公司快遞收發(fā)流程管理規(guī)范及操作手冊(cè)一、引言在日常辦公場(chǎng)景中，快遞收發(fā)作為保障業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)、傳遞信息與物資的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，其管理效率與規(guī)范性直接影響企業(yè)運(yùn)營(yíng)流暢度及信息安全。為優(yōu)化快遞收發(fā)流程、明確職責(zé)分工、防范潛在風(fēng)險(xiǎn)，結(jié)合公司實(shí)際運(yùn)營(yíng)需求，特制定本管理規(guī)范及操作手冊(cè)。本規(guī)范適用于公司各部門及全體員工的快遞收發(fā)活動(dòng)，旨在為日?？爝f管理提供清晰指引，平衡效率與安全的雙重目標(biāo)。二、職責(zé)分工（一）行政部（或綜合管理部）作為快遞管理的統(tǒng)籌主體，需牽頭制定、修訂快遞收發(fā)流程，監(jiān)督各環(huán)節(jié)執(zhí)行落地；協(xié)調(diào)與快遞公司的合作洽談，優(yōu)化服務(wù)條款與成本控制；處理快遞相關(guān)的重大糾紛（如理賠、投訴），并定期復(fù)盤管理漏洞，迭代流程機(jī)制。（二）前臺(tái)/快遞收發(fā)崗負(fù)責(zé)日常快遞的接收、登記、通知與暫存工作；核對(duì)快遞外觀完整性、數(shù)量及單號(hào)準(zhǔn)確性；按流程向收件人傳遞領(lǐng)取信息；妥善保管未領(lǐng)取快遞，定期清理滯留件；協(xié)助發(fā)件員工完成快遞交接與寄出登記。（三）部門員工需按流程提交快遞發(fā)送申請(qǐng)，如實(shí)填報(bào)寄件信息；及時(shí)領(lǐng)取個(gè)人或部門快遞，配合收發(fā)崗的信息核對(duì)工作；對(duì)涉及部門業(yè)務(wù)的快遞（如合同、樣品），跟蹤物流進(jìn)度并反饋結(jié)果；遵守公司快遞管理的安全與成本要求，杜絕違規(guī)收發(fā)行為。三、收快遞流程操作規(guī)范（一）快遞接收環(huán)節(jié)當(dāng)快遞送達(dá)公司指定收發(fā)點(diǎn)時(shí)，收發(fā)崗人員需第一時(shí)間完成三項(xiàng)核對(duì)：快遞公司、快遞單號(hào)與面單信息是否清晰可辨；外包裝是否完好（有無(wú)破損、浸水、拆封痕跡或變形）；件數(shù)與面單標(biāo)注是否一致。若外包裝存在明顯異常（如破損、液體滲漏），需當(dāng)場(chǎng)與快遞員確認(rèn)問(wèn)題，拍攝照片留存證據(jù)，并在面單或簽收記錄上注明異常情況；如快遞員拒絕配合，可選擇拒收，并及時(shí)上報(bào)行政部。外包裝無(wú)異常的，方可簽字簽收。（二）信息登記環(huán)節(jié)簽收后，收發(fā)崗需在《快遞收發(fā)臺(tái)賬》中實(shí)時(shí)登記以下信息：日期、快遞單號(hào)、寄件人（單位/姓名）、收件人（姓名/部門）；快遞件數(shù)、是否為到付件、外包裝狀態(tài)（如“完好”“破損（已備注）”）；特殊備注（如“易碎品”“緊急文件”等）。登記需確保信息準(zhǔn)確、完整，便于后續(xù)查詢與追溯。（三）通知領(lǐng)取環(huán)節(jié)完成登記后，收發(fā)崗需通過(guò)內(nèi)部通訊工具（如企業(yè)微信、釘釘）或短信通知收件人，內(nèi)容需包含：領(lǐng)取地點(diǎn)（如“前臺(tái)”“部門收發(fā)柜”）、快遞單號(hào)；注意事項(xiàng)（如“到付件請(qǐng)攜帶費(fèi)用”“易碎品請(qǐng)當(dāng)場(chǎng)檢查”）。若收件人暫無(wú)法領(lǐng)取，需協(xié)商暫存時(shí)間，超過(guò)3個(gè)工作日未領(lǐng)取的，需再次提醒并確認(rèn)處理意向。（四）領(lǐng)取與簽收環(huán)節(jié)收件人領(lǐng)取快遞時(shí)，需：出示有效身份憑證（或工牌），核對(duì)快遞單號(hào)、寄件人、件數(shù)等信息；確認(rèn)無(wú)誤后，在《領(lǐng)取登記表》上簽字（或通過(guò)電子簽收確認(rèn)）；若委托他人代領(lǐng)，需提供收件人的書面/口頭授權(quán)，代領(lǐng)人需注明姓名、與收件人的關(guān)系，并簽字確認(rèn)。