檔案十防制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本檔案十防制度。本制度旨在規(guī)范檔案管理工作流程，防止檔案在保管、使用過程中受到各種不利因素的影響，保障公司檔案信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性，為公司的各項(xiàng)決策、業(yè)務(wù)開展以及歷史研究提供可靠的依據(jù)。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的檔案管理活動。（三）基本原則1.安全第一原則：始終將檔案的安全保護(hù)放在首位，采取切實(shí)有效的措施，防止檔案受到損壞、丟失、泄露等風(fēng)險。2.預(yù)防為主原則：強(qiáng)調(diào)對檔案管理各個環(huán)節(jié)的風(fēng)險進(jìn)行提前預(yù)防和控制，通過建立完善的制度、流程和設(shè)施，減少潛在風(fēng)險的發(fā)生。3.全面覆蓋原則：涵蓋檔案管理的全過程，包括檔案的形成、流轉(zhuǎn)、存儲、利用等各個方面，確保制度的全面性和有效性。4.責(zé)任明確原則：明確各部門及人員在檔案管理中的職責(zé)，做到責(zé)任到人，確保各項(xiàng)檔案管理工作得到有效落實(shí)。二、檔案防盜（一）檔案庫房安全防護(hù)設(shè)施建設(shè)1.庫房選址：檔案庫房應(yīng)選擇在地勢較高、干燥通風(fēng)、排水良好的位置，遠(yuǎn)離火源、水源、污染源等可能對檔案造成損害的區(qū)域。2.門窗防護(hù)：庫房門窗應(yīng)采用堅(jiān)固的防盜門窗，窗戶應(yīng)安裝防盜網(wǎng)，防盜網(wǎng)的間距應(yīng)符合安全標(biāo)準(zhǔn)，防止外部人員非法進(jìn)入。3.門禁系統(tǒng)：安裝先進(jìn)的門禁系統(tǒng)，設(shè)置專人負(fù)責(zé)門禁管理。門禁系統(tǒng)應(yīng)具備刷卡、指紋識別或密碼等多種開鎖方式，并能夠記錄人員進(jìn)出的時間、地點(diǎn)等詳細(xì)信息。只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能進(jìn)入檔案庫房。4.監(jiān)控系統(tǒng)：在檔案庫房內(nèi)外安裝監(jiān)控攝像頭，確保監(jiān)控?zé)o死角。監(jiān)控系統(tǒng)應(yīng)具備實(shí)時錄像、存儲和回放功能，錄像資料應(yīng)保存一定期限，以便在需要時進(jìn)行查閱。（二）人員出入管理1.庫房鑰匙管理：檔案庫房鑰匙應(yīng)由專人保管，嚴(yán)禁將鑰匙隨意轉(zhuǎn)借他人。鑰匙丟失或損壞時，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)的措施，如更換門鎖等。2.人員進(jìn)出登記：進(jìn)入檔案庫房的人員必須進(jìn)行登記，登記內(nèi)容包括姓名、部門、進(jìn)入時間、事由等。離開庫房時，應(yīng)檢查確認(rèn)檔案無異常情況后，方可簽字離開。3.外來人員參觀管理：如有外來人員參觀檔案庫房，必須提前經(jīng)過公司相關(guān)部門的批準(zhǔn)，并由專人陪同。參觀人員應(yīng)遵守庫房的管理制度，不得隨意觸摸、翻閱檔案。（三）安全檢查與應(yīng)急處置1.定期安全檢查：安排專人定期對檔案庫房的防盜設(shè)施進(jìn)行檢查，包括門窗、門禁、監(jiān)控等設(shè)備的運(yùn)行情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時報告并進(jìn)行維修或更換。2.應(yīng)急處置預(yù)案：制定檔案庫房防盜應(yīng)急處置預(yù)案，明確在發(fā)生盜竊事件時的應(yīng)急處置流程。