國土檔案制度范本一、總則（一）目的為了加強國土檔案管理，確保國土檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮國土檔案在國土資源管理、經(jīng)濟建設和社會發(fā)展中的作用，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國土地管理法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織在國土資源管理活動中形成的各類檔案，包括但不限于土地規(guī)劃、土地出讓、土地登記、土地執(zhí)法監(jiān)察等業(yè)務檔案，以及與國土工作相關(guān)的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則國土檔案由本公司/組織檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則檔案內(nèi)容必須真實反映國土資源管理活動的實際情況，數(shù)據(jù)準確、手續(xù)完備。3.分類科學原則按照國土檔案的形成規(guī)律和特點，進行科學分類，便于保管和利用。4.安全保密原則采取有效措施，確保國土檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理部門設立專門的檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負責本公司/組織國土檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本公司/組織國土檔案管理制度并組織實施。2.負責收集、整理、保管、統(tǒng)計和利用本公司/組織的國土檔案，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全。3.對各部門形成的國土檔案進行指導、監(jiān)督和檢查，確保檔案的質(zhì)量和歸檔工作的及時完成。4.開展檔案信息化建設，推進國土檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務水平。5.組織檔案業(yè)務培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)和工作能力。6.參與檔案鑒定、銷毀等工作，按照規(guī)定程序處理到期檔案和不需要保存的檔案。（三）各部門職責1.負責本部門國土檔案的形成、積累和整理工作，確保檔案材料的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，及時將整理好的檔案移交檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.土地規(guī)劃類檔案包括土地利用總體規(guī)劃、專項規(guī)劃、詳細規(guī)劃等編制過程中形成的數(shù)據(jù)、圖表、文本等資料。2.土地出讓類檔案土地出讓合同、出讓金繳納憑證、土地成交確認書、地籍圖等相關(guān)文件。3.土地登記類檔案土地登記申請書、地籍調(diào)查表、宗地圖、土地權(quán)屬來源證明、土地登記審批表等。4.土地執(zhí)法監(jiān)察類檔案違法案件立案、調(diào)查、處理過程中形成的文件、資料、證據(jù)等。5.其他與國土工作相關(guān)的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等，如會議紀要、調(diào)研報告、統(tǒng)計報表等。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案收集工作，確保檔案材料及時、完整地收集。2.收集的檔案應符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標準的要求，內(nèi)容真實、準確、完整。3.對收集到的檔案材料，應進行初步整理，剔除重復、無效的材料，確保檔案的質(zhì)量。（三）整理方法1.分類按照國土檔案的類別，分為土地規(guī)劃、土地出讓、土地登記、土地執(zhí)法監(jiān)察等大類，再根據(jù)具體業(yè)務內(nèi)容進行細分。2.編號為每一份檔案編制唯一的編號，編號應具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于查找和管理。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，以便快速檢索和利用。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案保管（一）保管場所1.設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房應保持清潔、通風良好，溫度、濕度應符合國家規(guī)定的標準。3.檔案庫房應配備必要的消防器材、防蟲藥品、溫濕度調(diào)節(jié)設備等。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應分類存放于檔案柜中，檔案柜應排列整齊，便于查找。2.電子檔案應存儲在專用的存儲設備上，并進行備份，備份存儲設備應異地存放。3.對重要的國土檔案，應采取特殊的保管措施，如加密存儲、專人保管等。（三）保管期限根據(jù)國土檔案的重要程度和利用價值，確定檔案的保管期限，分為永久、長期和短期。1.永久保管的檔案反映本公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對本公司/組織和國家具有長遠利用價值的檔案。2.長期保管的檔案在較長時間內(nèi)對本公司/組織工作有查考利用價值的檔案，保管期限一般為16年至50年。3.短期保管的檔案在較短時間內(nèi)對本公司/組織工作有查考利用價值的檔案，保管期限一般為5年以下。（四）檔案清查1.定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況符合要求。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、編號、題名、日期、保管期限等信息是否準確，檔案是否完整、有無損壞等。3.對清查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時采取措施進行處理，如補充檔案材料、修復損壞檔案等。五、檔案利用（一）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱國土檔案。2.上級主管部門、政府部門及其他相關(guān)單位因工作需要查閱國土檔案。3.司法機關(guān)因辦案需要查閱國土檔案。（二）利用手續(xù)1.本公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.上級主管部門、政府部門及其他相關(guān)單位查閱檔案，需出具單位介紹信，注明查閱目的、范圍等內(nèi)容，經(jīng)檔案管理部門負責人批準后查閱。3.司法機關(guān)查閱檔案，需出具相關(guān)法律文書，經(jīng)檔案管理部門負責人審核后查閱。（三）利用方式1.查閱檔案應在檔案管理部門指定的場所進行，不得擅自將檔案帶出。2.如需復印、拍照檔案材料，應經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.查閱檔案時，應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損等。（四）利用登記檔案管理部門應對檔案利用情況進行詳細登記，包括利用時間、利用人員姓名、單位、查閱內(nèi)容、利用目的等信息。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務部門負責人及檔案管理人員組成，負責對到期檔案進行鑒定。（二）鑒定標準根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，對到期檔案進行鑒定，確定是否需要繼續(xù)保存。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案管理部門負責人審核、本公司/組織主管領導批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應在指定的場所進行，并由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務部門人員共同監(jiān)銷，確保銷毀徹底。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應在《檔案銷毀清冊》上簽字確認，并將《檔案銷毀清冊》存檔。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立完善的國土檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理效率和服務水平。（二）信息化建設內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對紙質(zhì)檔案進行掃描、圖像處理等數(shù)字化加工，形成電子檔案，并進行分類存儲。2.系統(tǒng)建設開發(fā)或選用適合本公司/組織的國土檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的錄入、檢索、借閱、統(tǒng)計等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、訪問控制等措施，確保國土檔案信息化數(shù)據(jù)的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應熟練掌握信息化管理系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運行。2.及時將新形