檔案制度十不準(zhǔn)一、總則1.目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，維護(hù)公司/組織的合法權(quán)益，特制定本檔案制度十不準(zhǔn)。2.適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在檔案管理工作中的行為規(guī)范。3.基本原則檔案管理應(yīng)遵循真實(shí)性、完整性、保密性、規(guī)范性的原則，嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。二、檔案收集與整理1.不準(zhǔn)遺漏重要文件各部門及員工應(yīng)及時(shí)收集本部門產(chǎn)生的各類文件、資料，包括但不限于合同協(xié)議、報(bào)告報(bào)表、會(huì)議紀(jì)要、工作記錄等，確保重要文件無(wú)遺漏。對(duì)于涉及公司/組織核心業(yè)務(wù)、重大決策、關(guān)鍵技術(shù)等方面的文件，必須重點(diǎn)關(guān)注，及時(shí)歸檔。2.不準(zhǔn)擅自銷毀檔案嚴(yán)禁任何部門或個(gè)人未經(jīng)批準(zhǔn)擅自銷毀檔案。檔案的銷毀應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行，填寫銷毀申請(qǐng)表，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、日期、原因等信息，經(jīng)檔案管理部門審核、主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式等，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。3.不準(zhǔn)隨意涂改檔案內(nèi)容檔案內(nèi)容應(yīng)保持原始性和真實(shí)性，嚴(yán)禁隨意涂改。如發(fā)現(xiàn)檔案內(nèi)容有誤，應(yīng)按照規(guī)定的更正程序進(jìn)行處理，采用規(guī)范的修改方式，如劃改、補(bǔ)充說(shuō)明，并加蓋修改人印章或簽字確認(rèn)，注明修改日期。4.不準(zhǔn)偽造檔案資料全體員工必須嚴(yán)格遵守職業(yè)道德，不得偽造檔案資料。檔案資料應(yīng)如實(shí)反映公司/組織的工作實(shí)際情況，確保檔案的可信度和權(quán)威性。對(duì)于偽造檔案的行為，將依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。三、檔案分類與編號(hào)1.不準(zhǔn)混淆檔案類別檔案管理部門應(yīng)按照科學(xué)合理的分類方法，對(duì)檔案進(jìn)行分類，如文書檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。各部門及員工應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的類別進(jìn)行檔案整理和移交，不得混淆檔案類別，確保檔案分類清晰、便于查找和管理。2.不準(zhǔn)隨意變更檔案編號(hào)檔案編號(hào)是檔案管理的重要標(biāo)識(shí)，應(yīng)保持唯一性和穩(wěn)定性。未經(jīng)檔案管理部門批準(zhǔn)，任何人不得隨意變更檔案編號(hào)。檔案編號(hào)的編制應(yīng)遵循統(tǒng)一的規(guī)則，確保編號(hào)的系統(tǒng)性和邏輯性，便于檔案的識(shí)別和檢索。四、檔案存儲(chǔ)與保管1.不準(zhǔn)在非指定地點(diǎn)存放檔案檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫(kù)房或檔案柜中，由檔案管理部門統(tǒng)一管理。嚴(yán)禁各部門及員工在非指定地點(diǎn)存放檔案，如辦公室抽屜、私人儲(chǔ)物柜等，以防止檔案丟失、損壞或泄露。2.不準(zhǔn)使用不合格的檔案裝具檔案裝具應(yīng)符合檔案保管的要求，具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能。嚴(yán)禁使用不合格的檔案裝具，如破損的檔案盒、受潮的文件夾等，確保檔案的安全存儲(chǔ)。3.不準(zhǔn)忽視檔案庫(kù)房的環(huán)境要求檔案庫(kù)房應(yīng)保持適宜的溫度、濕度和通風(fēng)條件，溫度一般控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)庫(kù)房環(huán)境進(jìn)行監(jiān)測(cè)和調(diào)控，確保檔案處于良好的保管環(huán)境中。同時(shí)，應(yīng)配備必要的消防設(shè)備和安全設(shè)施，防止火災(zāi)、水災(zāi)等事故的發(fā)生。五、檔案查閱與借閱1.不準(zhǔn)違規(guī)查閱檔案查閱檔案應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的權(quán)限和程序進(jìn)行。未經(jīng)檔案管理部門批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱檔案。查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、檔案名稱、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可到檔案管理部門查閱。查閱過(guò)程中，應(yīng)遵守檔案管理部門的規(guī)定，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照檔案內(nèi)容。2.不準(zhǔn)超范圍借閱檔案借閱檔案應(yīng)根據(jù)工作需要，嚴(yán)格控制借閱范圍。借閱人應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，經(jīng)檔案管理部門審核、主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過(guò)規(guī)定的時(shí)間，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。嚴(yán)禁超范圍借閱檔案，確保檔案的安全。3.不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借檔案給他人借閱人應(yīng)妥善保管所借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人。