推廣檔案制度發(fā)文關于推廣檔案制度的發(fā)文一、總則（一）目的為了加強公司/組織的檔案管理，提高檔案利用效率，保障檔案的完整與安全，特制定本檔案制度，以規(guī)范檔案管理工作流程，確保檔案管理工作有章可循、科學有序，為公司/組織的各項工作提供有力的支持和保障。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門、各分支機構(gòu)以及全體員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指公司/組織在各項活動中直接形成的對公司/組織具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，確保檔案管理的規(guī)范化和標準化。2.真實性原則檔案應如實反映公司/組織的各項活動和歷史面貌，確保檔案內(nèi)容的真實性和客觀性。3.完整性原則全面收集公司/組織在各個階段形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整，避免重要信息的遺漏。4.保密性原則對涉及公司/組織機密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，嚴格按照保密規(guī)定進行管理，防止信息泄露。5.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為公司/組織的各項工作提供便捷、高效的檔案利用服務。二、檔案管理部門及職責（一）檔案管理部門設置公司/組織設立專門的檔案管理部門，負責統(tǒng)籌管理公司/組織的檔案工作。檔案管理部門可根據(jù)實際情況配備檔案管理人員，確保檔案管理工作的順利開展。（二）檔案管理部門職責1.制定并完善檔案管理制度根據(jù)國家法律法規(guī)和公司/組織實際情況，制定和修訂檔案管理制度、工作流程和操作規(guī)范，確保檔案管理工作有章可循。2.檔案收集與整理負責組織各部門收集、整理本部門形成的各類檔案，對收集到的檔案進行分類、編號、編目等整理工作，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。3.檔案保管建立健全檔案保管制度，配備必要的檔案保管設施和設備，確保檔案的安全存放。對檔案的存儲環(huán)境進行定期檢查和維護，防止檔案損壞、丟失和變質(zhì)。4.檔案鑒定與銷毀定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限，對已過保管期限且無保存價值的檔案，按照規(guī)定的程序進行銷毀處理。5.檔案統(tǒng)計與分析建立檔案統(tǒng)計臺賬，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。6.檔案利用服務為公司/組織內(nèi)部各部門和員工提供檔案查閱、借閱等利用服務，根據(jù)規(guī)定辦理檔案利用手續(xù)，確保檔案利用的合法性和安全性。7.檔案信息化建設推進檔案信息化管理工作，建立檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索和利用，提高檔案管理工作效率和服務水平。8.監(jiān)督與指導對各部門的檔案管理工作進行監(jiān)督和指導，定期檢查各部門檔案管理情況，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改，確保公司/組織檔案管理工作整體水平的提升。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.行政管理類檔案包括公司/組織設立、變更、注銷等相關文件，股東會、董事會、監(jiān)事會會議文件，行政辦公文件，人事檔案，財務檔案，審計檔案，法務檔案等。2.業(yè)務經(jīng)營類檔案涵蓋市場營銷、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、采購供應、銷售服務等業(yè)務活動中形成的各類文件、合同、協(xié)議、報表等。3.基本建設類檔案涉及公司/組織基本建設項目的立項、可行性研究、設計、施工、竣工驗收等過程中產(chǎn)生的文件、圖紙、資料等。4.科研項目類檔案針對公司/組織開展的科研項目，包括項目申報、研究過程、成果鑒定等環(huán)節(jié)形成的各類文件、報告、數(shù)據(jù)等。5.設備儀器類檔案有關公司/組織設備儀器的購置、安裝、調(diào)試、使用、維護、報廢等過程中產(chǎn)生的文件、資料、圖紙等。6.聲像電子類檔案包括照片、錄音、錄像、電子文件等以聲像或電子形式存在的檔案資料。（二）檔案編號1.編號原則檔案編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性和擴展性原則，便于檔案的分類管理和檢索利用。2.