公司文件存檔管理制度電子化操作手冊(cè)一、應(yīng)用場(chǎng)景與業(yè)務(wù)銜接本手冊(cè)適用于公司各部門日常文件的全生命周期電子化管理，覆蓋以下核心業(yè)務(wù)場(chǎng)景：新文件歸檔：各部門在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的正式文件（如制度、報(bào)告、合同、會(huì)議紀(jì)要等），需通過(guò)電子化系統(tǒng)完成從到存檔的完整流程。歷史檔案數(shù)字化：對(duì)現(xiàn)有紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、轉(zhuǎn)換和電子化存儲(chǔ)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的高效利用與長(zhǎng)期保存?？绮块T協(xié)作共享：涉及多部門聯(lián)合處理的文件，通過(guò)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)流轉(zhuǎn)、審批與共享，保證信息同步與責(zé)任可追溯。審計(jì)與調(diào)閱支持：應(yīng)對(duì)內(nèi)外部審計(jì)、檢查需求，通過(guò)系統(tǒng)快速檢索、調(diào)取及導(dǎo)出相關(guān)檔案，提升響應(yīng)效率。本操作與公司OA系統(tǒng)、業(yè)務(wù)審批系統(tǒng)深度銜接，保證文件管理規(guī)范與業(yè)務(wù)流程統(tǒng)一，避免信息孤島。二、電子化存檔標(biāo)準(zhǔn)化操作步驟（一）文件收集與預(yù)處理文件收集：各部門指定檔案聯(lián)絡(luò)員，定期收集本部門需存檔的文件（含電子原文件及紙質(zhì)文件），保證文件內(nèi)容完整、簽字蓋章齊全（如需）。紙質(zhì)文件數(shù)字化：使用公司指定高速掃描儀（分辨率≥300DPI），將紙質(zhì)文件掃描為彩色/黑白PDF格式；對(duì)多頁(yè)文件進(jìn)行合并，檢查掃描件清晰度，避免歪斜、漏頁(yè)；通過(guò)OCR工具識(shí)別文本，保證可檢索（如掃描件為圖片需手動(dòng)添加文字層）。電子文件規(guī)范處理：原始電子文件（如Word、Excel）需另存為PDF格式（保留不可編輯狀態(tài)，如需編輯可保留原文件并關(guān)聯(lián)）；文件命名遵循“部門-日期-類型-序號(hào)”規(guī)則（示例：行政部-20240520-制度-001.pdf），避免特殊字符。（二）檔案管理系統(tǒng)登錄與權(quán)限校驗(yàn)登錄公司檔案管理系統(tǒng)（通過(guò)OA系統(tǒng)入口跳轉(zhuǎn)），使用工號(hào)及密碼驗(yàn)證身份；系統(tǒng)自動(dòng)校驗(yàn)當(dāng)前用戶操作權(quán)限（如“部門提交權(quán)限”“審核權(quán)限”“管理員權(quán)限”），無(wú)權(quán)限用戶無(wú)法進(jìn)入對(duì)應(yīng)功能模塊；首次登錄需修改初始密碼，密碼需包含字母、數(shù)字及特殊字符，長(zhǎng)度≥8位，并定期更換（每90天強(qiáng)制提醒）。（三）新建檔案案卷進(jìn)入系統(tǒng)“檔案管理”模塊，“新建案卷”，選擇所屬部門及檔案類別（如“行政類-制度”“財(cái)務(wù)類-報(bào)告”“人事類-合同”等）；系統(tǒng)自動(dòng)唯一“檔號(hào)”（規(guī)則：年份-部門代碼-類別代碼-流水號(hào)，示例：2024-XZ-001-001），用戶不可修改，僅可查看規(guī)則；填寫案卷基礎(chǔ)信息：案卷題名：需簡(jiǎn)明扼要反映文件內(nèi)容（示例：“2024年度員工考勤管理制度修訂稿”）；形成部門：選擇文件所屬部門（如行政部、財(cái)務(wù)部）；責(zé)任者：填寫文件主要編制人或部門負(fù)責(zé)人（示例：“*經(jīng)理”“人力資源部”）；保管期限：根據(jù)公司檔案保管期限表選擇（如“10年”“30年”“永久”）；密級(jí)：根據(jù)文件敏感程度選擇“公開(kāi)”“內(nèi)部”“秘密”（默認(rèn)為“內(nèi)部”，密級(jí)文件需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后設(shè)置）。（四）檔案信息著錄與附件信息著錄：在“檔案詳情頁(yè)”填寫以下核心字段（帶*為必填項(xiàng)）：*題名：與案卷題名一致，保證準(zhǔn)確；*責(zé)任者：文件編制、審核、簽發(fā)人員（多人用分號(hào)分隔，示例：“主管；經(jīng)理”）；*形成日期：文件最終定稿日期（格式：YYYY-MM-DD）；*頁(yè)數(shù)：電子文件總頁(yè)數(shù)（示例：25頁(yè)）；文件摘要：簡(jiǎn)要說(shuō)明文件主要內(nèi)容（示例：“為規(guī)范員工考勤管理，明確請(qǐng)假流程，特制定本制度”）；關(guān)聯(lián)項(xiàng)目：如文件涉及具體項(xiàng)目，填寫項(xiàng)目名稱（示例：“2024年度制度優(yōu)化項(xiàng)目”）。附件：“添加附件”，預(yù)處理后的電子文件（PDF/圖片/原文件等），支持批量（單次≤10個(gè)文件，總大小≤500MB）；后需校驗(yàn)附件完整性，系統(tǒng)自動(dòng)附件列表（包含文件名、大小、時(shí)間）；對(duì)附件可添加說(shuō)明（示例：“掃描件含簽字頁(yè)原件”“原Word文件供參考”）。