學(xué)院檔案規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)院檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在學(xué)院教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)工作中的作用，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于學(xué)院各部門、各單位以及全體教職員工和學(xué)生。（三）檔案定義學(xué)院檔案是指學(xué)院在教學(xué)、科研、管理、服務(wù)等活動中直接形成的，對學(xué)院和社會具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學(xué)院檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由學(xué)院綜合檔案室負(fù)責(zé)全院檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.真實(shí)性原則：確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠，如實(shí)反映學(xué)院各項(xiàng)工作的歷史過程和實(shí)際情況。3.完整性原則：全面收集和保存學(xué)院在各個(gè)方面形成的檔案，保證檔案的系統(tǒng)性和連續(xù)性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及國家機(jī)密、學(xué)院機(jī)密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案服務(wù)質(zhì)量，方便檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案的作用。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)（一）綜合檔案室1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定學(xué)院檔案工作規(guī)章制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)全院檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案保管制度，配備必要的檔案保管設(shè)施，確保檔案的安全保管。4.定期對檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定做好檔案的銷毀工作。5.開展檔案信息化建設(shè)，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理和網(wǎng)上查詢。6.負(fù)責(zé)向?qū)W校檔案館移交應(yīng)歸檔的檔案，并接收學(xué)校檔案館反饋的檔案整理意見。7.組織開展檔案宣傳、教育和培訓(xùn)工作，提高全院師生的檔案意識。8.積極開發(fā)檔案信息資源，為學(xué)院教學(xué)、科研、管理等工作提供檔案信息服務(wù)。（二）各部門、各單位檔案工作小組1.負(fù)責(zé)本部門、本單位檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案的齊全完整。2.明確一名檔案工作兼職人員，負(fù)責(zé)本部門、本單位檔案工作的日常管理，并接受綜合檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。3.按照學(xué)院檔案管理規(guī)定，定期向綜合檔案室移交應(yīng)歸檔的檔案。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.黨群工作類：包括學(xué)院黨委、紀(jì)委、工會、團(tuán)委等組織形成的文件材料，如會議記錄、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、重要活動資料等。2.行政管理類：學(xué)院行政部門形成的文件材料，如行政公文、會議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、規(guī)章制度、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.教學(xué)管理類：教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、課程表、教案、教學(xué)日歷、學(xué)生成績冊、實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)報(bào)告、畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）等教學(xué)過程中形成的文件材料。4.學(xué)生管理類：學(xué)生學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲記錄、社會實(shí)踐材料、畢業(yè)生就業(yè)材料等。5.科研管理類：科研項(xiàng)目申報(bào)書、立項(xiàng)批復(fù)、研究報(bào)告、學(xué)術(shù)論文、科研成果鑒定材料、獲獎(jiǎng)證書等。6.財(cái)務(wù)管理類：財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等財(cái)務(wù)文件材料。7.后勤管理類：校園建設(shè)規(guī)劃、房產(chǎn)管理、物資采購、維修記錄、水電管理等方面的文件材料。8.外事工作類：外事活動計(jì)劃、協(xié)議、合同、外賓來訪記錄等外事文件材料。（二）歸檔要求1.各部門、各單位應(yīng)按照檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，及時(shí)收集、整理本部門、本單位的文件材料，確保檔案的齊全完整。2.歸檔的文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章手續(xù)完備，嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆等不耐久書寫材料。3.歸檔的文件材料應(yīng)按照分類方案進(jìn)行分類整理，遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。4.歸檔的文件材料應(yīng)編制詳細(xì)的目錄，注明文件的標(biāo)題、文號、日期、責(zé)任者等信息，便于查找和利用。