檔案托管寄存制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司/組織檔案的托管寄存工作，確保檔案的安全、完整和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門以及與公司/組織有檔案托管寄存業(yè)務(wù)往來的外部單位和個人。（三）基本原則1.安全保密原則：確保檔案在托管寄存過程中的安全，防止檔案信息的泄露、篡改和丟失。2.規(guī)范管理原則：按照相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，對檔案托管寄存工作進(jìn)行規(guī)范化管理。3.便捷高效原則：在保證檔案安全和質(zhì)量的前提下，提供便捷高效的服務(wù)，滿足使用人員的需求。二、檔案托管寄存機(jī)構(gòu)的選擇與管理（一）選擇標(biāo)準(zhǔn)1.具備合法的經(jīng)營資質(zhì)，信譽(yù)良好，無不良記錄。2.擁有專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊，具備檔案管理相關(guān)知識和技能。3.具備完善的檔案管理制度和安全保障措施，能夠確保檔案的安全和完整。4.擁有適宜的檔案保管場所，具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。（二）考察與評估1.對擬選擇的檔案托管寄存機(jī)構(gòu)進(jìn)行實(shí)地考察，了解其實(shí)際情況。2.評估其檔案管理能力、安全保障措施、服務(wù)質(zhì)量等方面的情況。3.參考其他用戶的評價和反饋，綜合判斷其是否符合要求。（三）簽訂合同1.與選定的檔案托管寄存機(jī)構(gòu)簽訂詳細(xì)的合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.合同中應(yīng)包括檔案的保管期限、保管要求、費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等內(nèi)容。3.合同簽訂后，雙方應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定履行各自的職責(zé)。（四）定期檢查與監(jiān)督1.定期對檔案托管寄存機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢查，了解檔案的保管情況。2.檢查內(nèi)容包括檔案的存放位置、保管環(huán)境、安全設(shè)施等方面。3.對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改要求，并跟蹤整改情況。三、檔案的接收與移交（一）檔案接收1.公司/組織各部門在向檔案托管寄存機(jī)構(gòu)移交檔案前，應(yīng)進(jìn)行整理和核對。2.整理后的檔案應(yīng)符合檔案管理的相關(guān)要求，包括分類清晰、編號準(zhǔn)確、目錄完整等。3.檔案托管寄存機(jī)構(gòu)在接收檔案時，應(yīng)認(rèn)真核對檔案的數(shù)量、質(zhì)量和完整性，并辦理接收手續(xù)。（二）檔案移交1.公司/組織各部門因工作需要查閱檔案時，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)批準(zhǔn)后到檔案托管寄存機(jī)構(gòu)查閱。2.查閱檔案時，應(yīng)在指定的場所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出。3.如需復(fù)印或摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）檔案歸還1.查閱完畢后，檔案使用人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案托管寄存機(jī)構(gòu)，并辦理歸還手續(xù)。2.檔案托管寄存機(jī)構(gòu)應(yīng)認(rèn)真核對歸還檔案的數(shù)量和完整性，如有問題及時與相關(guān)部門溝通。四、檔案的保管與保護(hù)（一）保管要求1.檔案托管寄存機(jī)構(gòu)應(yīng)按照檔案的類別、保管期限等要求，對檔案進(jìn)行分類存放。2.檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜或庫房內(nèi)，保持整齊有序。3.檔案庫房應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防蟲、防盜等條件，確保檔案的安全。（二）保護(hù)措施1.對重要檔案應(yīng)采取備份、加密等措施，防止檔案信息的丟失和泄露。2.定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對檔案的保管環(huán)境進(jìn)行監(jiān)測，確保環(huán)境條件符合要求。（三）安全管理1.檔案托管寄存機(jī)構(gòu)應(yīng)建立健全安全管理制度，加強(qiáng)安全防范措施。2.配備必要的安全設(shè)施，如消防設(shè)備、監(jiān)控設(shè)備等。3.對檔案管理人員進(jìn)行安全教育，提高安全意識。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案應(yīng)按照規(guī)定的權(quán)限進(jìn)行，填寫查閱申請表，經(jīng)批準(zhǔn)后到檔案托管寄存機(jī)構(gòu)查閱。2.外部單位和個人查閱檔案應(yīng)經(jīng)公司/組織相關(guān)部門批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）查閱流程1.使用人員填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核后，報公司/組織檔案管理部門審批。3.審批通過后，使用人員持申請表到檔案托管寄存機(jī)構(gòu)查閱檔案。（三）利用規(guī)定1.檔案使用人員應(yīng)遵守檔案管理的相關(guān)規(guī)定，不得擅自涂改、損毀、丟失檔案。2.如需復(fù)印或摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并注明用途。3.檔案使用完畢后，應(yīng)及時歸還檔案托管寄存機(jī)構(gòu)。六、檔案的銷毀（一）銷毀條件1.檔案已超過保管期限，且無繼續(xù)保存價值。2.檔案因自然災(zāi)害、意外事故等原因造成損壞，無法修復(fù)且無利用價值。（二）銷毀程序1.公司/組織各部門提出檔案銷毀申請，填寫檔案銷毀申請表，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.申請表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核后，報公司/組織檔案管理部門審批。3.審批通過后，檔案管理部門組織相關(guān)人員對擬銷毀檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對。4.核對無誤后，在指定的場所進(jìn)行銷毀，并做好記錄。5.銷毀記錄應(yīng)包括銷毀時間、銷毀地點(diǎn)、銷毀人員等信息。（三）監(jiān)督與檢查1.檔案銷毀過程中，應(yīng)有專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作的規(guī)范進(jìn)行。2.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案銷毀情況進(jìn)行檢查，核實(shí)銷毀記錄的真實(shí)性和完整性。七、檔案管理人員的職責(zé)與要求（一）職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的接收、整理、保管、查閱、利用等工作。2.嚴(yán)格遵守檔案管理的相關(guān)規(guī)定，確保檔案的安全和完整。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.為檔案使用人員提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，解答相關(guān)疑問。（二）要求1.具備檔案管理相關(guān)專業(yè)知識和技能，熟悉檔案管理的業(yè)務(wù)流程。2.具有較強(qiáng)的責(zé)任心和保密意識，能夠認(rèn)真履行職責(zé)。3.遵守職業(yè)道德規(guī)范，廉潔奉公，不得利用職