領(lǐng)取后，收件人需當(dāng)場(chǎng)檢查快遞內(nèi)容（尤其是易碎品、重要文件），如發(fā)現(xiàn)內(nèi)部物品破損或與面單信息不符，需24小時(shí)內(nèi)聯(lián)系收發(fā)崗，由收發(fā)崗協(xié)助聯(lián)系快遞公司處理。（五）滯留快遞處理對(duì)超過(guò)5個(gè)工作日未領(lǐng)取且無(wú)法聯(lián)系到收件人的快遞，收發(fā)崗需：再次通過(guò)郵件、部門負(fù)責(zé)人等渠道嘗試聯(lián)系；若仍無(wú)反饋，按“無(wú)主快遞”處理：普通物品可退回寄件人（需確認(rèn)寄件人信息），重要文件類需上報(bào)行政部，由行政部牽頭處理，嚴(yán)禁私自拆閱或丟棄。四、發(fā)快遞流程操作規(guī)范（一）申請(qǐng)與審批員工需發(fā)送快遞時(shí)，需：1.填寫《快遞發(fā)送申請(qǐng)表》，注明寄件人信息（姓名、部門、聯(lián)系電話）、收件人信息（姓名、電話、詳細(xì)地址）、物品信息（名稱、數(shù)量、重量、是否易碎/貴重）、費(fèi)用承擔(dān)部門、是否保價(jià)等內(nèi)容；2.提交部門負(fù)責(zé)人審批（涉及公司機(jī)密、貴重物品的快遞，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批）；3.審批通過(guò)后，將申請(qǐng)表與待寄物品一并交至收發(fā)崗。（二）物品包裝要求根據(jù)物品性質(zhì)選擇合適的包裝方式：易碎品（如玻璃制品、電子元件）：使用氣泡膜、泡沫墊等緩沖材料包裹，外箱填充防震材料，箱面標(biāo)注“易碎品”“小心輕放”“向上”等標(biāo)識(shí)；液體/膏狀物品：確保容器密封無(wú)泄漏，再進(jìn)行多層包裝，標(biāo)注“液體”“防漏”；紙質(zhì)文件/輕薄物品：使用文件袋或硬紙板信封封裝，避免折疊、擠壓。包裝需牢固、整潔，確保快遞運(yùn)輸過(guò)程中物品不受損、信息不泄露。（三）面單填寫與核對(duì)收發(fā)崗或寄件人需如實(shí)填寫快遞面單：收件人信息：姓名、電話、地址需準(zhǔn)確無(wú)誤（避免錯(cuò)填、漏填，尤其是省/市/區(qū)/街道的層級(jí)信息）；寄件人信息：填寫公司名稱、地址、聯(lián)系電話（便于快遞退回或核實(shí)）；物品信息：如實(shí)標(biāo)注（如“文件”“樣品”“辦公用品”），嚴(yán)禁填寫違禁品（如易燃易爆品、管制刀具、危險(xiǎn)品等）；保價(jià)說(shuō)明：貴重物品（如電子產(chǎn)品、樣品）建議保價(jià)，需在面單或申請(qǐng)表中注明保價(jià)金額，并與快遞公司確認(rèn)保價(jià)條款及理賠流程。填寫后，收發(fā)崗需與寄件人核對(duì)信息，確認(rèn)無(wú)誤后方可封箱。（四）交接與寄出1.寄件人將包裹、《快遞發(fā)送申請(qǐng)表》交至收發(fā)崗，收發(fā)崗核對(duì)：包裝是否符合要求；面單信息與申請(qǐng)表是否一致；保價(jià)、費(fèi)用承擔(dān)等條款是否清晰。2.核對(duì)無(wú)誤后，收發(fā)崗聯(lián)系合作快遞公司上門取件，或由寄件人自行送件（需在臺(tái)賬中登記快遞單號(hào)）；3.收發(fā)崗留存面單存根（或單號(hào)），并在《發(fā)件臺(tái)賬》中記錄寄出時(shí)間、單號(hào)、收件人、物品類型等信息。（五）物流跟蹤與反饋重要快遞（如合同、樣品、高價(jià)值物品）：寄件人需通過(guò)快遞公司官網(wǎng)或APP跟蹤物流進(jìn)度，確認(rèn)收件人簽收后，及時(shí)反饋給部門負(fù)責(zé)人或相關(guān)同事；若出現(xiàn)快遞延誤、丟失、破損等問(wèn)題，寄件人需第一時(shí)間聯(lián)系快遞公司客服，留存溝通記錄（如截圖、錄音），并上報(bào)行政部協(xié)助處理，必要時(shí)啟動(dòng)理賠流程。五、特殊情況處理細(xì)則（一）到付件處理收件人承擔(dān)費(fèi)用的到付件：收發(fā)崗?fù)ㄖ獣r(shí)需注明“到付件，費(fèi)用金額”，收件人領(lǐng)取時(shí)需當(dāng)場(chǎng)支付費(fèi)用（可選擇微信、現(xiàn)金等方式），收發(fā)崗需在臺(tái)賬中記錄費(fèi)用金額；公司承擔(dān)費(fèi)用的到付件：需附《快遞發(fā)送申請(qǐng)表》（注明“到付”“公司承擔(dān)”），經(jīng)審批后由收發(fā)崗支付，費(fèi)用納入部門成本。