職教檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)職業(yè)教育檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，有效發(fā)揮檔案在職業(yè)教育教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)工作中的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有與職業(yè)教育相關(guān)的檔案管理工作，包括教學(xué)檔案、師資檔案、學(xué)生檔案、科研檔案、行政檔案等各類檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映職業(yè)教育活動(dòng)的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：全面收集與職業(yè)教育相關(guān)的各類文件、資料，確保檔案的完整性。3.系統(tǒng)性原則：按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)和方法，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)整理，使其具有系統(tǒng)性。4.安全性原則：采取有效措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。5.服務(wù)性原則：充分發(fā)揮檔案的作用，為職業(yè)教育教學(xué)、科研、管理等工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本公司/組織的檔案管理制度和工作流程。2.負(fù)責(zé)檔案管理工作的組織、協(xié)調(diào)和監(jiān)督，指導(dǎo)各部門(mén)做好檔案的收集、整理、保管和利用工作。3.集中統(tǒng)一管理本公司/組織的各類檔案，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝訂等整理工作，建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫(kù)房的防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的質(zhì)量。5.按照規(guī)定的期限和程序，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。6.積極開(kāi)展檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用工作，為公司/組織的決策、教學(xué)、科研、管理等提供檔案信息支持。（二）各部門(mén)檔案管理職責(zé)1.各部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案工作的順利開(kāi)展。2.按照檔案管理部門(mén)的要求，及時(shí)收集本部門(mén)在職業(yè)教育活動(dòng)中形成的各類文件、資料，并進(jìn)行初步整理，確保檔案的齊全、完整。3.對(duì)本部門(mén)的檔案進(jìn)行分類整理，編制檔案目錄，定期向檔案管理部門(mén)移交檔案。4.配合檔案管理部門(mén)做好檔案的查閱、借閱等利用工作，按照規(guī)定的程序辦理相關(guān)手續(xù)。5.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的安全保管，采取必要的防護(hù)措施，防止檔案損壞、丟失。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案管理工作，遵守檔案管理的法律法規(guī)和職業(yè)道德規(guī)范，保守檔案機(jī)密。2.具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉檔案管理的業(yè)務(wù)流程，能夠熟練運(yùn)用檔案管理軟件進(jìn)行檔案的整理、編目和檢索。3.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、編目、裝訂、上架、保管、查閱、借閱等工作。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和盤(pán)點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案存在的問(wèn)題，確保檔案的安全和完整。5.積極參與檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用工作，為公司/組織提供檔案信息服務(wù)。6.完成檔案管理部門(mén)交辦的其他工作任務(wù)。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.教學(xué)檔案：包括教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教案、課件、教材、試卷、成績(jī)冊(cè)、教學(xué)總結(jié)、教學(xué)評(píng)估等。2.師資檔案：包括教師個(gè)人基本信息、學(xué)歷學(xué)位證書(shū)、教師資格證書(shū)、職稱證書(shū)、教學(xué)成果、科研成果、培訓(xùn)經(jīng)歷等。3.學(xué)生檔案：包括學(xué)生個(gè)人基本信息、學(xué)籍檔案、成績(jī)單、獎(jiǎng)懲記錄、實(shí)習(xí)報(bào)告、畢業(yè)論文等。4.科研檔案：包括科研項(xiàng)目申報(bào)書(shū)、研究報(bào)告、論文發(fā)表、專利申請(qǐng)、科研成果鑒定等。5.行政檔案：包括公司/組織的各類文件、通知、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度、合同協(xié)議等。6.其他檔案：與職業(yè)教育相關(guān)的其他各類文件、資料，如培訓(xùn)記錄、競(jìng)賽資料、校企合作協(xié)議等。（二）檔案收集要求1.各部門(mén)應(yīng)按照檔案收集范圍，及時(shí)收集本部門(mén)在職業(yè)教育活動(dòng)中形成的各類文件、資料，確保檔案的齊全、完整。2.檔案應(yīng)保持原始記錄，不得隨意涂改、偽造。如有需要修改或補(bǔ)充的，應(yīng)在修改處加蓋公章或注明修改日期，并由經(jīng)手人簽字確認(rèn)。3.收集的檔案應(yīng)字跡清晰、圖表準(zhǔn)確、紙質(zhì)優(yōu)良，載體符合要求。電子文件應(yīng)采用通用格式，確保能夠長(zhǎng)期保存和有效利用。4.各部門(mén)應(yīng)定期將收集的檔案移交檔案管理部門(mén)，移交時(shí)應(yīng)填寫(xiě)檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。（三）檔案整理方法1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行分類，如教學(xué)檔案可分為公共課教學(xué)檔案、專業(yè)課教學(xué)檔案等；行政檔案可分為綜合管理檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查詢。編號(hào)可采用數(shù)字編號(hào)、字母編號(hào)或數(shù)字與字母相結(jié)合的方式。3.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊(cè)存入檔案盒，另一份單獨(dú)成冊(cè)作為檔案檢索工具。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物，破損的檔案應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，檔案盒應(yīng)標(biāo)明檔案編號(hào)、題名、保管期限等信息。檔案盒應(yīng)按照編號(hào)順序排列上架，便于存放和查找。四、檔案的保管（一）檔案庫(kù)房建設(shè)1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠的地點(diǎn)，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲(chóng)藥品、防盜門(mén)窗等，滿足檔案保管的要求。3.檔案庫(kù)房應(yīng)設(shè)置專門(mén)的檔案架或檔案柜，用于存放檔案。檔案架或檔案柜應(yīng)排列整齊，便于檔案的存放和查找。（二）檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序存放，便于查找和利用。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和盤(pán)點(diǎn)，檢查檔案的保管狀況、數(shù)量、質(zhì)量等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案存在的問(wèn)題。3.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制，確保檔案信息完整可讀。4.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е码娮訖n案丟失。5.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的溫度、濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，濕度應(yīng)保持在45%60%之間。6.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對(duì)檔案的損害。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管：凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司/組織有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。3.長(zhǎng)期保管：凡是反映公司/組織一般職能活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年。4.短期保管：凡是反映公司/組織局部職能活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年至15年。5.檔案保管期限的確定應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和本公司/組織的實(shí)際情況進(jìn)行，確保檔案的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。五、檔案的利用（一）檔案查閱1.本公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案的整潔衛(wèi)生，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，不得擅自抽取、撤換檔案材料。4.查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案數(shù)量和質(zhì)量，確保檔案無(wú)損壞、丟失等情況。（二）檔案借閱1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱期限、借閱用途等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)借閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案，并與借閱人簽訂檔案借閱協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.借閱檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照借閱協(xié)議規(guī)定的期限歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。如因保管不善導(dǎo)致檔案損壞、丟失，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（三）檔案出具證明1.本公司/組織外部單位或個(gè)人需要查閱檔案或出具證明材料的，應(yīng)持單位介紹信或個(gè)人有效身份證件，到檔案管理部門(mén)辦理查閱或出具證明手續(xù)。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)查閱或出具證明的要求，認(rèn)真核對(duì)檔案內(nèi)容，如實(shí)出具證明材料，并加蓋檔案管理部門(mén)公章。3.出具證明材料時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照檔案內(nèi)容進(jìn)行表述，不得擅自更改檔案原意。如有特殊情況需要說(shuō)明的，應(yīng)在證明材料中注明。六、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.檔案鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員和檔案管理人員參加。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，分析檔案的價(jià)值，提出存毀意見(jiàn)。4.對(duì)仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案銷毀申請(qǐng)表，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）檔案銷毀1.經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)銷毀的檔案