檔案歸檔處理制度一、總則（一）目的為了加強本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本檔案歸檔處理制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門在各項工作活動中形成的具有保存價值的各種文件、資料、圖表、聲像等不同形式的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織設(shè)立專門的檔案管理機構(gòu)或指定專人負責(zé)檔案管理工作，對各類檔案實行集中統(tǒng)一管理。2.真實性原則：歸檔的檔案必須是真實反映公司/組織各項工作活動的原始記錄，不得偽造、篡改。3.完整性原則：確保檔案內(nèi)容的全面、完整，涵蓋公司/組織工作的各個方面，避免重要信息遺漏。4.系統(tǒng)性原則：按照檔案形成的規(guī)律和特點，對檔案進行科學(xué)分類、編號、排列，保持檔案之間的有機聯(lián)系。5.保密性原則：嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機密的檔案進行妥善保管，防止泄露。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機構(gòu)設(shè)置公司/組織設(shè)立檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負責(zé)檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本公司/組織檔案管理規(guī)章制度并組織實施。2.負責(zé)收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用本公司/組織的各類檔案。3.指導(dǎo)各部門的文件材料收集、整理和歸檔工作，對歸檔工作進行監(jiān)督檢查。4.開展檔案信息化建設(shè)，推進檔案管理現(xiàn)代化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。5.組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。6.參與公司/組織重大活動和重要項目的檔案管理工作，確保檔案的完整和準(zhǔn)確。（三）各部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)本部門文件材料的收集、整理和歸檔工作，確保文件材料的及時、準(zhǔn)確和完整。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.積極配合檔案管理部門開展檔案管理工作，提供必要的支持和協(xié)助。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織在各項工作活動中形成的文件、資料、圖表、聲像等不同形式的材料，包括但不限于：行政管理文件，如公司決議、通知、報告、請示等。業(yè)務(wù)管理文件，如合同協(xié)議、項目計劃、業(yè)務(wù)報表等。財務(wù)文件，如會計憑證、賬簿、報表等。人事管理文件，如員工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄等。技術(shù)文件，如研發(fā)報告、技術(shù)圖紙、工藝文件等。聲像檔案，如照片、錄音、錄像等。2.上級機關(guān)、外單位發(fā)來的與本公司/組織有關(guān)的文件、資料。3.本公司/組織對外發(fā)出的文件、資料的底稿及相關(guān)回執(zhí)。（二）收集要求1.各部門應(yīng)建立健全文件材料收集制度，明確專人負責(zé)收集工作，確保文件材料的及時收集。2.收集的文件材料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、損壞。3.對于重要文件材料，應(yīng)收集原件；如無法收集原件，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明原件保存地點。4.聲像檔案應(yīng)同時收集文字說明材料，包括拍攝時間、地點、人物、內(nèi)容等。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價值，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、保管、查閱和統(tǒng)計。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案分為不同的類別，如行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、財務(wù)類、人事管理類、技術(shù)類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，以便于識別和管理。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。3.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。裝訂時應(yīng)注意保持文件的原貌，不得壓字、掉頁。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，以便于查閱和檢索。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、編號、起止日期等信息。四、檔案的歸檔（一）歸檔時間1.各部門應(yīng)在每年[具體時間]前，將上一年度形成的檔案整理完畢，并移交至檔案管理部門。2.對于重大活動、重要項目等形成的檔案，應(yīng)在活動結(jié)束或項目完成后[規(guī)定時間]內(nèi)及時歸檔。（二）歸檔程序1.各部門檔案管理人員對整理好的檔案進行初步審核，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.填寫檔案移交清單，詳細注明檔案的類別、編號、題名、日期、保管期限等信息，并簽字確認。3.將檔案移交清單一式兩份，一份由移交部門留存，一份隨檔案一并移交至檔案管理部門。4.檔案管理部門對接收的檔案進行再次審核，核對檔案移交清單與檔案內(nèi)容是否一致。審核無誤后，辦理檔案接收手續(xù)，并在檔案移交清單上簽字確認。（三）歸檔要求1.歸檔的檔案應(yīng)符合整理要求，分類準(zhǔn)確、編號清晰、編目規(guī)范。2.檔案應(yīng)裝訂整齊、牢固，無金屬物，保持檔案的整潔和美觀。3.聲像檔案應(yīng)同時歸檔文字說明材料，并進行數(shù)字化處理，確保聲像檔案的長期保存和有效利用。4.電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲方式進行整理和歸檔，確保電子檔案的真實性、完整性和可讀性。五、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照類別、編號順序排列存放，便于查閱和管理。2.電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，并進行備份，備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.聲像檔案應(yīng)按照類別、編號順序排列存放，并進行數(shù)字化處理，存儲在電子存儲設(shè)備上。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映本公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對本公司/組織有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。長期保管的檔案：凡是反映本公司/組織一般工作活動，在較長時間內(nèi)對本公司/組織有查考利用價值的檔案，列為長期保管。長期保管期限為[具體年限]。短期保管的檔案：凡是反映本公司/組織局部工作活動，在較短時間內(nèi)對本公司/組織有查考利用價值的檔案，列為短期保管。短期保管期限為[具體年限]。2.檔案保管期限的確定，應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和本公司/組織的實際情況，由檔案管理部門會同相關(guān)部門共同研究決定。（四）檔案的鑒定與銷毀1.檔案管理部門應(yīng)定期對保管期滿的檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門會同相關(guān)部門組成鑒定小組進行。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容和價值等因素，對檔案進行全面審查，提出存毀意見。3.對擬銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊，詳細注明檔案的類別、編號、題名、日期、保管期限等信息，并經(jīng)公司/組織負責(zé)人批準(zhǔn)。4.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點進行，由專人負責(zé)監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認。5.嚴禁擅自銷毀檔案，對于仍有保存價值的檔案，應(yīng)延長保管期限。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.本公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，并經(jīng)所在部門負責(zé)人批準(zhǔn)。2.外單位人員查閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，并經(jīng)本公司/組織檔案管理部門負責(zé)人批準(zhǔn)。涉及重要檔案或機密檔案的查閱，還應(yīng)經(jīng)公司/組織負責(zé)人批準(zhǔn)。（二）查閱程序1.查閱人員憑批準(zhǔn)的檔案查閱申請表或單位介紹信到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門工作人員根據(jù)查閱人員的申請，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。3.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時間和地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案管理部門。如需復(fù)印或摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門工作人員同意，并按照規(guī)定的程序辦理手續(xù)。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（三）利用限制1.查閱和利用檔案應(yīng)遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和本公司/組織的保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。2.檔案的查閱和利用應(yīng)僅限于批準(zhǔn)的目的，不得用于其他用途。3.對于涉及公司/組織機密的檔案，應(yīng)嚴格控制查閱范圍和審批程序，確保檔案安全。七、檔案的統(tǒng)計與移交（一）檔案統(tǒng)計1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.檔案統(tǒng)計應(yīng)做到及時、準(zhǔn)確、完整，定期向上級主管部門和本公司/組織領(lǐng)導(dǎo)報送檔案統(tǒng)計報表。（二）檔案移交1.本公司/組織因機構(gòu)調(diào)整、撤銷、合并等原因，需要進行