檔案簽批制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性和安全性，規(guī)范檔案簽批流程，提高檔案利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的簽批管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.分級(jí)管理原則：根據(jù)檔案的重要程度和保密級(jí)別，實(shí)行分級(jí)分類管理，明確各級(jí)簽批權(quán)限。4.高效利用原則：在確保檔案安全的前提下，簡化簽批流程，提高檔案利用效率，為公司各項(xiàng)工作提供有力支持。二、檔案分類及簽批權(quán)限（一）檔案分類1.行政管理類檔案：包括公司文件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、行政事務(wù)文件等。2.業(yè)務(wù)經(jīng)營類檔案：涵蓋市場營銷、合同協(xié)議、財(cái)務(wù)報(bào)表、項(xiàng)目文檔、客戶資料等。3.技術(shù)研發(fā)類檔案：如研發(fā)項(xiàng)目文檔、技術(shù)方案、專利文件、產(chǎn)品圖紙等。4.其他類檔案：指上述類別以外的檔案，如聲像檔案、實(shí)物檔案等。（二）簽批權(quán)限1.行政管理類檔案一般性文件、通知、公告等，由部門負(fù)責(zé)人審核簽批后存檔。重要會(huì)議紀(jì)要、規(guī)章制度、人事任免等文件，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核，總經(jīng)理簽批后存檔。2.業(yè)務(wù)經(jīng)營類檔案日常業(yè)務(wù)報(bào)表、普通合同協(xié)議等，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核簽批后存檔。重大項(xiàng)目合同、重要財(cái)務(wù)報(bào)表、涉及公司戰(zhàn)略決策的業(yè)務(wù)文件等，需經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核，總經(jīng)理簽批后存檔。3.技術(shù)研發(fā)類檔案一般性技術(shù)文檔、實(shí)驗(yàn)報(bào)告等，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審核簽批后存檔。關(guān)鍵技術(shù)方案、專利申請(qǐng)文件、重大研發(fā)項(xiàng)目文檔等，需經(jīng)技術(shù)部門負(fù)責(zé)人、知識(shí)產(chǎn)權(quán)管理部門審核，分管領(lǐng)導(dǎo)簽批后存檔。4.其他類檔案聲像檔案、實(shí)物檔案等，根據(jù)其內(nèi)容和性質(zhì)，參照上述相應(yīng)類別檔案的簽批權(quán)限執(zhí)行。三、檔案簽批流程（一）檔案形成1.公司各部門及員工在工作過程中產(chǎn)生的各類文件、資料、記錄等，應(yīng)按照檔案管理要求及時(shí)整理、分類，并確保內(nèi)容完整、準(zhǔn)確。2.文件起草人或資料收集人應(yīng)對(duì)檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，在形成檔案初稿后，按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行填寫和標(biāo)注。（二）部門初審1.檔案初稿完成后，由文件起草人或資料收集人所在部門進(jìn)行初審。初審內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、格式規(guī)范性、與業(yè)務(wù)實(shí)際的相符性等。2.部門初審人員應(yīng)認(rèn)真審核檔案內(nèi)容，對(duì)存在的問題提出修改意見，并督促相關(guān)人員進(jìn)行修改完善。初審?fù)ㄟ^后，在檔案首頁簽署初審意見及姓名、日期。（三）審核簽批1.根據(jù)檔案的類別和簽批權(quán)限，將初審?fù)ㄟ^的檔案提交至相應(yīng)的審核簽批人。2.審核簽批人應(yīng)仔細(xì)審查檔案內(nèi)容，重點(diǎn)關(guān)注檔案的真實(shí)性、合法性、合規(guī)性以及對(duì)公司的影響等方面。對(duì)不符合要求的檔案，應(yīng)明確指出問題并要求重新修改或補(bǔ)充完善。3.審核簽批人在審核通過后，在檔案規(guī)定位置簽署審核意見、姓名及日期。如遇重大問題或需進(jìn)一步研究討論的事項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)組織相關(guān)人員進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，并在簽批意見中注明情況。（四）檔案存檔1.經(jīng)審核簽批后的檔案，由檔案管理部門按照檔案分類編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)、整理，并妥善保管。2.檔案管理人員應(yīng)對(duì)存檔檔案進(jìn)行登記，建立檔案目錄索引，以便于查詢和利用。同時(shí)，要確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境安全，防止檔案損壞、丟失或泄露。四、檔案簽批責(zé)任（一）起草人責(zé)任1.對(duì)檔案內(nèi)容的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性負(fù)責(zé)，確保檔案能夠真實(shí)反映業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況。2.按照檔案管理要求和格式規(guī)范起草檔案，及時(shí)進(jìn)行修改完善，配合完成檔案簽批流程。（二）初審人責(zé)任1.認(rèn)真履行初審職責(zé)，對(duì)檔案進(jìn)行全面細(xì)致的審核，提出準(zhǔn)確的初審意見。2.督促相關(guān)人員對(duì)初審提出的問題進(jìn)行整改，確保檔案質(zhì)量符合要求。（三）審核簽批人責(zé)任1.