檔案移交職責(zé)制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案管理，規(guī)范檔案移交工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保管，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的、具有保存價(jià)值的各種門類和載體的檔案移交管理工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案移交工作必須嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)完整原則：移交的檔案應(yīng)真實(shí)反映公司各項(xiàng)工作活動(dòng)的歷史面貌，保持檔案的完整性，不得擅自篡改、銷毀檔案。3.及時(shí)準(zhǔn)確原則：各部門應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和要求，及時(shí)、準(zhǔn)確地向檔案管理部門移交檔案，確保檔案信息的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。4.集中統(tǒng)一原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，檔案管理部門負(fù)責(zé)對全公司檔案移交工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。二、檔案移交職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案移交職責(zé)制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門檔案移交工作，對移交檔案的質(zhì)量進(jìn)行審核。3.負(fù)責(zé)接收、整理、保管各部門移交的檔案，建立健全檔案管理制度，確保檔案的安全和有效利用。4.定期對檔案移交工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)意見和建議，不斷提高檔案管理水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。2.按照公司檔案移交職責(zé)制度的要求，定期將本部門應(yīng)移交的檔案向檔案管理部門移交，并辦理移交手續(xù)。3.負(fù)責(zé)向檔案管理部門提供檔案移交所需的相關(guān)資料和信息，協(xié)助檔案管理部門做好檔案的整理和保管工作。4.對本部門檔案移交工作進(jìn)行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，確保檔案移交工作符合規(guī)定要求。（三）檔案形成部門及人員職責(zé)1.檔案形成部門及人員是檔案的直接責(zé)任人，負(fù)責(zé)在工作活動(dòng)中及時(shí)形成、收集、整理和保管檔案，確保檔案的真實(shí)、完整和準(zhǔn)確。2.嚴(yán)格按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對檔案進(jìn)行分類、編號、裝訂等整理工作，便于檔案的移交和管理。3.在檔案移交前，對檔案進(jìn)行自查，確保檔案符合移交要求，并將檔案目錄及相關(guān)說明提交給本部門檔案管理人員。三、檔案移交范圍（一）文書檔案1.公司制發(fā)的各種文件、通知、決定、報(bào)告、請示、批復(fù)、會議紀(jì)要等。2.公司收到的上級機(jī)關(guān)、同級機(jī)關(guān)和其他單位發(fā)來的文件、信函、傳真等。3.公司內(nèi)部各部門之間的往來文件、工作聯(lián)系單、報(bào)告等。（二）科技檔案1.公司科研項(xiàng)目、技術(shù)改造項(xiàng)目、基本建設(shè)項(xiàng)目等在立項(xiàng)、研究、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收等過程中形成的文件材料，包括項(xiàng)目申報(bào)書、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)文件、施工記錄、驗(yàn)收報(bào)告等。2.公司設(shè)備儀器的購置、安裝、調(diào)試、使用、維護(hù)、改造、報(bào)廢等過程中形成的文件材料，包括設(shè)備清單、說明書、操作規(guī)程、維修記錄、報(bào)廢鑒定等。3.公司產(chǎn)品生產(chǎn)過程中形成的文件材料，包括產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、工藝文件、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、生產(chǎn)記錄等。（三）會計(jì)檔案1.公司財(cái)務(wù)部門在會計(jì)核算過程中形成的各種憑證、賬簿、報(bào)表等，包括原始憑證、記賬憑證、總賬、明細(xì)賬、日記賬、財(cái)務(wù)報(bào)表等。2.公司財(cái)務(wù)審計(jì)、稅務(wù)申報(bào)等工作中形成的文件材料，包括審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)報(bào)表、納稅申報(bào)表等。