檔案評(píng)估制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案的利用價(jià)值，特制定本檔案評(píng)估制度。本制度旨在規(guī)范檔案評(píng)估工作流程，明確評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)和方法，保障公司檔案管理工作符合相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，為公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)提供有力的檔案支持。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位形成的各類檔案，包括但不限于文書檔案、科技檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案評(píng)估工作嚴(yán)格遵循國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保評(píng)估過程合法合規(guī)。2.客觀公正原則：評(píng)估過程應(yīng)客觀、公正，不受任何主觀因素干擾，以事實(shí)為依據(jù)，準(zhǔn)確反映檔案的實(shí)際狀況和價(jià)值。3.全面性原則：對(duì)檔案的評(píng)估應(yīng)涵蓋檔案的各個(gè)方面，包括內(nèi)容、質(zhì)量、保管狀況等，確保評(píng)估結(jié)果全面、準(zhǔn)確。4.保密性原則：在檔案評(píng)估過程中，涉及公司機(jī)密信息的檔案應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、評(píng)估機(jī)構(gòu)與人員（一）評(píng)估機(jī)構(gòu)公司設(shè)立檔案評(píng)估委員會(huì)，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌領(lǐng)導(dǎo)檔案評(píng)估工作。評(píng)估委員會(huì)由公司分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任主任，各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。評(píng)估委員會(huì)下設(shè)辦公室，掛靠公司綜合檔案室，負(fù)責(zé)檔案評(píng)估的日常組織和協(xié)調(diào)工作。（二）評(píng)估人員評(píng)估人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉公司業(yè)務(wù)流程和檔案管理規(guī)定。評(píng)估人員應(yīng)經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，取得相應(yīng)的資格證書。評(píng)估人員應(yīng)保持客觀公正的態(tài)度，遵守職業(yè)道德規(guī)范，不得泄露評(píng)估過程中涉及的公司機(jī)密信息。三、評(píng)估內(nèi)容與標(biāo)準(zhǔn)（一）檔案內(nèi)容評(píng)估1.完整性檔案應(yīng)涵蓋公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)形成的文件材料，不得有重大遺漏。每份檔案應(yīng)包含文件的正件、附件、底稿等，確保文件的完整性。2.準(zhǔn)確性檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確，與實(shí)際業(yè)務(wù)活動(dòng)相符。數(shù)據(jù)、事實(shí)等應(yīng)經(jīng)過核實(shí)，不得有虛假信息。3.關(guān)聯(lián)性檔案應(yīng)與公司業(yè)務(wù)活動(dòng)緊密相關(guān)，能夠反映業(yè)務(wù)活動(dòng)的全過程。不同檔案之間應(yīng)具有內(nèi)在的邏輯聯(lián)系，便于查閱和利用。（二）檔案質(zhì)量評(píng)估1.分類合理性檔案分類應(yīng)符合公司檔案管理規(guī)定，科學(xué)合理，便于查找和管理。分類層次應(yīng)清晰，類目設(shè)置應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的內(nèi)容特征。2.編號(hào)規(guī)范性檔案編號(hào)應(yīng)按照規(guī)定的編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編制，編號(hào)應(yīng)連續(xù)、唯一。編號(hào)應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，便于識(shí)別和檢索。3.整理規(guī)范性檔案整理應(yīng)符合國家有關(guān)檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，裝訂整齊、美觀。卷內(nèi)文件排列應(yīng)有序，目錄編制應(yīng)準(zhǔn)確、清晰。（三）檔案保管狀況評(píng)估1.保管環(huán)境檔案庫房應(yīng)具備適宜的溫濕度條件，溫度一般控制在14℃24℃，相對(duì)濕度控制在45%60%。