檔案文獻(xiàn)制度一、總則（一）目的本檔案文獻(xiàn)制度旨在規(guī)范公司/組織檔案文獻(xiàn)的管理，確保檔案文獻(xiàn)的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和可利用性，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供有力的支持和保障。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工在檔案文獻(xiàn)形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)檔案文獻(xiàn)的統(tǒng)一管理，確保檔案文獻(xiàn)管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則：檔案文獻(xiàn)應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，保證檔案文獻(xiàn)內(nèi)容的真實(shí)性和完整性。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案文獻(xiàn)的安全防護(hù)措施，確保檔案文獻(xiàn)的安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案文獻(xiàn)的泄露。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案文獻(xiàn)管理流程，提高檔案文獻(xiàn)的檢索和利用效率，為公司/組織的決策、業(yè)務(wù)開展等提供便捷的服務(wù)。二、檔案文獻(xiàn)管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司/組織設(shè)立檔案管理部門，負(fù)責(zé)全面統(tǒng)籌和管理檔案文獻(xiàn)工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案文獻(xiàn)管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公司/組織的檔案文獻(xiàn)管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案文獻(xiàn)的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、編研和利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案文獻(xiàn)管理工作，對(duì)兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。4.參與公司/組織重大活動(dòng)、項(xiàng)目等檔案文獻(xiàn)的形成、積累和整理工作。5.負(fù)責(zé)檔案文獻(xiàn)管理設(shè)施設(shè)備的配置、維護(hù)和更新，確保檔案文獻(xiàn)管理工作的正常開展。（二）兼職檔案員各部門設(shè)立兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案文獻(xiàn)的收集、整理和初步保管工作，并定期向檔案管理部門移交。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)本部門檔案文獻(xiàn)的日常收集、整理和分類，確保檔案文獻(xiàn)的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門整理好的檔案文獻(xiàn)移交至檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案文獻(xiàn)的清查、核對(duì)等工作。4.參與本部門檔案文獻(xiàn)的利用工作，為部門工作提供檔案支持。三、檔案文獻(xiàn)的分類與編號(hào)（一）分類標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)特點(diǎn)和檔案文獻(xiàn)的形成規(guī)律，將檔案文獻(xiàn)分為以下幾大類：1.行政管理類：包括公司/組織的各類行政文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度等。2.業(yè)務(wù)管理類：涵蓋公司/組織各業(yè)務(wù)部門在業(yè)務(wù)開展過程中形成的文件、合同、協(xié)議、業(yè)務(wù)報(bào)表等。3.人事檔案類：包括員工的個(gè)人基本信息、招聘錄用、培訓(xùn)考核、薪酬福利、獎(jiǎng)懲任免等檔案材料。4.財(cái)務(wù)檔案類：包含公司/組織的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)文件。5.項(xiàng)目檔案類：針對(duì)公司/組織的各類項(xiàng)目，包括項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究、設(shè)計(jì)方案、施工過程、竣工驗(yàn)收等各個(gè)階段形成的文件。6.聲像檔案類：以照片、錄音、錄像等形式記錄公司/組織重要活動(dòng)、事件等的檔案資料。7.實(shí)物檔案類：如公司/組織獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等實(shí)物檔案。（二）編號(hào)規(guī)則為便于檔案文獻(xiàn)的管理和檢索，對(duì)各類檔案文獻(xiàn)進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)采用“年度類別流水號(hào)”的結(jié)構(gòu)，具體規(guī)則如下：1.年度：用四位數(shù)字表示檔案文獻(xiàn)形成的年份，如“2023”。2.類別：根據(jù)檔案文獻(xiàn)的分類標(biāo)準(zhǔn)，用大寫字母表示相應(yīng)的類別，如“A”代表行政管理類，“B”代表業(yè)務(wù)管理類等。