檔案歸檔制度表一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本檔案歸檔制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的歸檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則公司/組織檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.真實(shí)完整原則歸檔的檔案應(yīng)真實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，內(nèi)容完整，不得遺漏重要信息。3.分類科學(xué)原則按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)分類，便于管理和查找。4.安全保密原則確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案歸檔范圍（一）行政管理類檔案1.公司/組織設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，如營(yíng)業(yè)執(zhí)照、公司章程、組織機(jī)構(gòu)代碼證等。2.公司/組織年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。3.公司/組織會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等。包括董事會(huì)會(huì)議、總經(jīng)理辦公會(huì)、部門例會(huì)等各類會(huì)議文件。4.公司/組織內(nèi)部規(guī)章制度、辦法、細(xì)則等。5.公司/組織人事檔案，包括員工入職、離職、晉升、調(diào)動(dòng)、獎(jiǎng)懲等相關(guān)材料。6.公司/組織行政公文，如通知、通報(bào)、請(qǐng)示、批復(fù)等。7.公司/組織對(duì)外簽訂的各類合同、協(xié)議等。8.公司/組織固定資產(chǎn)檔案，包括購(gòu)置、驗(yàn)收、使用、維修、報(bào)廢等相關(guān)文件。9.公司/組織印章管理文件，包括印章啟用、停用、更換等記錄。10.公司/組織證照管理文件，如各類資質(zhì)證書、榮譽(yù)證書等的辦理、保管記錄。（二）財(cái)務(wù)管理類檔案1.財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告。2.會(huì)計(jì)憑證，包括原始憑證和記賬憑證。3.會(huì)計(jì)賬簿，如總賬、明細(xì)賬、日記賬等。4.財(cái)務(wù)報(bào)表，如資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等。5.稅務(wù)申報(bào)資料，包括納稅申報(bào)表、稅務(wù)審計(jì)報(bào)告等。6.財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告，包括內(nèi)部審計(jì)報(bào)告和外部審計(jì)報(bào)告。7.資金管理文件，如資金計(jì)劃、資金審批等記錄。8.財(cái)務(wù)檔案移交清冊(cè)、銷毀清冊(cè)等。（三）業(yè)務(wù)管理類檔案1.公司/組織業(yè)務(wù)項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究報(bào)告等相關(guān)文件。2.業(yè)務(wù)項(xiàng)目合同、協(xié)議、招投標(biāo)文件等。3.業(yè)務(wù)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的各類文件，如項(xiàng)目計(jì)劃、進(jìn)度報(bào)告、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。4.業(yè)務(wù)項(xiàng)目驗(yàn)收文件，包括驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、驗(yàn)收證書等。5.客戶檔案，包括客戶基本信息、業(yè)務(wù)往來(lái)記錄、客戶反饋等。6.市場(chǎng)調(diào)研資料，如市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、行業(yè)分析報(bào)告等。7.業(yè)務(wù)宣傳資料，如產(chǎn)品手冊(cè)、宣傳海報(bào)、廣告文案等。（四）技術(shù)研發(fā)類檔案1.公司/組織技術(shù)研發(fā)項(xiàng)目立項(xiàng)、開(kāi)題報(bào)告等相關(guān)文件。2.技術(shù)研發(fā)項(xiàng)目技術(shù)方案、設(shè)計(jì)圖紙、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)等。3.技術(shù)研發(fā)項(xiàng)目階段性成果報(bào)告、總結(jié)報(bào)告等。4.技術(shù)專利、軟件著作權(quán)等知識(shí)產(chǎn)權(quán)相關(guān)文件。5.技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、操作規(guī)程等。6.技術(shù)研發(fā)設(shè)備檔案，包括設(shè)備購(gòu)置、驗(yàn)收、使用、維護(hù)等記錄。（五）其他類檔案1.公司/組織重大活動(dòng)、突發(fā)事件相關(guān)文件，如活動(dòng)策劃方案、活動(dòng)總結(jié)、事件處理報(bào)告等。2.員工培訓(xùn)檔案，包括培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)記錄、培訓(xùn)考核等。3.公司/組織捐贈(zèng)、贊助等相關(guān)文件。4.其他具有保存價(jià)值的文件、資料。三、檔案歸檔要求（一）文件材料的收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.對(duì)于外來(lái)文件，如上級(jí)部門文件、合作單位文件等，應(yīng)及時(shí)登記、簽收，并交檔案管理部門歸檔。3.員工在工作中形成的文件材料，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)整理后交本部門負(fù)責(zé)人審核，審核通過(guò)后交檔案管理部門歸檔。（二）文件材料的整理1.歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。2.按照檔案分類方案，對(duì)文件材料進(jìn)行分類整理，同一類別的文件應(yīng)集中在一起。3.對(duì)每份文件材料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于查找和管理。4.填寫文件材料目錄，目錄應(yīng)包括文件編號(hào)、文件名稱、日期、來(lái)源等信息，確保目錄準(zhǔn)確無(wú)誤。（三）文件材料的數(shù)據(jù)錄入1.對(duì)于重要的檔案文件，應(yīng)進(jìn)行電子數(shù)據(jù)錄入，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.電子數(shù)據(jù)錄入應(yīng)準(zhǔn)確、完整，與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。3.定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）檔案的裝訂1.歸檔的文件材料應(yīng)進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。2.裝訂時(shí)應(yīng)去除文件材料上的金屬物，如訂書釘、回形針等。3.對(duì)于紙張較大的文件材料，應(yīng)進(jìn)行折疊，使其大小與檔案盒一致。（五）檔案的裝盒1.將整理好的檔案文件按照類別、年度、保管期限等順序裝入檔案盒。2.在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息，便于查找和管理。3.檔案盒應(yīng)選用符合質(zhì)量要求的材料，確保檔案的安全保管。四、檔案歸檔流程（一）部門整理1.各部門在文件材料形成后及時(shí)進(jìn)行整理，按照檔案分類要求進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等工作。