庫房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，無灰塵、無蟲害、無鼠害。2.保管設(shè)備應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、防蟲藥品、消防器材等。保管設(shè)備應(yīng)定期檢查和維護(hù)，確保正常使用。3.安全防護(hù)檔案庫房應(yīng)具備完善的安全防護(hù)設(shè)施，如防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備、報(bào)警裝置等。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守安全管理制度，確保檔案的安全。四、評(píng)估周期與方式（一）評(píng)估周期檔案評(píng)估分為定期評(píng)估和不定期評(píng)估。定期評(píng)估每年進(jìn)行一次，于每年年底開展；不定期評(píng)估根據(jù)公司實(shí)際情況或上級(jí)主管部門要求適時(shí)進(jìn)行。（二）評(píng)估方式1.自查：各部門應(yīng)按照本制度要求，定期對(duì)本部門形成的檔案進(jìn)行自查，并填寫檔案評(píng)估自查表，于每年[具體日期]前將自查表報(bào)送公司綜合檔案室。2.抽查：公司綜合檔案室根據(jù)各部門檔案自查情況，對(duì)部分部門的檔案進(jìn)行抽查。抽查比例不低于各部門檔案總量的[X]%。3.全面評(píng)估：在定期評(píng)估時(shí)，公司檔案評(píng)估委員會(huì)組織對(duì)公司所有檔案進(jìn)行全面評(píng)估。評(píng)估委員會(huì)可根據(jù)實(shí)際情況，委托專業(yè)評(píng)估機(jī)構(gòu)進(jìn)行評(píng)估。五、評(píng)估流程（一）準(zhǔn)備階段1.制定評(píng)估方案：根據(jù)評(píng)估周期和評(píng)估方式，制定詳細(xì)的檔案評(píng)估方案，明確評(píng)估目的、范圍、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)、方法、步驟等。2.組建評(píng)估小組：根據(jù)評(píng)估方案，組建評(píng)估小組，明確小組成員的職責(zé)分工。3.收集評(píng)估資料：評(píng)估小組收集與檔案評(píng)估相關(guān)的資料，如檔案管理制度、檔案目錄、檔案整理情況等。（二）實(shí)施階段1.現(xiàn)場(chǎng)檢查：評(píng)估小組對(duì)檔案庫房、檔案整理情況等進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)檢查，核實(shí)檔案的保管狀況和質(zhì)量情況。2.查閱檔案：評(píng)估小組按照評(píng)估內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)，查閱相關(guān)檔案，對(duì)檔案的內(nèi)容進(jìn)行評(píng)估。3.數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與分析：評(píng)估小組對(duì)查閱的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，形成評(píng)估數(shù)據(jù)報(bào)告。（三）評(píng)估報(bào)告撰寫1.評(píng)估小組根據(jù)評(píng)估數(shù)據(jù)報(bào)告，撰寫檔案評(píng)估報(bào)告。評(píng)估報(bào)告應(yīng)包括評(píng)估基本情況、評(píng)估結(jié)果、存在問題及改進(jìn)建議等內(nèi)容。2.評(píng)估報(bào)告應(yīng)經(jīng)評(píng)估小組全體成員簽字確認(rèn)，并報(bào)公司檔案評(píng)估委員會(huì)審核。（四）結(jié)果反饋與整改1.公司檔案評(píng)估委員會(huì)將審核通過的檔案評(píng)估報(bào)告反饋給各部門。2.各部門根據(jù)評(píng)估報(bào)告中提出的問題，制定整改措施，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成整改。整改情況應(yīng)及時(shí)報(bào)送公司綜合檔案室。六、評(píng)估結(jié)果應(yīng)用（一）作為檔案管理績效考核的依據(jù)公司將檔案評(píng)估結(jié)果納入各部門檔案管理績效考核指標(biāo)體系，對(duì)檔案管理工作成績突出的部門和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)檔案管理工作存在問題的部門進(jìn)行通報(bào)批評(píng)，并責(zé)令限期整改。（二）為檔案資源建設(shè)提供參考根據(jù)檔案評(píng)估結(jié)果，公司綜合檔案室可以了解檔案資源的現(xiàn)狀和存在的問題，有針對(duì)性地加強(qiáng)檔案資源建設(shè)，優(yōu)化檔案資源結(jié)構(gòu)，提高檔案的質(zhì)量和利用價(jià)值。（三）促進(jìn)檔案管理工作持續(xù)改進(jìn)檔案評(píng)估結(jié)果反映了公司檔案管理工作的實(shí)際情況，通過對(duì)