嚴(yán)格按照簽批權(quán)限對(duì)檔案進(jìn)行審核簽批，對(duì)審核結(jié)果負(fù)責(zé)。2.對(duì)檔案內(nèi)容的合法性、合規(guī)性、重要性進(jìn)行把關(guān)，做出正確的簽批決策。（四）檔案管理人員責(zé)任1.負(fù)責(zé)檔案的接收、整理、編號(hào)、存儲(chǔ)等工作，確保檔案管理工作規(guī)范有序。2.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，保障檔案安全，防止檔案信息泄露。3.按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好登記和跟蹤管理。五、檔案查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱及編號(hào)等信息。2.《檔案查閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核同意后，提交至檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)表內(nèi)容，在確保不影響檔案安全和正常管理的前提下，為查閱人員提供檔案查閱服務(wù)。查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或進(jìn)行涂改、復(fù)印等操作。如需復(fù)印，應(yīng)另行填寫《檔案復(fù)印申請(qǐng)表》，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員統(tǒng)一復(fù)印并登記。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱1.因特殊原因需要借閱檔案的，必須填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限、歸還日期等。2.《檔案借閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，分管領(lǐng)導(dǎo)簽批同意后方可借閱。3.借閱人員應(yīng)按照簽批的借閱期限及時(shí)歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱期間，借閱人員要妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自拆封、損壞、丟失檔案。如因保管不善造成檔案損壞或丟失的，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.檔案歸還時(shí)，檔案管理人員要認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，確認(rèn)無誤后在《檔案借閱登記表》上簽字注銷。六、檔案保密與安全（一）保密措施1.公司全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密和其他敏感信息的檔案予以保密。2.檔案管理人員要對(duì)檔案的存儲(chǔ)環(huán)境進(jìn)行定期檢查，確保檔案存儲(chǔ)安全。對(duì)重要檔案應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、異地備份等措施，防止檔案數(shù)據(jù)丟失。3.在檔案查閱、借閱過程中，嚴(yán)格控制知悉范圍，嚴(yán)禁無關(guān)人員接觸檔案內(nèi)容。查閱和借閱人員不得泄露檔案信息，不得利用檔案謀取私利。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，配備必要的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境安全可靠。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、內(nèi)容等是否一致，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。3.對(duì)電子檔案要加強(qiáng)信息安全管理，設(shè)置嚴(yán)格的用戶權(quán)限，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和病毒查殺，防止電子檔案被篡改或丟失。七、檔案銷毀（一）銷毀范圍1.已超過保管期限且無保存價(jià)值的檔案。2.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、機(jī)構(gòu)撤銷等原因不再使用或失去利用價(jià)值的檔案。3.經(jīng)鑒定確認(rèn)為無效或錯(cuò)誤的檔案。（二）銷毀程序1.檔案管理部門定期對(duì)檔案進(jìn)行清理鑒定，提出擬銷毀檔案清單。2.擬銷毀檔案清單經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)部門組成銷毀小組，對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行現(xiàn)場銷毀。銷毀過程要進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、檔案名稱及數(shù)量等，并由銷毀人員簽字確認(rèn)。4.銷毀完成后，銷毀記錄應(yīng)作為檔案資料長期保存。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司設(shè)立檔案管理監(jiān)督小組，定期對(duì)各部門檔案簽批制度執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案形成的及時(shí)性、準(zhǔn)確性，簽批流程的合規(guī)性，檔案管理的規(guī)范性、安全性等方面。3.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核評(píng)價(jià)1.將檔案簽批制度執(zhí)行情況納入公司績效考核體系，對(duì)各部門及相關(guān)人員進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核指標(biāo)包括檔案管理工作質(zhì)