檔案封存制度之前一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案管理，規(guī)范檔案封存制度之前的各項工作流程，確保檔案的真實性、完整性和保密性，特制定本規(guī)定。（二）適用范圍本規(guī)定適用于公司/組織內(nèi)涉及檔案管理的所有部門和人員，包括但不限于檔案的形成、收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容必須真實反映公司/組織的實際業(yè)務(wù)活動，數(shù)據(jù)準確無誤。3.完整安全原則：保證檔案的完整性，防止檔案缺失、損壞，同時確保檔案信息的安全性，防止泄露。4.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，滿足公司/組織內(nèi)外部對檔案信息的合理需求。二、檔案形成與收集（一）檔案形成要求1.各部門在開展業(yè)務(wù)活動過程中，應(yīng)及時形成各類文件材料，確保文件內(nèi)容清晰、準確、完整，符合公文格式要求。2.文件形成過程中，涉及多個部門協(xié)作的，牽頭部門應(yīng)負責協(xié)調(diào)各方，保證文件內(nèi)容的一致性和連貫性。（二）收集范圍1.行政管理類檔案：包括公司/組織的各類行政文件、會議紀要、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案等。2.業(yè)務(wù)管理類檔案：涵蓋市場營銷、生產(chǎn)運營、財務(wù)管理、質(zhì)量管理等業(yè)務(wù)領(lǐng)域產(chǎn)生的合同協(xié)議、業(yè)務(wù)報表、項目文檔、技術(shù)資料等。3.客戶關(guān)系類檔案：如客戶信息、合作意向書、客戶投訴處理記錄等。4.其他類檔案：如公司/組織的榮譽證書、資質(zhì)證明、審計報告、稅務(wù)資料等。（三）收集時間1.日常業(yè)務(wù)活動產(chǎn)生的文件材料，應(yīng)在業(yè)務(wù)完成后的[X]個工作日內(nèi)收集整理完畢。2.定期形成的文件材料，如月度報表、季度總結(jié)等，應(yīng)在規(guī)定時間后的[X]個工作日內(nèi)完成收集。3.重大項目或重要活動結(jié)束后，相關(guān)部門應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)將項目文檔、活動資料等收集齊全。（四）收集責任1.各部門負責人為本部門檔案收集工作的第一責任人，應(yīng)指定專人負責具體的收集工作。2.檔案收集人員應(yīng)具備一定的檔案管理知識和技能，熟悉業(yè)務(wù)流程，確保收集的檔案質(zhì)量。三．檔案整理（一）分類標準1.按照檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等因素進行分類，確保分類科學合理，便于管理和查找。2.具體分類如下：行政管理類：分為行政公文、會議文件、人事檔案、規(guī)章制度等二級類目。業(yè)務(wù)管理類：根據(jù)不同業(yè)務(wù)領(lǐng)域進一步細分，如市場營銷類可分為市場調(diào)研、營銷策劃、客戶開發(fā)等；生產(chǎn)運營類可分為生產(chǎn)計劃、工藝流程、設(shè)備管理等?？蛻絷P(guān)系類：分為客戶基本信息、合作項目、客戶反饋等。其他類：按照榮譽證書、資質(zhì)證明、審計報告等具體類別劃分。（二）編號規(guī)則1.為便于檔案的標識和管理，對每類檔案編制唯一的編號。編號應(yīng)體現(xiàn)檔案類別、年度、順序號等信息。2.編號格式為：[檔案類別代碼][年度][順序號]，例如：XZGL2023001（行政管理類檔案，2023年第1號）。3.檔案類別代碼采用大寫字母表示，具體如下：XZGL：行政管理類YWGL：業(yè)務(wù)管理類KHGX：客戶關(guān)系類QT：其他類（三）裝訂要求1.對于紙張型檔案，應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝方式進行裝訂，確保整齊牢固。2.裝訂順序一般為：封面、目錄、正文、封底。3.幅面過大的文件，應(yīng)按A4紙規(guī)格進行折疊，折疊后的文件應(yīng)平整，便于翻閱和保存。（四）編目要求1.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包含檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，確保目錄準確反映檔案內(nèi)容。2.檔案題名應(yīng)簡潔明了，準確概括檔案的主要內(nèi)容。日期應(yīng)填寫文件的形成日期或歸檔日期。3.保管期限分為永久、長期、短期，具體劃分按照國家相關(guān)規(guī)定和公司/組織實際情況確定。密級分為絕密、機密、秘密，應(yīng)根據(jù)檔案內(nèi)容的敏感程度進行標注。四、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，確保庫房安全、整潔、通風良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施設(shè)備。（二）存放方式1.按照檔案類別和編號順序，采用密集架或檔案柜進行存放，確保檔案排列有序，便于查找和管理。2.不同保管期限和密級的檔案應(yīng)分開存放，并有明顯標識。（三）保管期限1.永久保管檔案：主要包括公司章程、股東會議記錄、年度財務(wù)報告、重要合同協(xié)議等具有長期保存價值的文件。2.長期保管檔案：一般為[X]年，包括公司/組織的一般性業(yè)務(wù)文件、中期規(guī)劃、重要項目文檔等。3.短期保管檔案：通常為[X]年，如一般性的行政文件、臨時性業(yè)務(wù)資料等。