檔案建立制度小學(xué)小學(xué)檔案建立制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)我校檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為學(xué)校各項(xiàng)工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于我校各部門、各年級(jí)組、各班級(jí)在工作、教學(xué)、科研等活動(dòng)中形成的各類檔案。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學(xué)校檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由學(xué)校檔案室負(fù)責(zé)全校檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映學(xué)校各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則：全面收集學(xué)校在各個(gè)方面形成的檔案資料，確保檔案的完整無缺。4.規(guī)范性原則：檔案的整理、分類、編號(hào)、裝訂等工作應(yīng)遵循國家和學(xué)校的有關(guān)規(guī)定，做到規(guī)范統(tǒng)一。5.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國家機(jī)密、學(xué)校機(jī)密和個(gè)人隱私的檔案信息予以保密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案室1.負(fù)責(zé)制定學(xué)校檔案工作計(jì)劃和管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理全校各類檔案，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、整理、裝訂、上架等工作。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、接收、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，為學(xué)校各項(xiàng)工作提供檔案服務(wù)。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的完整和安全。5.開展檔案信息化建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。6.組織檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。（二）各部門、年級(jí)組、班級(jí)檔案員1.負(fù)責(zé)本部門、年級(jí)組、班級(jí)檔案的收集、整理、保管和移交工作。2.按照學(xué)校檔案管理要求，定期將本部門、年級(jí)組、班級(jí)的檔案資料移交檔案室。3.協(xié)助檔案室做好檔案的查閱、利用等工作。三、檔案的收集（一）收集范圍1.學(xué)校行政管理檔案：包括學(xué)校的規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、規(guī)章制度、會(huì)議記錄、重要文件、榮譽(yù)證書等。2.教學(xué)檔案：包括教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、課程表、教案、教學(xué)課件、學(xué)生成績冊(cè)、教學(xué)質(zhì)量分析報(bào)告等。3.科研檔案：包括科研項(xiàng)目申報(bào)書、研究報(bào)告、學(xué)術(shù)論文、科研成果鑒定證書等。4.師資隊(duì)伍建設(shè)檔案：包括教師個(gè)人檔案、教師培訓(xùn)記錄、教師考核評(píng)價(jià)材料等。5.學(xué)生管理檔案：包括學(xué)生學(xué)籍檔案、學(xué)生獎(jiǎng)懲記錄、學(xué)生綜合素質(zhì)評(píng)價(jià)材料等。6.財(cái)務(wù)檔案：包括財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。7.后勤管理檔案：包括校園建設(shè)規(guī)劃、維修記錄、物資采購清單、固定資產(chǎn)臺(tái)賬等。8.黨群工作檔案：包括黨組織建設(shè)、黨員教育管理、工會(huì)工作、共青團(tuán)工作等方面的檔案資料。（二）收集要求1.各部門、年級(jí)組、班級(jí)應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.檔案形成部門應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)將檔案資料整理歸檔，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求移交檔案室。3.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，載體完好。4.在收集檔案資料過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。四、檔案的整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.符合國家和學(xué)校有關(guān)檔案整理的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。（二）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般可分為黨群工作、行政管理、教學(xué)、科研、師資隊(duì)伍建設(shè)、學(xué)生管理、財(cái)務(wù)、后勤管理等類別。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，目錄應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、完整。（三）整理流程1.收集的檔案資料應(yīng)先進(jìn)行初步整理，去除重復(fù)、無用的文件。2.按照分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案進(jìn)行分類，確定檔案的類別和編號(hào)。3.對(duì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式進(jìn)行裝訂。4.編制檔案目錄，將檔案的編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息錄入目錄中。5.將整理好的檔案移交檔案室，由檔案室進(jìn)行審核和上架保管。五、檔案的保管（一）保管場所1.學(xué)校應(yīng)設(shè)立專門的檔案室，檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案室應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計(jì)、滅火器等。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序排列上架，便于查找和利用。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的完整和安全。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。5.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國家機(jī)密、學(xué)校機(jī)密和個(gè)人隱私的檔案信息予以保密。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案：凡是反映學(xué)校主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)學(xué)校、國家和社會(huì)具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。3.長期保管的檔案：凡是反映學(xué)校一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)學(xué)校工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)長期保管，保管期限為16年至50年。4.短期保管的檔案：凡是反映學(xué)校短期工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)學(xué)校工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)短期保管，保管期限為5年以下。六、檔案的鑒定（一）鑒定原則1.以國家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)。2.從學(xué)校工作的實(shí)際需要出發(fā)，全面分析檔案的價(jià)值。3.準(zhǔn)確判定檔案的保管期限，確保檔案的精煉和有效利用。（二）鑒定組織學(xué)校成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、各部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)學(xué)校檔案進(jìn)行定期鑒定。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，分析其內(nèi)容和價(jià)值，確定保管期限。2.綜合鑒定法：結(jié)合檔案的來源、形成時(shí)間、內(nèi)容、形式等因素，綜合判斷檔案的價(jià)值和保管期限。（四）鑒定流程1.檔案室定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行清理，列出需要鑒定的檔案清單。2.鑒定小組對(duì)需要鑒定的檔案進(jìn)行審查，提出鑒定意見。3.根據(jù)鑒定意見，確定檔案的存毀或延長保管期限。4.對(duì)確定銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清單，報(bào)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由專人負(fù)責(zé)銷毀，并在銷毀清單上簽字。七、檔案的統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案的數(shù)量、種類、保管期限等基本情況。2.檔案的收集、整理、保管、鑒定、利用等工作情況。3.檔案的借閱、查閱情況。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對(duì)檔案的各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄和更新。2.利用檔案管理軟件，對(duì)檔案信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。（三）統(tǒng)計(jì)要求1.統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得虛報(bào)、瞞報(bào)。2.定期向上級(jí)主管部門報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。八、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案利用的法律法規(guī)和學(xué)校的相關(guān)規(guī)定。2.服務(wù)學(xué)校工作原則：充分發(fā)揮檔案的作用，為學(xué)校的教學(xué)、科研、管理等工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。3.保密原則：在檔案利用過程中，嚴(yán)格遵守保密制度，確保檔案信息的安全。（二）利用范圍1.學(xué)校內(nèi)部各部門、年級(jí)組、班級(jí)因工作需要查閱檔案。2.上級(jí)主管部門、有關(guān)單位因工作需要查閱檔案。3.本校師生因教學(xué)、科研、學(xué)習(xí)等需要查閱檔案。4.其他因特殊情況需要查閱檔案的單位和個(gè)人。（三）利用手續(xù)1.本校人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室查閱。2.外單位人員查閱檔案需持單位介紹信，填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，到檔案室查閱。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