一旦發(fā)生盜竊事件，應(yīng)立即報警，并保護(hù)好現(xiàn)場，配合公安機(jī)關(guān)進(jìn)行調(diào)查。同時，對受損檔案進(jìn)行清查和評估，及時采取補(bǔ)救措施，減少損失。三、檔案防火（一）防火設(shè)施配備1.消防器材：在檔案庫房內(nèi)配備足夠數(shù)量的消防器材，如滅火器、消火栓、滅火器具等。消防器材應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其性能良好，隨時可用。2.火災(zāi)自動報警系統(tǒng)：安裝火災(zāi)自動報警系統(tǒng)，能夠及時發(fā)現(xiàn)火災(zāi)隱患并發(fā)出警報信號?；馂?zāi)自動報警系統(tǒng)應(yīng)定期進(jìn)行檢測和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。3.防煙排煙設(shè)施：設(shè)置完善的防煙排煙設(shè)施，確保在火災(zāi)發(fā)生時能夠及時排出煙霧，為人員疏散和滅火救援提供有利條件。防煙排煙設(shè)施應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，保證其功能正常。（二）防火安全管理1.嚴(yán)禁煙火：檔案庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙和使用明火，嚴(yán)禁存放易燃易爆物品。2.電氣設(shè)備管理：對檔案庫房內(nèi)的電氣設(shè)備進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保其安全運(yùn)行。電氣設(shè)備應(yīng)符合防火安全要求，不得私拉亂接電線，不得超負(fù)荷使用電器。3.檔案整理與存放：檔案整理過程中，應(yīng)避免使用易燃材料制作的文件夾、裝訂線等。檔案存放應(yīng)分類有序，不得堆放過高、過密，保持通風(fēng)良好。（三）防火宣傳與培訓(xùn)1.防火知識宣傳：通過內(nèi)部培訓(xùn)、宣傳欄、宣傳資料等方式，向員工宣傳檔案防火知識，提高員工的防火意識。宣傳內(nèi)容應(yīng)包括火災(zāi)的危害、防火措施、消防器材的使用方法等。2.消防培訓(xùn)與演練：定期組織員工進(jìn)行消防培訓(xùn)和演練，使員工熟悉火災(zāi)應(yīng)急處置流程，掌握消防器材的使用方法。消防培訓(xùn)和演練應(yīng)形成記錄，并存檔備查。（四）火災(zāi)應(yīng)急處置1.火災(zāi)報警：一旦發(fā)現(xiàn)檔案庫房發(fā)生火災(zāi)，應(yīng)立即撥打火警電話“119”報警，并向公司相關(guān)部門報告。2.人員疏散：按照預(yù)先制定的疏散預(yù)案，迅速組織人員疏散，確保人員安全。疏散過程中，應(yīng)引導(dǎo)人員用濕毛巾捂住口鼻，低姿前行，避免吸入煙霧。3.初期火災(zāi)撲救：在確保安全的前提下，組織員工利用現(xiàn)場配備的消防器材進(jìn)行初期火災(zāi)撲救，控制火勢蔓延。4.配合消防救援：火災(zāi)發(fā)生后，應(yīng)積極配合消防部門進(jìn)行滅火救援工作，提供必要的信息和協(xié)助?；馂?zāi)撲滅后，應(yīng)保護(hù)好現(xiàn)場，協(xié)助消防部門進(jìn)行火災(zāi)事故調(diào)查。四、檔案防潮（一）庫房溫濕度控制1.溫濕度監(jiān)測設(shè)備：在檔案庫房內(nèi)安裝溫濕度監(jiān)測設(shè)備，實(shí)時監(jiān)測庫房內(nèi)的溫度和濕度變化情況。溫濕度監(jiān)測設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行校準(zhǔn)和維護(hù)，確保監(jiān)測數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。2.