編號方法采用層次分類編號法，按照檔案分類類別，依次賦予不同的代碼和編號。例如，行政管理類檔案編號為“XZ”，業(yè)務經(jīng)營類檔案編號為“JY”，基本建設類檔案編號為“JS”，科研項目類檔案編號為“KY”，設備儀器類檔案編號為“SB”，聲像電子類檔案編號為“SX”。每個大類下再根據(jù)具體的檔案類別細分編號，如行政管理類檔案中的人事檔案編號為“XZRS”，財務檔案編號為“XZCW”等。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.收集范圍各部門應按照檔案管理制度的要求，及時收集本部門在工作活動中形成的各類檔案，包括但不限于文件、合同、報表、會議記錄、信函、圖紙、照片、電子數(shù)據(jù)等。2.收集時間對于常規(guī)性工作形成的檔案，應在工作完成后的[X]個工作日內(nèi)收集歸檔；對于重要項目、重大活動等形成的檔案，應在項目結(jié)束或活動完成后的[X]個工作日內(nèi)及時收集歸檔，確保檔案的完整性和時效性。3.收集要求收集的檔案應齊全完整、真實準確，字跡清晰、圖表工整，載體和記錄方式符合檔案保管要求。同時，應注明檔案的形成日期、來源、保管期限等相關信息。（二）檔案整理1.整理原則遵循檔案形成規(guī)律和特點，保持檔案之間的有機聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。2.整理方法按照檔案分類方案，對收集到的檔案進行分類、組卷、編目等整理工作。分類：將檔案按照預先確定的分類類別進行劃分，確保同一類別的檔案集中在一起。組卷：根據(jù)檔案的形成時間、來源、內(nèi)容等因素，將相關檔案材料組合成卷。卷內(nèi)材料應按照一定順序排列，一般為批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后等。編目：對每卷檔案編制卷內(nèi)目錄，注明文件編號、責任者、題名、日期、頁號等信息。同時，為每卷檔案編制封面，填寫檔案類別、年度、保管期限、卷號等內(nèi)容。五、檔案的保管（一）保管場所1.檔案庫房建設檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全存放。庫房應安裝必要的消防設備、溫濕度調(diào)節(jié)設備、防蟲防鼠設備等，并定期進行維護和檢查。2.庫房環(huán)境要求檔案庫房溫度應保持在[X]℃[X]℃之間，相對濕度應控制在[X]%[X]%之間。同時，應保持庫房內(nèi)空氣流通，避免檔案因受潮、發(fā)霉、氧化等原因損壞。（二）檔案存儲方式1.紙質(zhì)檔案存儲紙質(zhì)檔案應存放在檔案柜中，按照檔案類別、年度、保管期限等順序排列存放，便于查找和管理。對于重要的紙質(zhì)檔案，可采用備份存儲的方式，以防原件損壞或丟失。2.電子檔案存儲電子檔案應存儲在專用的存儲設備上，如磁盤陣列、磁帶庫等，并進行定期備份。同時，應建立電子檔案的存儲目錄和索引，便于快速檢索和利用。電子檔案的存儲環(huán)境應滿足防火防潮、防磁、防靜電等要求，確保電子檔案的安全存儲。（三）檔案保管期限1.保管期限劃分檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管：凡是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織有長遠利用價值的檔案，應永久保管。長期保管：保管期限為[X]年的檔案，主要是反映公司/組織一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司/組織有查考利用價值的檔案。短期保管：保管期限為[X]年以下的檔案，主要是在較短時間內(nèi)對公司/組織有參考價值的檔案。2.保管期限確定檔案管理部門應根據(jù)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、重要程度等因素，按照國家有關規(guī)定和公司/組織實際情況，確定檔案的保管期限。對于難以確定保管期限的檔案，應提交公司/組織檔案鑒定小組進行鑒定。（四）檔案保管措施1.定期檢查檔案管理人員應定期對檔案進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應及時采取措施進行處理，如修復破損檔案、更換存儲設備等。2.安全防護加強檔案庫房的安全管理，設置門禁系統(tǒng)，限制無關人員進入檔案庫房。安裝監(jiān)控設備，對檔案庫房進行實時監(jiān)控，確保檔案的安全。同時，制定檔案安全應急預案，定期進行演練，提高應對突發(fā)事件的能力。3.保密管理對涉及公司/組織機密和商業(yè)秘密的檔案，嚴格按照保密制度進行管理。檔案管理人員應簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務。在檔案利用過程中，嚴格控制查閱范圍和審批程序，防止檔案信息泄露。