如因工作需要，確需他人查閱或使用檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理轉(zhuǎn)借手續(xù)，由轉(zhuǎn)借人填寫轉(zhuǎn)借申請(qǐng)表，注明轉(zhuǎn)借原因、轉(zhuǎn)借人姓名、聯(lián)系方式等信息，經(jīng)檔案管理部門批準(zhǔn)后，方可轉(zhuǎn)借。轉(zhuǎn)借人應(yīng)對(duì)轉(zhuǎn)借的檔案負(fù)責(zé)，確保檔案的安全歸還。六、檔案保密與安全1.不準(zhǔn)泄露檔案機(jī)密信息檔案管理人員及涉及檔案工作的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得泄露檔案中的機(jī)密信息。對(duì)于涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施，限制知悉范圍，防止信息泄露。如因工作需要，確需對(duì)外提供檔案信息，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批，確保信息的安全和合法使用。2.不準(zhǔn)忽視檔案安全防范措施檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)檔案安全防范意識(shí)，采取必要的安全防范措施，如安裝監(jiān)控設(shè)備、門禁系統(tǒng)、防盜報(bào)警裝置等，確保檔案庫(kù)房的安全。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。檔案管理人員應(yīng)掌握基本的安全知識(shí)和技能，如火災(zāi)撲救、防盜報(bào)警等，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力。七、檔案數(shù)字化與信息化管理1.不準(zhǔn)拖延檔案數(shù)字化進(jìn)程隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案數(shù)字化已成為檔案管理的重要趨勢(shì)。公司/組織應(yīng)積極推進(jìn)檔案數(shù)字化工作，按照規(guī)定及時(shí)將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。檔案管理部門應(yīng)制定檔案數(shù)字化工作計(jì)劃，明確工作目標(biāo)、任務(wù)和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，確保檔案數(shù)字化工作的順利進(jìn)行。嚴(yán)禁拖延檔案數(shù)字化進(jìn)程，影響檔案管理工作的效率和質(zhì)量。2.不準(zhǔn)違規(guī)操作電子檔案系統(tǒng)電子檔案系統(tǒng)是檔案管理的重要工具，應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行使用。檔案管理人員及涉及電子檔案管理的人員應(yīng)熟悉電子檔案系統(tǒng)的功能和操作方法，不得違規(guī)操作電子檔案系統(tǒng)，如擅自修改系統(tǒng)參數(shù)、刪除電子檔案數(shù)據(jù)等。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)電子檔案系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)的安全。八、檔案移交與交接1.不準(zhǔn)無(wú)故拖延檔案移交時(shí)間各部門在工作結(jié)束或人員調(diào)動(dòng)時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定及時(shí)將檔案移交給檔案管理部門。檔案移交應(yīng)填寫移交清單，注明移交檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息，雙方簽字確認(rèn)。嚴(yán)禁無(wú)故拖延檔案移交時(shí)間，影響檔案管理工作的連續(xù)性。2.不準(zhǔn)遺漏檔案交接內(nèi)容檔案交接過(guò)程中應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案內(nèi)容，確保交接的檔案完整、準(zhǔn)確。交接雙方應(yīng)在移交清單上詳細(xì)注明檔案的狀況，如是否有破損、缺失、涂改等情況。對(duì)于重要檔案或特殊檔案，應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)交接，確保交接內(nèi)容無(wú)遺漏。九、檔案統(tǒng)計(jì)與分析1.不準(zhǔn)虛報(bào)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，包括檔案數(shù)量、類別、利用情況等信息。統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確，不得虛報(bào)或瞞報(bào)。檔案統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)建立健全統(tǒng)計(jì)制度，明確統(tǒng)計(jì)人員的職責(zé)和工作流程，確保統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的可靠性。2.不準(zhǔn)忽視檔案統(tǒng)計(jì)分析工作檔案統(tǒng)計(jì)分析是檔案管理工作的重要組成部分，通過(guò)對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的分析，可以了解檔案管理工作的現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題，為檔案管理決策提供依據(jù)。檔案管理部門應(yīng)重視檔案統(tǒng)計(jì)分析工作，定期撰寫統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告，提出改進(jìn)措施和建議，不斷提高檔案管理工作的水平。十、附則1.解釋權(quán)本檔案制度十不準(zhǔn)由公司/組織檔案管理部門負(fù)責(zé)解釋。2.修訂與完善本檔案制度十不準(zhǔn)將根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)、