擬寫檔案歸檔制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本檔案歸檔制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各類檔案的歸檔管理。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指公司在各項(xiàng)工作中直接形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.完整性原則：確保檔案的全面性和系統(tǒng)性，反映公司各項(xiàng)工作的真實(shí)面貌。3.準(zhǔn)確性原則：保證檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)可靠。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。二、檔案歸檔范圍（一）行政管理類1.公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會(huì)決議等。2.公司內(nèi)部管理制度、規(guī)定、辦法等文件。3.公司會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等文件。4.公司工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等文件。5.公司人事檔案，包括員工入職、離職、晉升、調(diào)動(dòng)等相關(guān)材料。6.公司行政事務(wù)文件，如公文處理、印章管理、辦公用品管理等相關(guān)文件。（二）財(cái)務(wù)審計(jì)類1.公司財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告。2.財(cái)務(wù)憑證、賬簿、報(bào)表等財(cái)務(wù)資料。3.審計(jì)報(bào)告、審計(jì)工作底稿等審計(jì)資料。4.稅務(wù)申報(bào)、繳納等相關(guān)文件。（三）業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類1.市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、市場(chǎng)分析資料等。2.銷售合同、訂單、報(bào)價(jià)單等業(yè)務(wù)文件。3.采購(gòu)合同、供應(yīng)商資料等采購(gòu)相關(guān)文件。4.生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)報(bào)表、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等生產(chǎn)相關(guān)文件。5.研發(fā)項(xiàng)目資料，包括項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、研究成果、專利申請(qǐng)等文件。（四）工程建設(shè)類1.工程項(xiàng)目立項(xiàng)文件，包括項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告等。2.工程設(shè)計(jì)文件，如設(shè)計(jì)圖紙、設(shè)計(jì)變更通知等。3.工程施工文件，包括施工組織設(shè)計(jì)、施工記錄、工程簽證等。4.工程竣工驗(yàn)收文件，如竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工決算等。（五）合同協(xié)議類公司簽訂的各類合同、協(xié)議，包括但不限于買賣合同、租賃合同、合作協(xié)議等。（六）其他類1.公司獲得的榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書等文件。2.公司對(duì)外宣傳資料、廣告策劃等文件。3.公司與外部單位往來(lái)的重要函件、傳真等文件。三、檔案歸檔要求（一）文件材料的收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集工作，確保文件材料的齊全、完整。2.對(duì)工作活動(dòng)中形成的文件材料，應(yīng)及時(shí)收集，不得積壓或丟失。（二）文件材料的整理1.收集的文件材料應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，確保文件材料的系統(tǒng)性和邏輯性。2.對(duì)文件材料進(jìn)行分類時(shí)，應(yīng)遵循檔案管理的基本原則，結(jié)合公司實(shí)際情況進(jìn)行合理分類。3.整理后的文件材料應(yīng)進(jìn)行編號(hào)、編目，便于查找和管理。（三）文件材料的裝訂1.對(duì)紙張規(guī)格統(tǒng)一、內(nèi)容完整的文件材料，應(yīng)進(jìn)行裝訂。2.裝訂時(shí)應(yīng)使用標(biāo)準(zhǔn)的裝訂設(shè)備和材料，確保裝訂牢固整齊。3.裝訂后的文件材料應(yīng)在左側(cè)裝訂，不得影響文件的查閱和利用。（四）文件材料的編目1.編目應(yīng)按照檔案管理的要求進(jìn)行，包括文件編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者等信息。2.編目應(yīng)準(zhǔn)確、清晰，便于查找和利用。（五）檔案的裝盒1.整理好的檔案應(yīng)裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息。2.檔案盒應(yīng)使用符合檔案管理要求的材料，確保檔案的安全保管。四、檔案歸檔流程（一）部門整理1.各部門在工作活動(dòng)結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)對(duì)形成的文件材料進(jìn)行整理，按照歸檔要求進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等工作。2.整理好的文件材料應(yīng)由部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，移交公司綜合管理部門。（二）綜合管理部門接收1.公司綜合管理部門收到各部門移交的文件材料后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保文件材料的齊全、完整。2.對(duì)不符合歸檔要求的文件材料，應(yīng)及時(shí)退回原部門進(jìn)行補(bǔ)充或更正。（三）檔案整理歸檔1.綜合管理部門對(duì)接收的文件材料進(jìn)行進(jìn)一步整理，按照檔案管理的要求進(jìn)行分類、編目、裝訂、裝盒等工作。2.整理好的檔案應(yīng)按照保管期限進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。（四）檔案上架1.整理好的檔案應(yīng)及時(shí)上架存放，確保檔案的安全保管。2.檔案上架時(shí)應(yīng)按照檔案類別、年度、保管期限等順序進(jìn)行排列，便于查找和利用。五、檔案保管期限（一）永久保管1.公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件。2.公司內(nèi)部管理制度、規(guī)定、辦法等重要文件。3.公司年度財(cái)務(wù)決算報(bào)告。4.公司重大項(xiàng)目的立項(xiàng)、驗(yàn)收等文件。5.公司獲得的重要榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書等文件。（二）定期保管1.定期保管期限分為30年、10年。2.一般行政管理文件、業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)文件等保管期限為10年。3.財(cái)務(wù)憑證、賬簿、報(bào)表等保管期限為30年（法律法規(guī)另有規(guī)定的除外）。六、檔案查閱利用（一）查閱權(quán)限1.公司員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到公司綜合管理部門查閱。2.外部單位因工作需要查閱公司檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)公司綜合管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）查閱手續(xù)1.查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記簿上登記查閱日期、查閱內(nèi)容、查閱人等信息。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得將檔案帶出公司或擅自轉(zhuǎn)借他人。3.查閱檔案時(shí)，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換等。（三）利用方式1.公司員工因工作需要復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)填寫《檔案利用申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到公司綜合管理部門辦理。2.外部單位因工作需要復(fù)印、摘錄公司檔案內(nèi)容的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)公司綜合管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理。（四）保密要求1.查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。2.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施。七、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.公司綜合管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和價(jià)值。2.檔案鑒定工作應(yīng)由公司綜合管理部門負(fù)責(zé)人組織，相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員參加。3.檔案鑒定應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素進(jìn)行綜合分析，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。（二）檔案銷毀1.對(duì)已超過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀工作應(yīng)由公司綜合管理部門負(fù)責(zé)人組織，相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員參加，并在銷毀現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。3.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。4.檔案銷毀后，應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清冊(cè)》存檔。八、檔案統(tǒng)計(jì)與移交（一）檔案統(tǒng)計(jì)1.公司綜合管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收集、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案統(tǒng)計(jì)應(yīng)定期進(jìn)行，統(tǒng)計(jì)結(jié)果應(yīng)及時(shí)上報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。（二）檔案