溫濕度調(diào)控措施：根據(jù)檔案保管的要求，合理控制庫房內(nèi)的溫度和濕度。一般情況下，檔案庫房的溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。當(dāng)溫濕度超出規(guī)定范圍時，應(yīng)及時采取調(diào)控措施，如使用空調(diào)、除濕機(jī)、加濕器等設(shè)備。（二）防潮材料與設(shè)施使用1.檔案裝具選擇：選用具有防潮性能的檔案裝具，如鐵皮柜、密集架等。檔案裝具應(yīng)放置在離地面一定距離的貨架上，避免檔案直接接觸地面。2.防潮包裝材料：對重要檔案或易受潮的檔案，應(yīng)采用防潮包裝材料進(jìn)行包裝，如塑料薄膜、防潮紙等。包裝材料應(yīng)密封良好，防止潮氣侵入。3.庫房地面與墻面處理：檔案庫房的地面應(yīng)進(jìn)行防潮處理，如鋪設(shè)防潮地板或防潮涂料。墻面應(yīng)采用防潮性能好的材料進(jìn)行裝修，避免墻面受潮發(fā)霉。（三）防潮檢查與維護(hù)1.定期檢查：安排專人定期對檔案庫房的防潮設(shè)施和檔案進(jìn)行檢查，查看溫濕度監(jiān)測設(shè)備的運(yùn)行情況、檔案裝具和包裝材料的防潮效果、庫房地面和墻面是否有受潮跡象等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理。2.維護(hù)保養(yǎng)：對受潮的檔案應(yīng)及時進(jìn)行處理，如晾曬、烘干、消毒等。對受潮的檔案裝具和設(shè)施應(yīng)進(jìn)行清潔、維修和更換，確保其防潮性能良好。五、檔案防蟲（一）防蟲措施制定1.環(huán)境清潔：保持檔案庫房的清潔衛(wèi)生，定期對庫房地面、貨架、檔案裝具等進(jìn)行清掃，清除灰塵、雜物等，減少害蟲滋生的環(huán)境。2.防蟲藥品使用：在檔案庫房內(nèi)放置適量的防蟲藥品，如樟腦丸、驅(qū)蟲劑等。防蟲藥品應(yīng)放置在通風(fēng)良好的位置，避免對檔案造成損害。防蟲藥品應(yīng)定期更換，確保其防蟲效果。3.檔案整理與存放：檔案整理過程中，應(yīng)檢查檔案是否有蟲蛀跡象，如有發(fā)現(xiàn)，應(yīng)及時進(jìn)行處理。檔案存放應(yīng)分類有序，避免檔案堆積過密，影響通風(fēng)和防蟲效果。（二）防蟲檢查與處理1.定期檢查：安排專人定期對檔案進(jìn)行防蟲檢查，查看檔案是否有蟲蛀、蟲卵等跡象。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理。2.蟲害處理方法：對于輕度蟲蛀的檔案，可以采用物理方法進(jìn)行處理，如冷凍、暴曬等。對于蟲害嚴(yán)重的檔案，應(yīng)采用化學(xué)方法進(jìn)行處理，如噴灑殺蟲劑等。在使用化學(xué)藥品處理檔案時，應(yīng)嚴(yán)格按照藥品使用說明進(jìn)行操作，避免對檔案造成損害。（三）防蟲知識培訓(xùn)1.防蟲知識宣傳：通過內(nèi)部培訓(xùn)、宣傳欄、宣傳資料等方式，向員工宣傳檔案防蟲知識，提高員工的防蟲意識。宣傳內(nèi)容應(yīng)包括害蟲的種類、危害、防蟲措施等。2.防蟲培訓(xùn)與指導(dǎo)：定期組織員工進(jìn)行防蟲培訓(xùn)，使員工了解防蟲的重要性和方法。培訓(xùn)過程中，可以結(jié)合實(shí)際案例進(jìn)行講解，提高員工的實(shí)際操作能力。同時，對員工在檔案整理和保管過程中遇到的防蟲問題進(jìn)行指導(dǎo)和解答。六、檔案防鼠（一）防鼠設(shè)施建設(shè)1.庫房門窗防護(hù)：檔案庫房的門窗應(yīng)密封良好，防止老鼠進(jìn)入。門窗的縫隙應(yīng)小于6毫米，如有必要，可以安裝防鼠板。2.通風(fēng)口防護(hù)：庫房的通風(fēng)口應(yīng)安裝防鼠網(wǎng)，防鼠網(wǎng)的網(wǎng)孔應(yīng)小于1厘米，防止老鼠通過通風(fēng)口進(jìn)入庫房。3.