（四）人事檔案1.公司員工的個(gè)人基本信息、履歷、學(xué)歷學(xué)位、職稱資格、培訓(xùn)經(jīng)歷、考核鑒定、獎(jiǎng)懲情況、工資待遇、勞動(dòng)合同等文件材料。2.公司員工的黨團(tuán)組織關(guān)系、政審材料、入黨入團(tuán)申請書、轉(zhuǎn)正申請書等文件材料。（五）業(yè)務(wù)檔案1.公司市場營銷、客戶服務(wù)、項(xiàng)目管理等業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的文件材料，包括市場調(diào)研報(bào)告、客戶資料、項(xiàng)目合同、招投標(biāo)文件、業(yè)務(wù)往來信函等。2.公司物資采購、倉儲管理、物流配送等業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的文件材料，包括采購合同、物資清單、出入庫記錄、運(yùn)輸單據(jù)等。（六）聲像檔案1.公司在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的照片、底片、錄音帶、錄像帶、光盤等聲像資料，包括會議照片、活動(dòng)照片、工程建設(shè)照片、產(chǎn)品宣傳照片、錄音錄像資料等。2.聲像資料的文字說明，包括拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件等詳細(xì)信息。（七）電子檔案1.公司各部門在工作中形成的電子文件，包括辦公自動(dòng)化系統(tǒng)生成的文件、電子郵件、電子報(bào)表、數(shù)據(jù)庫文件等。2.對電子文件進(jìn)行整理、歸檔后形成的電子檔案，應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并按照電子檔案管理的要求進(jìn)行存儲、保管和利用。四、檔案移交時(shí)間（一）文書檔案1.當(dāng)年形成的文書檔案，在次年上半年完成整理歸檔，并向檔案管理部門移交。2.跨年度的重要文件，在文件辦理完畢后及時(shí)整理歸檔，并向檔案管理部門移交。（二）科技檔案1.科研項(xiàng)目、技術(shù)改造項(xiàng)目、基本建設(shè)項(xiàng)目等在項(xiàng)目驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人將項(xiàng)目檔案整理歸檔，并向檔案管理部門移交。2.設(shè)備儀器檔案在設(shè)備儀器報(bào)廢后一個(gè)月內(nèi)，由設(shè)備管理部門將檔案整理歸檔，并向檔案管理部門移交。3.產(chǎn)品生產(chǎn)檔案在產(chǎn)品停產(chǎn)或轉(zhuǎn)產(chǎn)后半年內(nèi)，由生產(chǎn)部門將檔案整理歸檔，并向檔案管理部門移交。（三）會計(jì)檔案1.年度會計(jì)檔案在年度終了后，由財(cái)務(wù)部門保管一年，期滿后移交檔案管理部門保管。2.月度、季度會計(jì)檔案在月度、季度終了后，由財(cái)務(wù)部門保管三個(gè)月，期滿后移交檔案管理部門保管。（四）人事檔案1.員工入職檔案在員工入職后一個(gè)月內(nèi)，由人力資源部門整理歸檔，并向檔案管理部門移交。2.員工離職檔案在員工離職后一個(gè)月內(nèi)，由人力資源部門整理歸檔，并向檔案管理部門移交。（五）業(yè)務(wù)檔案1.市場營銷、客戶服務(wù)、項(xiàng)目管理等業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的檔案，在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)，由業(yè)務(wù)部門整理歸檔，并向檔案管理部門移交。2.物資采購、倉儲管理、物流配送等業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的檔案，在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后三個(gè)月內(nèi)，由業(yè)務(wù)部門整理歸檔，并向檔案管理部門移交。（六）聲像檔案1.聲像資料形成后，由形成部門及時(shí)整理，并在一個(gè)月內(nèi)將聲像檔案及文字說明向檔案管理部門移交。2.重大活動(dòng)、重要事件形成的聲像檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后半個(gè)月內(nèi)完成整理歸檔，并向檔案管理部門移交。（七）電子檔案1.電子文件形成部門應(yīng)定期對電子文件進(jìn)行備份，并按照檔案移交時(shí)間要求，將電子檔案整理歸檔后向檔案管理部門移交。2.電子檔案移交時(shí)，應(yīng)確保電子檔案的格式、內(nèi)容與紙質(zhì)檔案一致，并提供相應(yīng)的電子目錄和說明。五、檔案移交要求（一）檔案整理要求1.各部門應(yīng)按照國家有關(guān)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)和公司檔案管理規(guī)定，對檔案進(jìn)行分類整理。2.檔案應(yīng)裝訂整齊、編目規(guī)范，卷內(nèi)文件排列有序，編號準(zhǔn)確，備考表填寫完整。