（三）移交時(shí)間1.各部門、各單位應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的應(yīng)歸檔的文件材料整理完畢，并移交綜合檔案室。2.對于重大活動、重要項(xiàng)目等形成的檔案，應(yīng)在活動結(jié)束或項(xiàng)目完成后及時(shí)整理歸檔，并移交綜合檔案室。四、檔案的整理與分類（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類方法采用年度機(jī)構(gòu)保管期限分類法，即先將檔案按年度分開，再按機(jī)構(gòu)（部門）進(jìn)行分類，最后按保管期限分為永久、長期、短期三類。（三）整理步驟1.區(qū)分全宗：以學(xué)院為一個(gè)全宗，將學(xué)院各部門、各單位形成的檔案統(tǒng)一納入全宗管理。2.年度分類：將檔案按年度分開，不同年度的檔案分別整理。3.機(jī)構(gòu)分類：在每個(gè)年度內(nèi)，按學(xué)院內(nèi)部機(jī)構(gòu)（部門）進(jìn)行分類，同一機(jī)構(gòu)（部門）形成的檔案集中在一起。4.保管期限劃分：根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，將檔案劃分為永久、長期（1650年）、短期（15年以下）三類。5.排列編號：在每一類檔案中，按文件形成的先后順序排列，并編寫頁號或件號。6.編目裝訂：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，并將檔案裝訂成冊。五、檔案的保管（一）保管條件1.綜合檔案室應(yīng)具備專用的檔案庫房，庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.庫房應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等必要的設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全保管。3.檔案架（柜）應(yīng)堅(jiān)固耐用，排列整齊有序，便于檔案的存放和查找。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行存放，不同年度、不同機(jī)構(gòu)（部門）、不同保管期限的檔案分別存放。2.同一全宗的檔案應(yīng)集中存放，不得分散保管。3.檔案應(yīng)上架存放，不得隨意堆放，確保檔案的整齊美觀和便于查找。（三）定期檢查與維護(hù)1.綜合檔案室應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，每年至少進(jìn)行一次全面檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量、質(zhì)量等，對破損、褪色、霉變等檔案應(yīng)及時(shí)采取修復(fù)、復(fù)制等措施。3.定期對檔案庫房的設(shè)施設(shè)備進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保設(shè)施設(shè)備的正常運(yùn)行。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定，結(jié)合學(xué)院實(shí)際情況，對檔案進(jìn)行科學(xué)、合理的鑒定，確保檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立學(xué)院檔案鑒定工作小組，由學(xué)院分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，綜合檔案室負(fù)責(zé)人、各部門檔案工作兼職人員等為成員。鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作方案，組織實(shí)施檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進(jìn)行審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，判斷檔案的保存價(jià)值。2.分析比較法：將檔案與同類型、同性質(zhì)的檔案進(jìn)行分析比較，確定檔案的保存價(jià)值。3.效益評估法：從檔案對學(xué)院教學(xué)、科研、管理等工作的利用效益出發(fā)，評估檔案的保存價(jià)值。（四）銷毀程序1.經(jīng)過鑒定，確無保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，報(bào)學(xué)院分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.編制檔案銷毀清冊，注明檔案的題名、文號、日期、責(zé)任者、保管期限等信息，并由檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。3.檔案銷毀清冊一式兩份，一份留存綜合檔案室，一份報(bào)學(xué)校檔案館備案。4.檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由綜合檔案室派人監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。5.監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字，注明銷毀日期和方式。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與利用（一）統(tǒng)計(jì)工作1.綜合檔案室應(yīng)建立健全檔案統(tǒng)計(jì)制度，對檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、種類、保管期限、利用人次、利用效果等。3.定期編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，向上級主管部門和學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送，并做好統(tǒng)計(jì)資料的歸檔工作。（二）利用工作1.綜合檔案室應(yīng)積極開展檔案利用工作，為學(xué)院教學(xué)、科研、管理等工作提供檔案信息服務(wù)。2.建立檔案查閱利用制度，明確查閱利用的范圍、程序、方式等，確保檔案利用工作規(guī)范有序。3.檔案查閱利用應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱日期、查閱人姓名、單位、查閱內(nèi)容、利用效果等信息。4.