3.流水號(hào)：按照檔案文獻(xiàn)形成的先后順序，用阿拉伯?dāng)?shù)字依次編號(hào)，位數(shù)根據(jù)檔案數(shù)量確定。例如，一份2023年形成的行政管理類文件，編號(hào)為“2023A001”。四、檔案文獻(xiàn)的收集與整理（一）收集范圍各部門應(yīng)按照檔案管理部門的要求，及時(shí)收集本部門在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文件、資料、圖表、聲像等檔案文獻(xiàn)。收集范圍包括但不限于：1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本部門工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.本部門制定的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、規(guī)章制度、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的合同、協(xié)議、訂單、業(yè)務(wù)往來信函、技術(shù)文件、產(chǎn)品資料等。4.人事工作中產(chǎn)生的員工檔案材料、培訓(xùn)記錄、考核結(jié)果等。5.財(cái)務(wù)工作中的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。6.項(xiàng)目工作中形成的立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、施工記錄、驗(yàn)收文件等。7.公司/組織重大活動(dòng)、會(huì)議、接待等形成的照片、錄音、錄像等聲像資料。8.公司/組織獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等實(shí)物檔案。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)及時(shí)收集本部門的檔案文獻(xiàn)，確保檔案文獻(xiàn)的形成與工作進(jìn)程同步。2.收集的檔案文獻(xiàn)應(yīng)內(nèi)容完整、字跡清晰、格式規(guī)范，簽字蓋章等手續(xù)齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式的通用性和可讀性，并按照規(guī)定進(jìn)行備份存儲(chǔ)。4.聲像檔案應(yīng)圖像清晰、聲音完整，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由等信息。5.實(shí)物檔案應(yīng)妥善保管，保持其原始狀態(tài)，并附上相關(guān)說明。（三）整理方法檔案文獻(xiàn)的整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。整理工作包括分類、組卷、編目等環(huán)節(jié)，具體方法如下：1.分類：按照檔案文獻(xiàn)的分類標(biāo)準(zhǔn)，將收集到的檔案文獻(xiàn)進(jìn)行分類。2.組卷：將同一類別的檔案文獻(xiàn)按照一定的原則和方法進(jìn)行組卷。一般以問題、時(shí)間、重要程度等為依據(jù)，將相關(guān)的文件材料組合在一起形成一卷或若干卷。3.編目：對(duì)每一卷檔案文獻(xiàn)進(jìn)行編目，編制卷內(nèi)文件目錄。卷內(nèi)文件目錄應(yīng)包括序號(hào)、文件編號(hào)、責(zé)任者、文件題名、日期、頁號(hào)等項(xiàng)目。同時(shí)，編制案卷目錄，注明案卷編號(hào)、題名、年度、保管期限、密級(jí)、頁數(shù)等信息。五、檔案文獻(xiàn)的鑒定與保管期限劃分（一）鑒定原則檔案文獻(xiàn)的鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地分析、以維護(hù)公司/組織利益為出發(fā)點(diǎn)的原則，準(zhǔn)確判定檔案文獻(xiàn)是否具有保存價(jià)值。（二）鑒定方法成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家及兼職檔案員等組成。鑒定小組按照以下方法對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行鑒定：1.審查檔案文獻(xiàn)的內(nèi)容：包括文件的主題、重要性、涉及范圍、對(duì)公司/組織工作的影響等。2.分析檔案文獻(xiàn)的形成背景：考慮文件產(chǎn)生的歷史時(shí)期、公司/組織的發(fā)展階段、業(yè)務(wù)需求等因素。3.參考檔案文獻(xiàn)的利用情況：了解檔案文獻(xiàn)在過去的利用頻率和價(jià)值，判斷其未來的利用可能性。（三）保管期限劃分根據(jù)檔案文獻(xiàn)的鑒定結(jié)果，將檔案文獻(xiàn)的保管期限劃分為永久、長期和短期三種：1.永久保管：凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司/組織有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案文獻(xiàn)，列為永久保管。如公司章程、重大決策文件、重要合同協(xié)議、財(cái)務(wù)決算等。2.長期保管：在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案文獻(xiàn)，列為長期保管。保管期限一般為15年至50年。如一般性業(yè)務(wù)文件、重要會(huì)議記錄、人事檔案等。3.短期保管：在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司/組織工作有參考參考價(jià)值的檔案文獻(xiàn)，列為短期保管。保管期限一般為5年以下。如一般性通知、臨時(shí)性報(bào)表等。六、檔案文獻(xiàn)的保管（一）保管場(chǎng)所檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等，確保檔案文獻(xiàn)的安全保管。檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案：應(yīng)按照分類、編號(hào)順序排列上架保管，做到存放有序，便于查找。對(duì)于珍貴、易損的紙質(zhì)檔案，應(yīng)采取特殊的保護(hù)措施，如復(fù)制備份、裝裱等。2.電子檔案：應(yīng)按照存儲(chǔ)介質(zhì)的不同進(jìn)行分類存儲(chǔ)，定期進(jìn)行備份，并建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，便于檢索和利用。同時(shí)，要采取防病毒、防數(shù)據(jù)丟失等安全措施。3.聲像檔案：應(yīng)將照片、錄音、錄像等資料整理編目后，分別存放于專門的檔案盒或存儲(chǔ)設(shè)備中，并注明相關(guān)信息。對(duì)于重要的聲像檔案，應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化處理，以便長期保存和利用。4.實(shí)物檔案：應(yīng)將實(shí)物檔案妥善存放于專門的展示柜或保管箱中，并附上詳細(xì)的說明材料。（三）檔案保管制度1.建立檔案庫房管理制度：明確檔案庫房的使用規(guī)定、安全防范措施、溫濕度控制要求等，確保檔案庫房的正常運(yùn)行。2.檔案定期清點(diǎn)制度：定期對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，確保檔案文獻(xiàn)的數(shù)量準(zhǔn)確、完整，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.檔案安全保密制度：加強(qiáng)檔案文獻(xiàn)的安全保密工作，嚴(yán)格限制無關(guān)人員進(jìn)入檔案庫房，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行保密教育，防止檔案文獻(xiàn)的泄露。4.檔案維護(hù)與更新制度：及時(shí)對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行維護(hù)和更新，如對(duì)破損的檔案進(jìn)行修復(fù)、對(duì)過期的檔案進(jìn)行鑒定銷毀等，確保檔案文獻(xiàn)的質(zhì)量。七、檔案文獻(xiàn)的利用（一）利用范圍公司/組織內(nèi)部員工因工作需要，可按照規(guī)定查閱、借閱檔案文獻(xiàn)。外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱、借閱檔案文獻(xiàn)的，須經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相應(yīng)的手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：員工可在檔案管理部門指定的場(chǎng)所查閱檔案文獻(xiàn)。查閱時(shí)，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助，并對(duì)查閱情況進(jìn)行登記。2.借閱：因工作需要借閱檔案文獻(xiàn)的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：對(duì)于需要復(fù)制的檔案文獻(xiàn)，申請(qǐng)人應(yīng)填寫復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，由檔案管理部門按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案文獻(xiàn)應(yīng)加蓋檔案管理部門的印章，并注明復(fù)制日期。（三）利用登記與歸還檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案文獻(xiàn)的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用時(shí)間、利用人、利用目的、檔案名稱及數(shù)量等信息。利用完畢后，利用人應(yīng)及時(shí)將檔案文獻(xiàn)歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案文獻(xiàn)進(jìn)行檢查，確保檔案文獻(xiàn)的完整無損。八、檔案文獻(xiàn)的統(tǒng)計(jì)與編研（一）統(tǒng)計(jì)工作檔案管理部門應(yīng)建立檔案文獻(xiàn)統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案文獻(xiàn)的收集、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案文獻(xiàn)的數(shù)量、種類、保管期限、利用人次、利用頻率等。通過統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案文獻(xiàn)管理工作中存在的問題，為改進(jìn)管理工作提供依據(jù)。（二）編研工作檔案管理部門應(yīng)根據(jù)公司/組織的發(fā)展需求和檔案文獻(xiàn)的實(shí)際情況，開展檔案文獻(xiàn)的編研工作。編研成果可以包括檔案文獻(xiàn)匯編、專題資料集、大事記、組織沿革等。編研工作應(yīng)注重實(shí)用性和針對(duì)性，為公司/組織的決策、宣傳、文化建設(shè)等提供有力的支持。九、檔案文獻(xiàn)的銷毀（一）銷毀范圍對(duì)于保管期限已滿且經(jīng)過鑒定確無保存價(jià)值的檔案文獻(xiàn)，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。銷毀范圍包括紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案等。（二）銷毀程序1.檔案管理部門提出銷毀意見，填寫檔案銷毀申請(qǐng)表，注明擬銷毀檔