3.歸檔的文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章手續(xù)完備，禁用鉛筆、圓珠筆等不耐久書寫材料。（二）檔案質(zhì)量要求1.移交的檔案應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確地反映公司各項(xiàng)工作活動(dòng)的歷史面貌，不得有虛假、遺漏或篡改。2.檔案內(nèi)容應(yīng)齊全完整，包括文件的正件與附件、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文等。3.檔案整理應(yīng)符合規(guī)范要求，分類科學(xué)合理，編號連續(xù)準(zhǔn)確，便于查找和利用。（三）檔案移交手續(xù)要求1.檔案移交時(shí)，移交部門應(yīng)填寫《檔案移交清單》，詳細(xì)列出移交檔案的名稱、數(shù)量、起止時(shí)間、保管期限等信息，并由移交人和接收人簽字確認(rèn)。2.《檔案移交清單》一式兩份，移交部門和檔案管理部門各執(zhí)一份，作為檔案移交的憑證。3.移交檔案時(shí)，移交部門應(yīng)同時(shí)向檔案管理部門提供檔案的電子目錄和相關(guān)說明，以便檔案管理部門進(jìn)行整理和錄入。（四）檔案移交載體要求1.紙質(zhì)檔案應(yīng)使用符合檔案保管要求的檔案盒、檔案袋等載體進(jìn)行裝訂和包裝，確保檔案的安全和完整。2.電子檔案應(yīng)存儲在符合檔案管理要求的存儲介質(zhì)上，并按照電子檔案管理的規(guī)定進(jìn)行備份和保管。3.聲像檔案應(yīng)使用專用的存儲設(shè)備進(jìn)行存儲，并確保聲像資料的清晰、完整和可播放。六、檔案移交流程（一）準(zhǔn)備階段1.各部門檔案管理人員按照檔案移交時(shí)間要求，對本部門應(yīng)移交的檔案進(jìn)行全面清理和核對，確保檔案的齊全、完整和準(zhǔn)確。2.對清理后的檔案進(jìn)行分類整理，按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行編號、編目、裝訂等工作，形成符合移交要求的檔案案卷。3.填寫《檔案移交清單》，詳細(xì)記錄移交檔案的相關(guān)信息，并準(zhǔn)備好檔案的電子目錄和說明。（二）移交階段1.各部門檔案管理人員將整理好的檔案及《檔案移交清單》一并提交給檔案管理部門。2.檔案管理部門接收人員對移交的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對，檢查檔案的數(shù)量、質(zhì)量、載體等是否符合移交要求。3.如發(fā)現(xiàn)問題，接收人員應(yīng)及時(shí)與移交部門溝通，要求移交部門進(jìn)行整改，直至符合移交要求為止。4.經(jīng)核對無誤后，移交部門和檔案管理部門接收人員在《檔案移交清單》上簽字確認(rèn)，完成檔案移交手續(xù)。（三）后續(xù)階段1.檔案管理部門對接收的檔案進(jìn)行進(jìn)一步整理和編目，按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行上架保管，并建立健全檔案檢索系統(tǒng)，便于檔案的查閱和利用。2.檔案管理部門定期對檔案移交工作進(jìn)行總結(jié)和分析，檢查檔案移交制度的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，不斷完善檔案移交工作流程。3.各部門應(yīng)積極配合檔案管理部門做好檔案的查閱和利用工作，按照規(guī)定提供相關(guān)檔案資料，確保檔案信息的有效共享。七、檔案移交監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門公司檔案管理部門負(fù)責(zé)對各部門檔案移交工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期或不定期對檔案移交情況進(jìn)行抽查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案移交制度的執(zhí)行情況，包括檔案移交時(shí)間、移交范圍、移交要求、移交手續(xù)等是否符合規(guī)定。2.檔案整理質(zhì)量，包括檔案分類、編號、編目、裝訂等是否符合規(guī)范要求。3.檔案內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性，是否存在虛假、遺漏或篡改檔案的情況。4.檔案移交手續(xù)的辦理情況，《檔案移交清單》填寫是否完整、準(zhǔn)確，移交人和接收人簽字是否齊全。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：檔案管理部門每年定期對各部門檔案移交工作進(jìn)行全面檢查，檢查結(jié)果進(jìn)行通報(bào)。2.不定期抽查：檔案管理部門根據(jù)工作需要，不定期對各部門檔案移交情況進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。3.專項(xiàng)檢查：針對檔案移交工作中的重點(diǎn)問題或薄弱環(huán)節(jié)，檔案管理部門組織開展專項(xiàng)檢查，深入分析原因，提出改進(jìn)措施。