年至10年，主要包括臨時(shí)性文件、一般性報(bào)表等。（三）檔案整理與上架1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類編號(hào)順序，將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案編號(hào)、名稱、保管期限等信息。2.將檔案盒存放在檔案柜中，按照類別和保管期限進(jìn)行排列，便于查找和管理。(四)檔案保管要求1.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的安全和完整。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，延長(zhǎng)檔案的使用壽命。3.嚴(yán)格遵守檔案庫(kù)房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.商會(huì)內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到綜合辦公室查閱。2.外部單位或個(gè)人查閱商會(huì)檔案，需持有單位介紹信或有效證件，填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)商會(huì)秘書長(zhǎng)批準(zhǔn)后，方可查閱。涉及重要檔案的查閱，需經(jīng)商會(huì)會(huì)長(zhǎng)批準(zhǔn)。（二）查閱程序1.查閱人填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、目的等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理人員根據(jù)查閱要求提供檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意。4.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）利用范圍1.為商會(huì)內(nèi)部工作提供決策依據(jù)、參考資料等。2.為會(huì)員提供相關(guān)信息服務(wù)，促進(jìn)會(huì)員之間的交流與合作。3.對(duì)外提供檔案資料，用于證明商會(huì)的合法權(quán)益、業(yè)務(wù)活動(dòng)等情況。（四）利用記錄檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案的查閱利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱時(shí)間、查閱人、查閱檔案名稱、查閱目的、利用效果等信息，以便統(tǒng)計(jì)分析和總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合辦公室負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，確定檔案的存毀。2.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定工作小組審核后予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案管理人員編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的名稱、編號(hào)、日期、保管期限等信息，并經(jīng)鑒定工作小組組長(zhǎng)簽字確認(rèn)。2.經(jīng)商會(huì)秘書長(zhǎng)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字，并將《檔案銷毀清冊(cè)》存檔。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立商會(huì)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）數(shù)字化掃描1.對(duì)商會(huì)重要檔案和利用率較高的檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求。2.掃描后的電子文件應(yīng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和存儲(chǔ)，確保文件的可讀性和安全性。（三）數(shù)據(jù)錄入與掛接1.檔案管理人員應(yīng)將檔案目錄信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.將掃描后的電子文件與相應(yīng)的檔案目錄進(jìn)行掛接，實(shí)現(xiàn)檔案的快速檢索