一、修訂背景與目的伴隨企業(yè)業(yè)務(wù)多元化發(fā)展、財稅法規(guī)體系持續(xù)完善，以及數(shù)字化轉(zhuǎn)型進(jìn)程加快，原有會計檔案管理細(xì)則在合規(guī)性覆蓋、電子檔案管理、跨部門協(xié)作效率等方面亟待優(yōu)化。本次修訂以《會計檔案管理辦法》（財政部、國家檔案局令第79號）、《電子會計檔案管理規(guī)范》為依據(jù)，結(jié)合企業(yè)實際運營場景，旨在實現(xiàn)會計檔案“全生命周期合規(guī)管理、安全可控、高效利用”三大目標(biāo)，為財務(wù)數(shù)據(jù)追溯、審計風(fēng)控、決策支持提供堅實保障。二、總則（一）適用范圍本細(xì)則適用于企業(yè)及所屬全資、控股子公司的會計檔案管理，涵蓋紙質(zhì)會計檔案與電子會計檔案的形成、歸檔、保管、利用、鑒定及銷毀全流程。（二）管理職責(zé)1.財務(wù)部門：負(fù)責(zé)會計資料的日常歸集、整理、初審，確保檔案內(nèi)容真實、完整、合規(guī)；2.檔案管理部門：統(tǒng)籌檔案的保管、借閱審批、鑒定銷毀，牽頭搭建電子檔案管理系統(tǒng)；3.審計、風(fēng)控部門：參與檔案鑒定、監(jiān)督銷毀流程，核查檔案利用的合規(guī)性；4.各業(yè)務(wù)部門：配合提供業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)的會計憑證附件（如合同、驗收單等），協(xié)助檔案追溯核查。三、會計檔案的范圍與分類（一）紙質(zhì)會計檔案1.會計憑證類：原始憑證（含發(fā)票、收據(jù)、合同附件等）、記賬憑證（含科目匯總表、分錄憑證）及相關(guān)說明材料；2.會計賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬（現(xiàn)金、銀行存款日記賬）、固定資產(chǎn)卡片（報廢清理后保管5年）、輔助賬簿；3.財務(wù)報告類：年度財務(wù)會計報告（含審計報告）、月度/季度財務(wù)報表、專項財務(wù)分析報告；4.其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊/保管清冊/銷毀清冊、會計政策變更說明等。（二）電子會計檔案1.以電子形式生成的會計憑證、賬簿、報表（如ERP系統(tǒng)自動生成的記賬憑證、電子發(fā)票）；2.電子會計資料的元數(shù)據(jù)、備份文件（需與紙質(zhì)檔案建立關(guān)聯(lián)標(biāo)識）；3.會計信息化系統(tǒng)的配置文件、操作日志（記錄檔案生成、修改軌跡）。四、會計檔案的形成與歸檔（一）日常管理要求1.財務(wù)人員需在業(yè)務(wù)發(fā)生后3個工作日內(nèi)完成原始憑證的粘貼、審核，確保憑證要素（日期、金額、簽章）完整；2.記賬憑證需與原始憑證一一對應(yīng)，摘要清晰反映業(yè)務(wù)實質(zhì)，附件張數(shù)標(biāo)注準(zhǔn)確；3.電子會計資料需在系統(tǒng)內(nèi)完成“歸檔標(biāo)記”，確保與紙質(zhì)檔案編號一致，元數(shù)據(jù)（如創(chuàng)建時間、修改人）完整留存。（二）歸檔流程1.月度歸檔：每月結(jié)束后10日內(nèi)，財務(wù)部門完成記賬憑證裝訂（封面標(biāo)注年度、月份、冊數(shù)），與紙質(zhì)報表一并移交檔案部門；2.