孔洞封堵：對庫房內(nèi)的孔洞、縫隙等進(jìn)行封堵，如電線管道、通風(fēng)管道等周圍的孔洞，防止老鼠進(jìn)入庫房。（二）防鼠措施實(shí)施1.環(huán)境清潔：保持檔案庫房的清潔衛(wèi)生，避免庫房內(nèi)有食物殘?jiān)?、垃圾等，減少老鼠的食物來源。2.防鼠設(shè)備使用：在檔案庫房內(nèi)放置適量的防鼠設(shè)備，如鼠夾、鼠籠、粘鼠板等。防鼠設(shè)備應(yīng)放置在老鼠經(jīng)常出沒的地方，如墻角、貨架底部等。防鼠設(shè)備應(yīng)定期檢查和更換，確保其防鼠效果。3.檔案整理與存放：檔案整理過程中，應(yīng)檢查檔案是否有鼠咬跡象，如有發(fā)現(xiàn)，應(yīng)及時進(jìn)行處理。檔案存放應(yīng)分類有序，避免檔案堆積過密，影響通風(fēng)和防鼠效果。（三）防鼠檢查與處理1.定期檢查：安排專人定期對檔案庫房進(jìn)行防鼠檢查，查看庫房內(nèi)是否有老鼠活動跡象，如鼠糞、鼠咬痕等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理。2.鼠害處理方法：對于發(fā)現(xiàn)的老鼠，應(yīng)及時采用有效的方法進(jìn)行捕殺?？梢允褂檬髪A、鼠籠、粘鼠板等工具進(jìn)行捕殺。對于老鼠咬壞的檔案，應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或更換。（四）防鼠知識培訓(xùn)1.防鼠知識宣傳：通過內(nèi)部培訓(xùn)、宣傳欄、宣傳資料等方式，向員工宣傳檔案防鼠知識，提高員工的防鼠意識。宣傳內(nèi)容應(yīng)包括老鼠的危害、防鼠措施等。2.防鼠培訓(xùn)與指導(dǎo)：定期組織員工進(jìn)行防鼠培訓(xùn)，使員工了解防鼠的重要性和方法。培訓(xùn)過程中，可以結(jié)合實(shí)際案例進(jìn)行講解，提高員工的實(shí)際操作能力。同時，對員工在檔案整理和保管過程中遇到的防鼠問題進(jìn)行指導(dǎo)和解答。七、檔案防塵（一）防塵設(shè)施配備1.庫房門窗密封：檔案庫房的門窗應(yīng)密封良好，減少灰塵進(jìn)入庫房。門窗可以采用雙層玻璃或密封膠條進(jìn)行密封。2.空氣過濾設(shè)備：在檔案庫房內(nèi)安裝空氣過濾設(shè)備，如空氣凈化器、新風(fēng)系統(tǒng)等?？諝膺^濾設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行清洗和維護(hù)，確保其過濾效果良好。3.檔案裝具防護(hù)：檔案裝具應(yīng)采用防塵材料制作，如鐵皮柜、密集架等。檔案裝具應(yīng)定期進(jìn)行清潔，保持表面干凈整潔。（二）防塵管理措施1.人員進(jìn)出管理：進(jìn)入檔案庫房的人員應(yīng)穿戴工作服、工作帽和口罩，減少人員攜帶灰塵進(jìn)入庫房。2.檔案整理與存放：檔案整理過程中，應(yīng)避免在庫房內(nèi)進(jìn)行揚(yáng)塵作業(yè)，如清掃地面、翻動檔案等。檔案存放應(yīng)分類有序，避免檔案堆積過密，影響通風(fēng)和防塵效果。3.庫房清潔：定期對檔案庫房進(jìn)行清潔，包括地面、貨架、檔案裝具等的清潔。清潔過程中，應(yīng)采用濕式清潔方法，避免揚(yáng)塵。（三）防塵檢查與維護(hù)1.定期檢查：安排專人定期對檔案庫房的防塵設(shè)施和檔案進(jìn)行檢查，查看空氣過濾設(shè)備的運(yùn)行情況、檔案裝具的防塵效果、庫房內(nèi)的清潔情況等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理。2.維護(hù)保養(yǎng)：對空氣過濾設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行清洗和維護(hù)，確保其過濾效果良好。對檔案裝具應(yīng)定期進(jìn)行清潔，保持表面干凈整潔。