檔案四參加制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司/組織檔案管理工作，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項工作中的作用，特制定本檔案四參加制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門、各分支機(jī)構(gòu)以及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的相關(guān)活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實完整原則：檔案內(nèi)容必須真實反映公司/組織各項工作的實際情況，保證檔案的完整性，不得遺漏重要信息。3.集中統(tǒng)一原則：公司/組織檔案實行集中統(tǒng)一管理，明確檔案管理部門的職責(zé)，避免檔案分散、混亂。4.方便利用原則：在確保檔案安全的前提下，充分考慮檔案利用的便利性，提高檔案服務(wù)效率。二、檔案四參加制度的具體內(nèi)容（一）參加文件材料形成過程1.職責(zé)分工檔案管理部門應(yīng)主動介入公司/組織重要文件材料的形成過程，與各部門保持密切溝通。各部門在文件材料起草、審核、簽發(fā)等環(huán)節(jié)，應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)與檔案管理部門對接，確保文件材料的格式、內(nèi)容等符合檔案管理要求。2.指導(dǎo)與監(jiān)督檔案管理部門應(yīng)定期對各部門文件材料的形成情況進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，提供檔案管理方面的專業(yè)意見，如文件格式規(guī)范、內(nèi)容要素齊全性等。對于重要項目文件材料的形成，檔案管理部門應(yīng)全程跟蹤，確保文件材料能夠準(zhǔn)確反映項目進(jìn)展和成果，為后續(xù)檔案整理和利用奠定基礎(chǔ)。3.文件材料質(zhì)量要求文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、簽署齊全，采用耐久性強(qiáng)的書寫材料和載體。電子文件應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，具備可讀性和可保存性，同時應(yīng)進(jìn)行有效的備份和存儲管理。（二）參加重要會議1.會議文件收集檔案管理部門應(yīng)安排專人參加公司/組織重要會議，負(fù)責(zé)收集會議文件資料，包括會議通知、議程、報告、決議、紀(jì)要等。會議組織者應(yīng)在會議結(jié)束后及時將會議文件資料移交檔案管理部門，確保文件資料的完整性。2.會議文件整理檔案管理人員對收集到的會議文件進(jìn)行及時整理，按照會議主題、時間順序等進(jìn)行分類，剔除重復(fù)、無關(guān)的文件。對會議紀(jì)要進(jìn)行審核和完善，并與其他會議文件進(jìn)行關(guān)聯(lián)整理，以便于后續(xù)查詢和利用。3.會議文件保管與利用將整理好的會議文件進(jìn)行妥善保管，建立相應(yīng)的檔案目錄和索引體系，方便快速查找。根據(jù)公司/組織工作需要，及時提供會議文件供相關(guān)人員查閱和參考，為決策制定、工作回顧等提供依據(jù)。（三）參加重大活動1.活動文件資料收集檔案管理部門參與公司/組織重大活動時，負(fù)責(zé)收集活動過程中形成的各類文件資料，如活動策劃方案、活動現(xiàn)場照片、視頻資料、嘉賓簽到冊、活動成果報告等?；顒訄?zhí)行部門應(yīng)配合檔案管理部門做好文件資料的收集工作，確保資料的全面性和準(zhǔn)確性。2.活動文件資料整理與歸檔檔案管理人員對收集到的活動文件資料進(jìn)行細(xì)致整理，按照活動階段、文件類型等進(jìn)行分類歸檔。對照片、視頻等非紙質(zhì)文件進(jìn)行數(shù)字化處理，建立相應(yīng)的電子檔案，并與紙質(zhì)檔案進(jìn)行關(guān)聯(lián)，確保檔案信息的一致性。3.活動檔案的價值評估與長期保存對重大活動檔案進(jìn)行價值評估，根據(jù)其對公司/組織發(fā)展的重要性和歷史意義，確定檔案的保管期限。對于具有長期保存價值的活動檔案，采取安全可靠的存儲方式，確保檔案的完整性和可讀性，以便于后續(xù)的研究和借鑒。（四）參加項目驗收1.項目檔案審查在項目驗收階段，檔案管理部門應(yīng)參與項目檔案的審查工作，確保項目檔案能夠全面、準(zhǔn)確地反映項目建設(shè)過程和成果。審查項目檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性，包括項目前期文件、項目實施過程文件、項目驗收文件等。2.驗收意見反饋檔案管理部門根據(jù)項目檔案審查情況，出具書面驗收意見，對檔案存在的問題提出整改建議。項目建設(shè)部門應(yīng)根據(jù)檔案管理部門的意見及時進(jìn)行整改，確保項目檔案符合驗收要求。3.項目檔案歸檔與移交項目通過驗收后，項目建設(shè)部門應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，將項目檔案及時整理歸檔，并移交檔案管理部門統(tǒng)一保管。檔案管理部門對接收的項目檔案進(jìn)行再次審核，確保檔案質(zhì)量符合要求后，辦理正式移交手續(xù)。三、檔案管理部門職責(zé)（一）制度執(zhí)行與監(jiān)督1.負(fù)責(zé)檔案四參加制度的具體實施，確保制度在公司/組織內(nèi)得到有效執(zhí)行。2.定期對各部門檔案四參加制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）業(yè)務(wù)指導(dǎo)與培訓(xùn)1.為各部門提供檔案管理方面的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，解答檔案形成、整理、保管等過程中的疑問。2.組織開展檔案管理培訓(xùn)活動，提高員工的檔案意識和檔案管理技能，確保檔案四參加制度的有效落實。（三）檔案管理與維護(hù)1.按照檔案四參加制度的要求，負(fù)責(zé)公司/組織各類檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.不斷完善檔案管理設(shè)施設(shè)備，確保檔案存儲環(huán)境安全可靠，延長檔案使用壽命。（四）檔案信息化建設(shè)1.推進(jìn)檔案信息化工作，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索和利用。2.利用信息技術(shù)手段，對檔案四參加制度的執(zhí)行情況進(jìn)行動態(tài)跟蹤和管理，提高檔案管理工作效率。四、各部門職責(zé)（一）文件材料形成部門1.負(fù)責(zé)本部門文件材料的起草、審核、簽發(fā)等工作，確保文件材料符合檔案管理要求。2.按照檔案管理部門的指導(dǎo)意見，及時對文件材料進(jìn)行整理和歸檔，并在規(guī)定時間內(nèi)移交檔案管理部門。3.積極配合檔案管理部門參加重要會議、重大活動等，提供相關(guān)文件資料和信息支持。（二）會議組織部門1.