六、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門專家以及檔案管理人員組成。鑒定小組負責對到期檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。2.鑒定標準依據(jù)國家有關檔案鑒定的規(guī)定和公司/組織檔案保管期限表，對檔案的內(nèi)容、價值、歷史意義等進行綜合評估，判斷檔案是否仍具有保存價值。3.鑒定程序檔案管理人員定期對到期檔案進行清理，編制檔案鑒定清冊，提交檔案鑒定小組進行鑒定。鑒定小組通過查閱檔案、聽取匯報等方式進行審查，提出鑒定意見。對于需要銷毀的檔案，應在鑒定清冊上注明銷毀原因和日期，并經(jīng)公司/組織主管領導批準。（二）檔案銷毀1.銷毀方式對于紙質(zhì)檔案，應采用焚燒或粉碎等方式進行銷毀；對于電子檔案，應采用數(shù)據(jù)擦除或物理銷毀等方式進行銷毀，確保檔案信息無法恢復。2.銷毀記錄檔案銷毀過程應進行詳細記錄，包括銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀日期、銷毀方式、執(zhí)行人員等信息。銷毀記錄應保存[X]年，以備查考。3.監(jiān)督與審批檔案銷毀工作應在檔案鑒定小組的監(jiān)督下進行，確保銷毀工作的合規(guī)性和嚴肅性。銷毀報告應經(jīng)公司/組織主管領導審批后存檔。七、檔案的利用（一）利用范圍公司/組織內(nèi)部各部門和員工因工作需要，可查閱、借閱本部門形成的檔案以及與工作相關的其他檔案。涉及公司/組織機密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，應嚴格按照保密規(guī)定進行利用。（二）利用手續(xù)1.查閱手續(xù)查閱檔案時，查閱人員應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、用途等信息，并經(jīng)所在部門負責人簽字同意。檔案管理部門根據(jù)申請表提供檔案查閱服務，查閱人員應在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。2.借閱手續(xù)借閱檔案時，借閱人員應填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，并經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字批準。借閱人員應按照規(guī)定的借閱期限歸還檔案，如需延期借閱，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應對借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失檔案。（三）利用服務1.提供復制對于因工作需要不能借閱原件的檔案，檔案管理部門可根據(jù)查閱人員的要求提供檔案復制件。復制件應加蓋檔案管理部門印章，并注明“此件為[檔案名稱]復制件，與原件核對無誤”字樣。2.現(xiàn)場查閱檔案管理部門應設立專門的檔案查閱室，為查閱人員提供舒適、便捷的查閱環(huán)境。查閱人員在查閱檔案過程中，檔案管理人員應提供必要的協(xié)助和指導，確保查閱工作的順利進行。八、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲、檢索、利用和管理一體化，提高檔案管理工作效率和服務水平，為公司/組織的決策提供及時、準確的檔案信息支持。（二）信息化建設內(nèi)容1.檔案數(shù)字化加工對紙質(zhì)檔案和電子檔案進行數(shù)字化處理，包括掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等工作，將檔案轉(zhuǎn)化為電子文件存儲在檔案信息管理系統(tǒng)中。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設開發(fā)或選用適合公司/組織檔案管理需求的檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的分類管理、編目檢索、借閱審批、統(tǒng)計分析等功能。系統(tǒng)應具備良好的安全性、穩(wěn)定性和擴展性，能夠滿足公司/組織未來檔案管理工作的發(fā)展需要。3.數(shù)據(jù)安全管理加強檔案信息管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、用戶認證、訪問控制等措施，確保檔案數(shù)據(jù)的安全可靠。定期對系統(tǒng)進行安全檢測和維護，及時發(fā)現(xiàn)并處理安全隱患。（三）信息化應用與培訓1.信息化應用推廣檔案信息管理系統(tǒng)的應用，引導各部門和員工通過系統(tǒng)查閱、借閱檔案，提高檔案利用效率。同時，利用系統(tǒng)提供的