招標(biāo)檔案移交制度一、總則（一）目的為了加強公司招標(biāo)檔案管理，規(guī)范招標(biāo)檔案移交工作，確保招標(biāo)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司范圍內(nèi)所有招標(biāo)項目檔案的移交管理工作，包括但不限于工程建設(shè)項目、物資采購項目、服務(wù)采購項目等各類招標(biāo)活動所形成的檔案資料。（三）基本原則1.真實性原則：招標(biāo)檔案應(yīng)如實反映招標(biāo)活動的全過程，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：全面收集招標(biāo)活動中形成的各類文件資料，保證檔案的完整性。3.規(guī)范性原則：檔案的整理、移交應(yīng)符合國家及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司內(nèi)部規(guī)定，做到規(guī)范統(tǒng)一。4.及時性原則：在規(guī)定時間內(nèi)完成招標(biāo)檔案的移交工作，確保檔案的時效性。（四）職責(zé)分工1.招標(biāo)部門負(fù)責(zé)組織招標(biāo)項目的實施，確保招標(biāo)過程中各類文件資料的及時收集、整理和初步審核。按照本制度要求，在規(guī)定時間內(nèi)將整理好的招標(biāo)檔案移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)制定招標(biāo)檔案移交的具體流程和標(biāo)準(zhǔn)，指導(dǎo)招標(biāo)部門做好檔案整理工作。接收招標(biāo)部門移交的檔案，對檔案進(jìn)行詳細(xì)審核、分類、編號、存儲等管理工作。定期對招標(biāo)檔案進(jìn)行檢查、盤點，確保檔案的安全和完整。3.監(jiān)督部門對招標(biāo)檔案移交工作進(jìn)行全程監(jiān)督，檢查檔案移交過程是否符合規(guī)定，檔案內(nèi)容是否真實、完整。對違反本制度的行為進(jìn)行調(diào)查處理，保障制度的有效執(zhí)行。二、招標(biāo)檔案的內(nèi)容及要求（一）前期準(zhǔn)備階段檔案1.項目立項文件：包括項目可行性研究報告、立項批復(fù)等，證明項目招標(biāo)的必要性和合法性。2.招標(biāo)申請文件：招標(biāo)申請表、招標(biāo)項目預(yù)算等，明確招標(biāo)項目的基本信息和預(yù)算安排。3.資格預(yù)審文件：資格預(yù)審公告、資格預(yù)審文件、資格預(yù)審結(jié)果等，記錄對潛在投標(biāo)人資格審查的過程和結(jié)果。（二）招標(biāo)公告與招標(biāo)文件階段檔案1.招標(biāo)公告：發(fā)布的招標(biāo)公告原件，包括公告內(nèi)容、發(fā)布渠道等信息。2.招標(biāo)文件：招標(biāo)文件正本及副本，涵蓋招標(biāo)項目的技術(shù)要求、商務(wù)條款、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。3.招標(biāo)文件澄清與修改文件：對招標(biāo)文件進(jìn)行澄清或修改的文件，以及相關(guān)的溝通記錄。（三）投標(biāo)文件階段檔案1.投標(biāo)文件：投標(biāo)人提交的投標(biāo)文件正本及副本，包括投標(biāo)函、技術(shù)方案、商務(wù)報價等。2.投標(biāo)保證金繳納憑證：證明投標(biāo)人已繳納投標(biāo)保證金的相關(guān)憑證。（四）開標(biāo)評標(biāo)階段檔案1.開標(biāo)記錄：開標(biāo)會議的記錄，包括開標(biāo)時間、地點、投標(biāo)人名稱、投標(biāo)報價等信息。2.評標(biāo)報告：評標(biāo)委員會出具的評標(biāo)報告，詳細(xì)記錄評標(biāo)過程、評標(biāo)結(jié)果及推薦的中標(biāo)候選人。3.評標(biāo)過程相關(guān)文件：評標(biāo)委員會成員名單、評標(biāo)打分表、評標(biāo)意見等。（五）中標(biāo)及合同簽訂階段檔案1.中標(biāo)通知書：招標(biāo)人向中標(biāo)人發(fā)出的中標(biāo)通知書原件。2.合同文本：簽訂的合同正本及副本，明確雙方的權(quán)利義務(wù)和合同條款。3.合同簽訂過程中的相關(guān)文件：如合同談判記錄會簽單、合同審批文件等。（六）其他相關(guān)檔案1.招標(biāo)活動中的往來函件：與招標(biāo)人、投標(biāo)人、招標(biāo)代理機構(gòu)等之間的函件、傳真、電子郵件等。2.招標(biāo)活動中的會議紀(jì)要：招標(biāo)過程中組織的各類會議的紀(jì)要，記錄會議討論的主要內(nèi)容和決議。3.其他與招標(biāo)項目有關(guān)的重要文件：如項目特殊要求的說明文件質(zhì)量驗收標(biāo)準(zhǔn)等。（七）檔案要求1.檔案應(yīng)使用原件歸檔，如因特殊原因無法提供原件的，應(yīng)提供經(jīng)相關(guān)部門或人員簽字確認(rèn)的復(fù)印件，并注明原件存放處。2.檔案內(nèi)容應(yīng)清晰、完整、準(zhǔn)確，簽字蓋章手續(xù)齊全。3.檔案應(yīng)按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，建立索引目錄，便于查找和利用。三、招標(biāo)檔案的整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，將重要文件和一般文件分別整理。3.便于保管和利用，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。（二）整理方法1.分類按照招標(biāo)項目的類別進(jìn)行一級分類，如工程建設(shè)項目、物資采購項目、服務(wù)采購項目等。在一級分類基礎(chǔ)上，按照招標(biāo)活動的階段進(jìn)行二級分類，如前期準(zhǔn)備、招標(biāo)公告與文件、投標(biāo)、開標(biāo)評標(biāo)、中標(biāo)及合同簽訂等。對每個二級分類下的文件再進(jìn)行詳細(xì)分類，如投標(biāo)文件可分為技術(shù)標(biāo)、商務(wù)標(biāo)等。2.