（二）破損/丟失件處理簽收前發(fā)現(xiàn)破損：收發(fā)崗當(dāng)場(chǎng)拒收，要求快遞員在面單上注明破損情況并簽字，拍攝照片后上報(bào)行政部，由行政部與快遞公司協(xié)商退款或重發(fā)；簽收后發(fā)現(xiàn)問(wèn)題：收件人需在24小時(shí)內(nèi)聯(lián)系收發(fā)崗，提供照片、視頻等證據(jù)，收發(fā)崗協(xié)助聯(lián)系快遞公司，按理賠流程提交材料（如面單、破損證明、物品價(jià)值憑證等）。（三）涉密/敏感件處理涉及公司機(jī)密、客戶隱私、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的快遞，需：使用加密信封或文件袋包裝，面單隱去敏感信息（如“合同”可標(biāo)注為“文件”）；指定專人收發(fā)，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員接觸；選擇安全可靠的快遞公司（如簽訂保密協(xié)議的合作方），必要時(shí)保價(jià)并全程跟蹤物流，確保信息不泄露。（四）大件/批量快遞處理部門需發(fā)送大件（如辦公設(shè)備、批量樣品）或批量快遞時(shí)，需：提前1-2個(gè)工作日與行政部溝通，說(shuō)明物品重量、體積、數(shù)量、目的地等信息；由行政部協(xié)調(diào)合作快遞公司，議價(jià)后安排上門取件，確保運(yùn)輸成本合理、服務(wù)高效；批量發(fā)件需統(tǒng)一填寫《快遞發(fā)送申請(qǐng)表》，注明“批量發(fā)件”，附收件人信息清單（需部門負(fù)責(zé)人審批）。六、管理要求與保障措施（一）責(zé)任追溯機(jī)制收發(fā)崗人員因疏忽導(dǎo)致快遞丟失、信息登記錯(cuò)誤或泄露的，視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、績(jī)效扣減；員工違規(guī)收發(fā)違禁品、虛報(bào)快遞費(fèi)用或因個(gè)人失誤導(dǎo)致快遞損失的，需承擔(dān)相應(yīng)賠償責(zé)任，情節(jié)嚴(yán)重的按公司制度處理。（二）安全管理要求嚴(yán)禁收發(fā)違禁物品（如易燃易爆品、管制刀具、危險(xiǎn)品、侵權(quán)商品等），收發(fā)崗發(fā)現(xiàn)可疑快遞需立即上報(bào)行政部，必要時(shí)報(bào)警；快遞存放區(qū)域需防盜、防潮、防火，下班前需清理未領(lǐng)取快遞，鎖閉存放柜/區(qū)域；涉及個(gè)人隱私的快遞（如員工網(wǎng)購(gòu)物品），收發(fā)崗需尊重隱私，僅登記必要信息，領(lǐng)取時(shí)需收件人本人確認(rèn)。（三）成本控制措施行政部需與優(yōu)質(zhì)快遞公司簽訂合作協(xié)議，約定價(jià)格、服務(wù)時(shí)效、理賠條款等，員工發(fā)快遞優(yōu)先選擇合作快遞；非必要情況下，避免使用“特快專遞”“加急件”等高價(jià)服務(wù)，同城件優(yōu)先選擇經(jīng)濟(jì)型快遞；到付件原則上由個(gè)人承擔(dān)，確因工作需要由公司承擔(dān)的，需附審批單并說(shuō)明理由。（四）記錄管理規(guī)范《快遞收發(fā)臺(tái)賬》《發(fā)件臺(tái)賬》需至少保存1年，電子臺(tái)賬需定期備份（如每月導(dǎo)出至云端），紙質(zhì)臺(tái)賬需妥善保管，防止丟失、涂改；七、監(jiān)督與考核（一）日常監(jiān)督行政部每月抽查快遞收發(fā)臺(tái)賬，檢查流程執(zhí)行情況，重點(diǎn)關(guān)注：快遞登記是否完整、準(zhǔn)確；異常件（破損、到付、滯留）的處理是否合規(guī)；發(fā)件申請(qǐng)與審批是否齊全，費(fèi)用是否超支。（二）違規(guī)處理對(duì)發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為（如未登記私拆快遞、虛報(bào)發(fā)件費(fèi)用、收發(fā)違禁品），行政部將：出具《整改通知書》，要求責(zé)任部門/人員限期整改；對(duì)情節(jié)嚴(yán)重或?qū)医滩桓牡?，給予通報(bào)批評(píng)、績(jī)效扣減，直至追究法律責(zé)任。（三）優(yōu)化反饋設(shè)立“快遞管理意見(jiàn)箱”（或線上反饋渠道），鼓勵(lì)員工對(duì)流程效率、服務(wù)質(zhì)量提出建議，行政部每季度匯總意見(jiàn)，優(yōu)化流程機(jī)制，提升管理水平