檔案安全交接制度一、總則1.目的依據(jù)為了確保公司/組織檔案在交接過程中的安全與完整，防止檔案信息的泄露、損壞與丟失，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本檔案安全交接制度。2.適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門之間、部門與外部機(jī)構(gòu)之間涉及檔案交接的所有活動。包括但不限于文件檔案、電子數(shù)據(jù)檔案、實物檔案等各類檔案形式。3.基本原則安全保密原則：交接過程中要采取嚴(yán)格的安全保密措施，確保檔案信息不被非法獲取、篡改或泄露。準(zhǔn)確完整原則：交接雙方應(yīng)確保檔案內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，檔案材料完整無缺，交接記錄清晰可查。及時規(guī)范原則：檔案交接應(yīng)按照規(guī)定的程序和時間要求及時進(jìn)行，交接行為規(guī)范有序。二、交接主體與職責(zé)1.交接主體移交方：負(fù)責(zé)將檔案移交給接收方的部門或個人。接收方：負(fù)責(zé)接收檔案的部門或個人。監(jiān)交方：根據(jù)交接情況，由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或指定人員擔(dān)任監(jiān)交，確保交接過程合規(guī)、公正。2.各方職責(zé)移交方職責(zé)負(fù)責(zé)整理、核對擬移交檔案，確保檔案符合移交要求，包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性等。編制詳細(xì)的檔案移交清單，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、密級等信息。向接收方提供必要的檔案背景資料和說明，以便接收方更好地理解和管理檔案。在規(guī)定時間內(nèi)完成檔案的移交工作，并配合接收方進(jìn)行交接手續(xù)的辦理。接收方職責(zé)提前做好接收檔案的準(zhǔn)備工作，包括安排合適的存儲場所、配備必要的管理人員和設(shè)備等。對移交的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對和檢查，如發(fā)現(xiàn)問題及時與移交方溝通解決。在接收檔案后，按照規(guī)定進(jìn)行妥善保管和管理，確保檔案的安全與有效利用。及時反饋檔案接收過程中的意見和建議，協(xié)助完善檔案交接制度。監(jiān)交方職責(zé)監(jiān)督交接雙方嚴(yán)格按照制度規(guī)定進(jìn)行交接操作，確保交接過程的合法性、公正性和規(guī)范性。協(xié)調(diào)解決交接過程中出現(xiàn)的爭議和問題，對交接結(jié)果進(jìn)行審核確認(rèn)。對交接過程中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為及時進(jìn)行糾正和處理，必要時向上級報告。三、檔案交接流程1.交接準(zhǔn)備移交方準(zhǔn)備確定擬移交檔案的范圍和清單，對檔案進(jìn)行分類整理，確保檔案資料齊全、完整。對檔案進(jìn)行初步審核，檢查檔案的準(zhǔn)確性、規(guī)范性，對不符合要求的檔案進(jìn)行補充或修正。準(zhǔn)備好檔案移交清單，清單應(yīng)一式多份，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、密級、形成時間等信息。接收方準(zhǔn)備根據(jù)移交方提供的檔案清單，了解檔案的基本情況，評估接收檔案所需的資源和條件。安排專門的接收人員，明確接收人員的職責(zé)和權(quán)限。準(zhǔn)備好接收檔案的場所和設(shè)備，確保檔案有安全、適宜的存儲環(huán)境。2.交接實施現(xiàn)場交接移交方、接收方和監(jiān)交方共同到達(dá)交接現(xiàn)場。移交方按照檔案移交清單，逐一對檔案進(jìn)行清點、核對，向接收方展示檔案的內(nèi)容和狀態(tài)。接收方對檔案進(jìn)行仔細(xì)檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案存在破損、缺失、信息錯誤等問題，應(yīng)及時與移交方溝通并記錄。雙方在檔案移交清單上簽字確認(rèn)，一式多份清單分別由移交方、接收方和監(jiān)交方留存。電子檔案交接對于電子檔案，移交方應(yīng)確保電子檔案存儲介質(zhì)的完好，并提供電子檔案的目錄清單和相關(guān)說明。雙方通過專用的存儲設(shè)備或網(wǎng)絡(luò)傳輸方式進(jìn)行電子檔案的交接，交接過程中要進(jìn)行數(shù)據(jù)完整性和準(zhǔn)確性的校驗。接收方接收電子檔案后，應(yīng)及時進(jìn)行備份，并對電子檔案的存儲和訪問權(quán)限進(jìn)行設(shè)置。實物檔案交接實物檔案交接時，移交方應(yīng)向接收方詳細(xì)說明實物檔案的來源、現(xiàn)狀等情況。