對庫房內(nèi)的地面、墻面等應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時修復(fù)。八、檔案防光（一）庫房照明設(shè)計1.照明燈具選擇：檔案庫房應(yīng)選用無紫外線、紅外線的照明燈具，如LED燈等。照明燈具應(yīng)安裝在庫房頂部或側(cè)面，避免直接照射檔案。2.照明亮度控制：合理控制庫房內(nèi)的照明亮度，避免光線過強(qiáng)對檔案造成損害。一般情況下，庫房內(nèi)的照明亮度應(yīng)不超過100勒克斯。（二）防光措施實(shí)施1.檔案整理與存放：檔案整理過程中，應(yīng)避免在強(qiáng)光下進(jìn)行操作。檔案存放應(yīng)避免陽光直射，檔案裝具應(yīng)放置在遠(yuǎn)離窗戶的位置。2.庫房門窗遮陽：檔案庫房的窗戶應(yīng)安裝遮陽設(shè)施，如窗簾、遮陽板等，減少陽光進(jìn)入庫房。3.紫外線防護(hù)：對重要檔案或易受光氧化的檔案，應(yīng)采取紫外線防護(hù)措施，如使用紫外線防護(hù)袋、紫外線防護(hù)箱等。（三）防光檢查與維護(hù)1.定期檢查：安排專人定期對檔案庫房的防光設(shè)施和檔案進(jìn)行檢查，查看照明燈具的運(yùn)行情況、檔案裝具的防光效果、庫房內(nèi)的光線情況等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理。2.維護(hù)保養(yǎng)：對照明燈具應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。對檔案裝具應(yīng)定期進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)有損壞或老化的情況應(yīng)及時更換。對庫房內(nèi)的遮陽設(shè)施應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其遮陽效果良好。九、檔案防磁（一）檔案裝具選擇1.防磁檔案裝具：選用具有防磁性能的檔案裝具，如鐵皮柜、密集架等。防磁檔案裝具應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，其防磁性能應(yīng)能夠有效保護(hù)檔案不受磁場干擾。2.裝具材質(zhì)要求：檔案裝具的材質(zhì)應(yīng)具有良好的導(dǎo)電性和導(dǎo)磁性，能夠有效屏蔽磁場。裝具的表面應(yīng)平整光滑，無裂縫、孔洞等缺陷。（二）防磁環(huán)境管理1.庫房選址：檔案庫房應(yīng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場源，如變電站、電臺、電視臺等。庫房內(nèi)不得放置產(chǎn)生強(qiáng)磁場的設(shè)備，如微波爐、電磁爐等。2.磁場監(jiān)測：在檔案庫房內(nèi)安裝磁場監(jiān)測設(shè)備，實(shí)時監(jiān)測庫房內(nèi)的磁場強(qiáng)度。磁場監(jiān)測設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行校準(zhǔn)和維護(hù)，確保監(jiān)測數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)庫房內(nèi)磁場強(qiáng)度超出規(guī)定范圍，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理。（三）防磁檢查與維護(hù)1.定期檢查：安排專人定期對檔案庫房的防磁設(shè)施和檔案進(jìn)行檢查，查看檔案裝具的防磁效果、庫房內(nèi)的磁場強(qiáng)度等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理。2.維護(hù)保養(yǎng)：對防磁檔案裝具應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維