編號為每個招標(biāo)項目檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)體現(xiàn)項目類別、年份、順序號等信息，便于識別和管理。例如，工程建設(shè)項目招標(biāo)檔案編號格式為：GC[年份][順序號]，物資采購項目招標(biāo)檔案編號格式為：WZ[年份][順序號]，服務(wù)采購項目招標(biāo)檔案編號格式為：FW[年份][順序號]。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、頁數(shù)等內(nèi)容。檔案題名應(yīng)準(zhǔn)確反映文件的主要內(nèi)容，日期應(yīng)填寫文件形成的時間，責(zé)任者應(yīng)填寫文件的形成部門或個人。4.裝訂對紙張規(guī)格不一致、破損的文件進(jìn)行修整，使其大小統(tǒng)一、整齊完好。將整理好的文件按照順序進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁、不壓字。四、招標(biāo)檔案的移交（一）移交時間1.招標(biāo)項目結(jié)束后，招標(biāo)部門應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)完成檔案的整理工作，并向檔案管理部門移交。2.對于重大招標(biāo)項目或有特殊要求的項目，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可適當(dāng)延長移交時間，但最長不得超過[X]個工作日。（二）移交流程1.移交申請：招標(biāo)部門填寫《招標(biāo)檔案移交申請表》，詳細(xì)說明招標(biāo)項目名稱、編號、檔案整理情況等信息，并提交給檔案管理部門。2.檔案審核：檔案管理部門收到移交申請后，對招標(biāo)檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性等。如發(fā)現(xiàn)問題，及時與招標(biāo)部門溝通，要求其補充或更正。3.移交簽字：經(jīng)審核無誤后，招標(biāo)部門與檔案管理部門辦理檔案移交簽字手續(xù)，雙方在《招標(biāo)檔案移交清單》上簽字確認(rèn)。移交清單應(yīng)一式兩份，雙方各執(zhí)一份。4.檔案入庫：檔案管理部門將接收的招標(biāo)檔案按照規(guī)定的存儲方式進(jìn)行入庫保管，并更新檔案管理系統(tǒng)中的相關(guān)信息。（三）移交方式1.紙質(zhì)檔案移交：招標(biāo)部門應(yīng)將整理好的紙質(zhì)檔案裝訂成冊，一式兩份，連同《招標(biāo)檔案移交清單》一并移交至檔案管理部門。2.電子檔案移交：對于有電子檔案的招標(biāo)項目，招標(biāo)部門應(yīng)將電子檔案按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行整理，存儲在移動存儲設(shè)備或通過網(wǎng)絡(luò)傳輸給檔案管理部門，并確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。五、招標(biāo)檔案的保管與利用（一）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.對招標(biāo)檔案進(jìn)行分類存放，建立檔案存放位置索引，便于查找和調(diào)閱。3.定期對檔案進(jìn)行檢查、盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的完整性和安全性。4.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證檔案的可讀性。（二）利用規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱招標(biāo)檔案的，應(yīng)填寫《招標(biāo)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請，提供相應(yīng)的檔案，并對查閱過程進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案。3.因特殊情況需要復(fù)印或借閱招標(biāo)檔案的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理復(fù)印或借閱手續(xù)。復(fù)印的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，借閱的檔案應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)歸還。4.外單位人員查閱或利用公司招標(biāo)檔案的，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和公司相關(guān)制度辦理審批手續(xù)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。查閱或利用過程中，檔案管理部門應(yīng)安排專人陪同，并對查閱或利用情況進(jìn)行記錄。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.公司建立招標(biāo)檔案移交工作監(jiān)督機制，由監(jiān)督部門定期對招標(biāo)檔案移交工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督。2.監(jiān)督部門應(yīng)重點檢查招標(biāo)檔案的整理質(zhì)量、移交時間、移交手續(xù)等是否符合本制度要求，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）檢查內(nèi)容1.招標(biāo)檔案的完整性檢查，包括是否涵蓋招標(biāo)活動全過程的各類文件資料。2.檔案整理的規(guī)范性檢查，如分類、編號、編目、裝訂等是否符合要求。檢查檔案移交手續(xù)是否齊全，雙方簽字是否真實有效。4.檔案保管情況檢查，包括庫房設(shè)施、存放方式、定期檢查等是否落實到位。5.檔案利用情況檢查，查閱、復(fù)印、借閱等手續(xù)是否規(guī)范，檔案是否有損壞、丟失等情況。（三）問題處理1.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督部門應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)按照整改通