在會議籌備和召開過程中，負(fù)責(zé)會議文件資料的準(zhǔn)備和收集工作，并在會議結(jié)束后及時移交檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理部門對會議文件進(jìn)行整理和歸檔，確保會議檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（三）活動執(zhí)行部門1.負(fù)責(zé)重大活動文件資料的收集和整理工作，配合檔案管理部門做好活動檔案的歸檔工作。2.按照檔案管理部門的要求，對活動照片、視頻等非紙質(zhì)文件進(jìn)行妥善保管，并及時提供數(shù)字化處理所需的資料。（四）項目建設(shè)部門1.在項目建設(shè)過程中，負(fù)責(zé)項目檔案的形成、收集、整理等工作，確保項目檔案真實、完整、準(zhǔn)確。2.配合檔案管理部門參加項目驗收工作，根據(jù)驗收意見及時整改項目檔案存在的問題，并在項目驗收后將檔案移交檔案管理部門。五、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織在各項工作中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式的材料。2.上級機(jī)關(guān)、其他單位發(fā)來的與本公司/組織有關(guān)的文件、函件等。3.公司/組織與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等文件。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案四參加制度的要求，及時將本部門形成的文件材料收集齊全，不得遺漏重要文件。2.收集的文件材料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造或銷毀。3.對于電子文件，應(yīng)確保其來源可靠、格式規(guī)范，并進(jìn)行有效的備份和存儲。（三）整理原則1.遵循文件形成規(guī)律：按照文件的形成時間、來源、內(nèi)容等進(jìn)行分類整理，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.便于保管和利用：采用科學(xué)合理的分類方法和編號體系，便于檔案的查找和借閱。3.保持文件原貌：整理過程中不得對文件內(nèi)容進(jìn)行隨意刪減或調(diào)整，確保文件的真實性和完整性。（四）整理方法1.分類：按照檔案的類別，如文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案等進(jìn)行分類。2.編號：為每一份檔案或檔案盒編制唯一的編號，便于管理和查詢。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，方便快速查找檔案。六、檔案保管與保護(hù)（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，確保庫房安全、整潔、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的溫濕度控制設(shè)備，保持庫房內(nèi)溫度在14℃24℃之間，相對濕度在45%60%之間。（二）保管方式1.對紙質(zhì)檔案采用檔案盒、檔案柜等方式進(jìn)行存放，按照分類和編號順序排列，便于查找和管理。2.對電子檔案采用磁盤、磁帶、光盤等存儲介質(zhì)進(jìn)行備份存儲，并建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)電子檔案的集中管理和快速檢索。3.對聲像檔案，如照片、視頻等，應(yīng)進(jìn)行分類整理，標(biāo)注相關(guān)信息，并采用合適的存儲方式進(jìn)行保管。（三）檔案保護(hù)措施1.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全和完整。2.對破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，延長檔案使用壽命。3.加強(qiáng)對檔案管理人員的安全教育，提高安全意識，防止檔案丟失、損壞或泄密。七、檔案利用與借閱（一）利用原則1.遵循合法、合理、安全的原則，確保檔案利用過程符合法律法規(guī)和公司/組織規(guī)定。2.優(yōu)先滿足公司/組織內(nèi)部工作需要，為各項業(yè)務(wù)活動提供支持和服務(wù)。3.在保證檔案安全的前提下，提高檔案利用效率，方便員工查閱和使用檔案。（二）利用方式1.查閱：員工可根據(jù)工作需要，到檔案管理部門查閱檔案。檔案管理人員應(yīng)提供必要的幫助和指導(dǎo)，確保查閱工作順利進(jìn)行。2.借閱：對于確需借出檔案的情況，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限和歸還要求。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、損壞或丟失檔案。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門可為其提供檔案復(fù)制服務(wù)。復(fù)制檔案應(yīng)注明出處，并加蓋檔案管理部門印章。（三）利用審批1.查閱、借閱檔案應(yīng)填寫相應(yīng)的申請表，注明利用目的、檔案名稱、利用時間等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，提交檔案管理部門審核。檔案管理部門根據(jù)檔案的保管期限、密級等情況進(jìn)行審批，決定是否提供利用。3.對于涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照公司/組織保密規(guī)定進(jìn)行審批和利用。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的保管期限合理，避免過度保管或保管期限不足。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、嚴(yán)格保密的原則，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確可靠。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組由檔案管理部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門和公司/組織內(nèi)部審計等人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實施。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等進(jìn)行綜合分析，判斷其是否仍具有保存價值。2.參考國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和公司/組織的實際情況，確定檔案的保管期限。3.對于已超過保管期限且無保存價值的檔案，填寫檔案銷毀申請表，經(jīng)鑒定小組審核、公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。（四）銷毀程序1.檔案銷毀前，應(yīng)