年度歸檔：次年3月底前，完成年度賬簿（總賬、明細(xì)賬）、年度財務(wù)報告的整理，電子檔案需同步完成“歸檔校驗”（確?？勺x性、防篡改性）；3.特殊檔案歸檔：銀行對賬單、納稅申報表等按月/季收集，年度終了后集中歸檔；會計檔案移交清冊由交接雙方簽字確認(rèn)，永久留存。五、保管與防護(hù)措施（一）保管期限會計憑證、會計賬簿（含輔助賬簿）、會計檔案移交清冊：三十年；月度/季度財務(wù)報告、銀行對賬單、納稅申報表：十年；年度財務(wù)報告（含審計報告）、會計檔案保管清冊/銷毀清冊：永久；固定資產(chǎn)卡片：報廢清理后五年。（二）紙質(zhì)檔案保管要求1.檔案庫房需滿足“七防”（防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光），溫濕度控制在溫度14-24℃、相對濕度45%-60%；2.檔案柜需采用防磁、防腐蝕材質(zhì)，憑證、賬簿需分類上架，標(biāo)注檢索編號；3.每半年開展一次檔案盤點，核對賬實一致性，形成《檔案盤點報告》。（三）電子檔案保管要求1.電子檔案存儲于專用服務(wù)器（或合規(guī)云平臺），實行“雙備份”（本地+異地），每月進(jìn)行一次完整性校驗；2.電子檔案需設(shè)置訪問權(quán)限（財務(wù)總監(jiān)、檔案管理員、審計人員分級授權(quán)），操作日志永久留存；3.存儲介質(zhì)（如硬盤、光盤）需定期檢測，超5年的介質(zhì)需遷移至新載體，確保數(shù)據(jù)可讀性。六、檔案利用與借閱管理（一）內(nèi)部利用1.員工因工作需要借閱檔案，需填寫《會計檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)經(jīng)理審批；3.借閱期限不超過15日，逾期需辦理續(xù)借手續(xù)，檔案歸還時需經(jīng)檔案管理員核查完整性。（二）外部調(diào)閱1.稅務(wù)、審計等外部單位調(diào)閱檔案，需出具正式介紹信及經(jīng)辦人有效證件，經(jīng)總經(jīng)理審批后，由財務(wù)、檔案部門共同監(jiān)督查閱；七、鑒定與銷毀管理（一）定期鑒定每五年由檔案管理部門牽頭，成立“會計檔案鑒定小組”（成員含財務(wù)、審計、風(fēng)控人員），對超期檔案的“保存價值、關(guān)聯(lián)風(fēng)險”進(jìn)行評估，形成《會計檔案鑒定意見書》。（二）銷毀流程1.編制清冊：對確無保存價值的檔案，分類編制《會計檔案銷毀清冊》（含檔案編號、內(nèi)容、保管期限、鑒定意見）；2.審批簽字：清冊經(jīng)總經(jīng)理審批后，報檔案管理部門備案；3.監(jiān)督銷毀：紙質(zhì)檔案由兩人以上監(jiān)銷，銷毀后在清冊上簽字；電子檔案需通過“不可逆刪除工具”徹底清除，留存銷毀日志。八、監(jiān)督與責(zé)任追究（一）日常監(jiān)督檔案管理部門每季度抽查檔案管理合規(guī)性，重點檢查：電子檔案備份完整性、借閱審批流程、銷毀清冊簽字情況，形成《檔案管理合規(guī)報告》。（二）違規(guī)處理1.對篡改、損毀、隱匿會計檔案的，視情節(jié)給予行政處分（如警告、降職），涉及違法的移交司法機(jī)關(guān)；2.因管理不善導(dǎo)致檔案丟失、泄密的，追究直接責(zé)任人及部門負(fù)責(zé)人責(zé)任，扣減年度績效。九、附則1.本細(xì)則自發(fā)布之日起施行，原有細(xì)則同時廢止；2.本細(xì)則由企業(yè)財務(wù)部、檔案管理部負(fù)責(zé)解釋，未盡事宜