（五）審核與流轉(zhuǎn)提交審核：確認(rèn)檔案信息及附件無(wú)誤后，“提交審核”，系統(tǒng)根據(jù)預(yù)設(shè)流程自動(dòng)推送至審核人（一般為部門負(fù)責(zé)人或檔案管理員）；審核操作：審核人需在2個(gè)工作日內(nèi)完成審核，可通過(guò)系統(tǒng)查看附件及著錄信息；審核通過(guò)：系統(tǒng)自動(dòng)流轉(zhuǎn)至“待歸檔”狀態(tài)，同步通知提交人；審核駁回：需填寫駁回理由（示例：“頁(yè)數(shù)填寫錯(cuò)誤，請(qǐng)核對(duì)掃描件”“責(zé)任者遺漏，需補(bǔ)充*總監(jiān)”），提交人修改后重新提交。（六）正式歸檔與存儲(chǔ)歸檔操作：檔案管理員對(duì)審核通過(guò)的檔案進(jìn)行“歸檔”操作，系統(tǒng)自動(dòng)完成以下流程：分配物理存儲(chǔ)路徑（按“年份/部門/類別”層級(jí)目錄）；加密存儲(chǔ)（密級(jí)文件采用AES-256加密算法）；歸檔憑證（包含檔號(hào)、題名、歸檔日期、操作人等信息）。存儲(chǔ)備份：系統(tǒng)每日凌晨自動(dòng)對(duì)歸檔檔案進(jìn)行異地備份（存儲(chǔ)于公司災(zāi)備中心），保證數(shù)據(jù)安全；檔案管理員每月檢查備份日志，確認(rèn)備份成功。（七）借閱與利用借閱申請(qǐng)：用戶需借閱檔案時(shí)，在系統(tǒng)“借閱申請(qǐng)”模塊填寫：檔案信息（檔號(hào)/題名）；借閱用途（示例：“季度審計(jì)需調(diào)取合同”）；借閱期限（默認(rèn)≤7個(gè)工作日，可申請(qǐng)延長(zhǎng)）。審批與查閱：借閱申請(qǐng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，檔案管理員授權(quán)查閱權(quán)限；用戶可通過(guò)系統(tǒng)在線預(yù)覽（含水印）或（需管理員審批，記錄自動(dòng)留存）；密級(jí)文件需額外經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，且僅限在指定辦公環(huán)境查閱（禁止截圖、導(dǎo)出）。歸還登記：查閱完畢后，用戶在系統(tǒng)“確認(rèn)歸還”，系統(tǒng)自動(dòng)更新借閱狀態(tài)；超期未歸還將發(fā)送提醒至用戶及部門負(fù)責(zé)人。三、檔案信息著錄表示例檔號(hào)題名形成部門責(zé)任者文件類型密級(jí)形成日期頁(yè)數(shù)存儲(chǔ)路徑備注2024-XZ度員工考勤管理制度修訂稿行政部*經(jīng)理制度內(nèi)部2024-05-2025/2024/行政部/制度/2024-XZ-001-001含簽字頁(yè)掃描件2024-CW-002-005Q1財(cái)務(wù)費(fèi)用分析報(bào)告財(cái)務(wù)部主管；總監(jiān)報(bào)告內(nèi)部2024-04-1012/2024/財(cái)務(wù)部/報(bào)告/2024-CW-002-005原Excel文件關(guān)聯(lián)四、操作規(guī)范與風(fēng)險(xiǎn)控制（一）文件格式與質(zhì)量要求電子文件優(yōu)先采用PDF（掃描件為PDF/A格式，保證長(zhǎng)期可讀）、DOCX、XLSX等標(biāo)準(zhǔn)格式，禁止EXE、BAT等可執(zhí)行文件；掃描件需清晰完整，無(wú)黑邊、反光，文字可識(shí)別（模糊、歪斜的掃描件需重新掃描）；多頁(yè)文件合并時(shí)需按順序排列，避免顛倒。（二）保密與權(quán)限管理密級(jí)檔案設(shè)置需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人書(shū)面審批，嚴(yán)禁擅自降低或提升密級(jí)；用戶僅能查看、操作權(quán)限范圍內(nèi)的檔案，嚴(yán)禁越權(quán)查閱或外傳檔案信息；檔案管理員定期（每季度）清理離職用戶的系統(tǒng)權(quán)限，保證權(quán)限與實(shí)際崗位匹配。（三）數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)除系統(tǒng)自動(dòng)備份外，檔案管理員需每季度手動(dòng)導(dǎo)出歸檔檔案至離線存儲(chǔ)介質(zhì)（如加密移動(dòng)硬盤），并存放于專用保險(xiǎn)柜；如遇數(shù)據(jù)丟失，需立即聯(lián)系系統(tǒng)管理員，通過(guò)備份文件進(jìn)行恢復(fù)，同時(shí)記錄故障原因及處理過(guò)程。（四）錯(cuò)誤處理與責(zé)任追溯發(fā)覺(jué)檔案信息錄入錯(cuò)誤時(shí)，由提交人填寫《檔案信息修改申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后由檔案管理員修改（修改記錄留存?zhèn)洳椋?；檔案丟失、泄露等情況需24小時(shí)內(nèi)上報(bào)公司行政部，由行政部牽頭調(diào)查，明確責(zé)任并按公司規(guī)定處理；所有操作日志（登錄、審核、借閱等）系統(tǒng)自動(dòng)留存，保存期限≥10年，保證