（四）定期盤點1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行盤點，每年至少進行[X]次全面盤點。2.盤點內(nèi)容包括檔案數(shù)量、編號、題名、保管期限、密級等信息，確保賬實相符。3.如發(fā)現(xiàn)檔案缺失、損壞或信息有誤，應(yīng)及時查明原因，采取相應(yīng)的補救措施，并記錄在案。五、檔案利用（一）利用原則1.嚴格遵循檔案利用審批制度，確保檔案利用合法合規(guī)，保護公司/組織和相關(guān)方的利益。2.檔案利用應(yīng)遵循保密原則，不得泄露檔案中的敏感信息。（二）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.外部單位或個人因特殊原因需要查閱、借閱檔案的，須經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導批準，并簽訂保密協(xié)議。（三）利用審批1.公司/組織內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，需填寫《檔案利用申請表》，注明利用目的、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門審批。2.檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容進行審核，并根據(jù)檔案的密級和保管期限確定是否批準。對于涉及重要機密或需特殊審批的檔案，應(yīng)報公司/組織高層領(lǐng)導審批。3.外部單位或個人查閱、借閱檔案，需提交正式的申請函，說明查閱、借閱的目的、范圍和期限等，經(jīng)公司/組織相關(guān)部門審核后，報公司/組織領(lǐng)導批準。批準后，檔案管理部門應(yīng)與對方簽訂保密協(xié)議，明確雙方權(quán)利義務(wù)。（四）利用方式1.查閱檔案：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)審批結(jié)果，為利用者提供必要的檔案查閱服務(wù)。查閱時，利用者應(yīng)在指定地點進行，不得擅自將檔案帶出查閱場所。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進行登記。2.借閱檔案：借閱期限一般不得超過[X]個工作日，特殊情況需延長的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)對借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞或丟失。歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)進行認真核對，確保檔案完好無損。六、檔案保密（一）保密措施1.加強檔案管理人員的保密教育，提高保密意識，簽訂保密承諾書，明確保密責任。2.對檔案庫房、查閱場所等進行安全管理，設(shè)置門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，防止無關(guān)人員進入。3.對涉及機密的檔案，應(yīng)采用加密存儲、專人保管等方式，確保信息安全。（二）保密責任1.檔案管理人員對檔案保密工作負有直接責任，應(yīng)嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案信息。2.公司/組織內(nèi)所有接觸檔案的人員都應(yīng)承擔保密義務(wù)，在工作中妥善保管檔案，不得私自傳播或利用檔案謀取私利。（三）違規(guī)處理1.對于違反檔案保密制度的行為，公司/組織將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、解除勞動合同等。2.如因檔案保密問題給公司/組織造成損失的，違規(guī)人員應(yīng)承擔相應(yīng)的賠償責任。構(gòu)成犯罪的，將依法追究刑事責任。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.確保檔案信息化系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性，保障檔案數(shù)據(jù)的完整性和保密性。（二）數(shù)字化處理1.對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合國家相關(guān)標準，確保掃描圖像清晰可讀。2.數(shù)字化后的檔案應(yīng)進行圖像處理，包括去污、裁剪、糾偏等操作，提高圖像質(zhì)量。3.按照檔案分類和編號規(guī)則，對數(shù)字化檔案進行命名和存儲，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫。（三）系統(tǒng)功能1.檔案信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計、報表生成等基本功能，方便檔案管理人員和利用者操作。2.系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置權(quán)限管理模塊，根據(jù)用戶角色和職責分配不同的系統(tǒng)操作權(quán)限，確保檔案信息安全。3.支持多條件檢索功能，能夠根據(jù)檔案編號、題名、日期、關(guān)鍵詞等進行快速準確的查詢。（四）數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)1.定期對檔案信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。2.制定數(shù)據(jù)恢復(fù)計劃，定期進