2.整理完成后，填寫《檔案移交清單》，詳細(xì)列出移交檔案的類別、數(shù)量、日期等信息。（二）部門審核1.各部門負(fù)責(zé)人對(duì)本部門移交的檔案進(jìn)行審核，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.審核通過(guò)后在《檔案移交清單》上簽字確認(rèn)。（三）檔案移交1.各部門將審核通過(guò)的檔案移交至檔案管理部門，檔案管理部門接收后在《檔案移交清單》上簽字。2.檔案管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行再次核對(duì)，如有問(wèn)題及時(shí)與移交部門溝通解決。（四）檔案上架1.檔案管理部門按照檔案分類方案和編號(hào)順序，將檔案上架存放。2.在檔案架上標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息，便于查找和管理。五、檔案保管期限（一）永久保管1.公司/組織設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件。2.公司/組織年度財(cái)務(wù)決算報(bào)告。3.公司/組織重大活動(dòng)、突發(fā)事件相關(guān)文件。4.公司/組織重要合同、協(xié)議等。5.公司/組織知識(shí)產(chǎn)權(quán)相關(guān)文件。（二）定期保管1.30年保管期限公司/組織年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告中等一般性文件。公司/組織會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等一般性會(huì)議文件。公司/組織人事檔案中的一般性材料。公司/組織行政公文等一般性文件。公司/組織業(yè)務(wù)項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究報(bào)告等一般性文件。2.10年保管期限公司/組織固定資產(chǎn)檔案中的一般性文件。公司/組織財(cái)務(wù)預(yù)算報(bào)告等一般性文件。公司/組織業(yè)務(wù)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的一般性文件。公司/組織客戶檔案中的一般性材料。公司/組織市場(chǎng)調(diào)研資料等一般性文件。公司/組織員工培訓(xùn)檔案中的一般性文件。（三）短期保管1.5年保管期限公司/組織一般性行政公文，如通知、通報(bào)等。公司/組織業(yè)務(wù)項(xiàng)目合同、協(xié)議等一般性文件。公司/組織業(yè)務(wù)宣傳資料等一般性文件。2.3年保管期限公司/組織臨時(shí)性文件材料。公司/組織一般性財(cái)務(wù)憑證等。六、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.鑒定工作由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組進(jìn)行。3.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行綜合評(píng)估，提出存毀意見(jiàn)。（二）檔案銷毀1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，由檔案管理部門編制《檔案銷毀清單》，詳細(xì)列出銷毀檔案的類別、數(shù)量、日期等信息。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.銷毀完成后，監(jiān)銷人在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清單》存檔。七、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)檔案管理部門審批。2.查閱重要檔案或涉及機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位查閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)公司/組織相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）查閱登記1.檔案管理部門對(duì)查閱檔案的人員進(jìn)行登記，記錄查閱時(shí)間、查閱人員姓名、所在部門、查閱內(nèi)容等信息。2.查閱人員應(yīng)在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）查閱方式1.檔案查閱一般應(yīng)在檔案管理部門指定的查閱場(chǎng)所進(jìn)行，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱場(chǎng)所。2.如需復(fù)印、拍照檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。（四）利用反饋1.檔案管理部門定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解檔案的利用需求和利用效果。2.對(duì)于檔案利用過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)進(jìn)行整改，提高檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量。八、檔案信息化管理（一）檔案信息化建設(shè)規(guī)劃1.制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)、任務(wù)、步驟等。2.檔案信息化建設(shè)規(guī)劃應(yīng)與公司/組織信息化建設(shè)整體規(guī)劃相協(xié)調(diào)。（二）檔案信息系統(tǒng)建設(shè)1.建立檔案信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。2.檔案信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)分析等功能，提高檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量。（三）檔案數(shù)據(jù)安全管理1.加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)加密、用戶認(rèn)證等措施，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。2.定期對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，保障系統(tǒng)的正常運(yùn)行。（四）電子檔案管理1.按照檔案管理要求，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作。2.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步歸檔，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。3.建立電子檔案?jìng)浞葜贫?，定期?duì)電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。九、檔案管理部門職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司/組織檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司/組織各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。3.指導(dǎo)各部門檔案工作，對(duì)各部門檔案管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。4.組織開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，建立檔案信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。5.負(fù)責(zé)檔案管理人員的培訓(xùn)和考核，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。6.做好檔案的安全保密工作，防止檔案的損壞