雙方對實物檔案進(jìn)行當(dāng)面清點、核對，檢查實物的完整性和質(zhì)量狀況。對于有特殊保管要求的實物檔案，移交方應(yīng)提供相應(yīng)的保管說明，接收方應(yīng)按照要求進(jìn)行保管。3.交接記錄與存檔交接過程中，雙方應(yīng)做好詳細(xì)的交接記錄，記錄內(nèi)容包括交接時間、地點、檔案名稱、數(shù)量、交接情況說明、雙方簽字等信息。交接記錄應(yīng)妥善保存，作為檔案管理的重要資料，以備后續(xù)查詢和審計。監(jiān)交方應(yīng)對交接記錄進(jìn)行審核，確保記錄真實、準(zhǔn)確、完整，并在記錄上簽字確認(rèn)。四、檔案安全保障措施1.物理安全保障檔案存儲場所應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等基本安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案實體安全。對檔案存儲場所進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保安全設(shè)施正常運行。限制無關(guān)人員進(jìn)入檔案存儲場所，對進(jìn)入人員進(jìn)行登記和身份驗證。2.信息安全保障對電子檔案采取加密存儲、訪問控制、數(shù)據(jù)備份等安全措施，防止電子檔案信息被非法獲取、篡改或丟失。定期對電子檔案進(jìn)行病毒查殺和數(shù)據(jù)完整性檢查，確保電子檔案系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行。對涉及機(jī)密的檔案信息，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制知悉范圍和使用權(quán)限。3.人員安全保障加強對檔案管理人員的安全教育和培訓(xùn)，提高其安全意識和操作技能。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案安全管理制度，不得擅自泄露檔案信息或違規(guī)操作。對檔案管理人員進(jìn)行定期的背景審查和崗位考核，確保人員具備良好的職業(yè)道德和業(yè)務(wù)能力。五、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督公司/組織內(nèi)部設(shè)立檔案管理監(jiān)督小組，定期對檔案交接情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督。監(jiān)督小組應(yīng)檢查檔案交接制度的執(zhí)行情況，包括交接流程是否規(guī)范、交接記錄是否完整、檔案安全保障措施是否落實等。對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.外部審計定期聘請外部審計機(jī)構(gòu)對公司/組織的檔案管理工作進(jìn)行審計，包括檔案交接情況的審計。審計機(jī)構(gòu)應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和審計準(zhǔn)則，對檔案交接的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審查，并出具審計報告。根據(jù)審計報告，對檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行整改和完善，不斷提高檔案管理水平。六、責(zé)任追究凡在檔案交接過程中違反本制度規(guī)定，導(dǎo)致檔案安全事故或造成檔案信息泄露、損壞、丟失等后果的，將依法依規(guī)追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。1.責(zé)任認(rèn)定根據(jù)檔案交接過程中的具體行為和造成的后果，確定責(zé)任主體和責(zé)任程度。對于因故意或重大過失導(dǎo)致檔案安全事故的，將加重責(zé)任追究力度。2.責(zé)任追究方式對責(zé)任人員給予批評教育、警告、記過、記大過、降職、撤職等行政處分。涉及經(jīng)濟(jì)賠償?shù)?，?zé)任人員應(yīng)按照規(guī)定承擔(dān)相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任。構(gòu)成犯罪的，依法移送司法機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)任。七、培訓(xùn)與宣傳1.培訓(xùn)定期組織檔案管理人員參加檔案安全交接制度的培訓(xùn)，使其熟悉制度內(nèi)容和操作規(guī)程。培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案安全法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、交接流程、安全保障措施等方面。通過案例分析、模擬演練等方式，提高檔案管理人員的實際操作能力和應(yīng)急處理能力。2.宣傳在公司/組織內(nèi)部廣泛宣傳檔案安全交接制度，提高全體員工對檔案安全重