檔案室各類制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案室管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案室對(duì)各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，不得篡改、偽造。3.保密性原則：對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。4.方便利用原則：在確保檔案安全和保密的前提下，應(yīng)便于公司內(nèi)部各部門及員工查閱和利用檔案。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，提高檔案利用效率。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理水平。5.對(duì)公司各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。6.做好檔案的鑒定、銷毀工作，確保檔案的質(zhì)量和安全。7.積極開展檔案編研工作，為公司各項(xiàng)工作提供參考依據(jù)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的形成、積累和整理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。2.按照公司檔案管理制度的要求，定期向檔案室移交本部門的檔案。3.配合檔案室做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助。4.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的日常工作，并接受檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，遵守檔案職業(yè)道德，保守檔案機(jī)密。2.認(rèn)真履行崗位職責(zé)，做好檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)等工作。3.熟練掌握檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)和技能，不斷提高檔案管理水平。4.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保檔案的安全和完整。5.積極為公司各部門及員工提供檔案利用服務(wù)，及時(shí)、準(zhǔn)確地提供所需檔案。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。2.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等文件。3.公司員工的人事檔案、培訓(xùn)檔案、考核檔案等。4.公司的財(cái)務(wù)檔案、審計(jì)檔案、統(tǒng)計(jì)檔案等。5.公司的產(chǎn)品檔案、科研檔案、工程檔案等。6.其他具有保存價(jià)值的檔案材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案材料及時(shí)、完整地收集齊全。2.收集的檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)重要的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行備份或復(fù)制，確保檔案的安全性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般可分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、產(chǎn)品類、科研類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會(huì)計(jì)檔案類、干部職工檔案類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，以便于管理和檢索。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，注明檔案的編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.文書檔案應(yīng)在次年上半年歸檔。2.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)在會(huì)計(jì)年度終了后，由財(cái)務(wù)部門保管一年，期滿后移交檔案室保管。3.人事檔案應(yīng)在員工離職后及時(shí)歸檔。4.其他檔案應(yīng)在形成后及時(shí)歸檔。（二）歸檔要求1.各部門應(yīng)按照檔案整理的要求，將整理好的檔案移交檔案室。2.移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息，并雙方簽字確認(rèn)。3.檔案室應(yīng)對(duì)移交的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保檔案的質(zhì)量和完整性。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長期保管：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管：凡是反映公司一般工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限為15年以下。（四）保管條件1.檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全。2.檔案室應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、檔案架、溫濕度計(jì)、滅火器等。3.對(duì)電子檔案，應(yīng)采取備份、存儲(chǔ)等措施，確保電子檔案的安全和完整。（五）檔案的保管期限變更與鑒定銷毀1.檔案保管期限的變更，應(yīng)由檔案室提出意見，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。2.對(duì)保管期滿的檔案，應(yīng)由檔案室組織有關(guān)人員進(jìn)行鑒定。鑒定工作應(yīng)在公司分管領(lǐng)導(dǎo)的主持下，由檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門人員等組成鑒定小組進(jìn)行。3.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀清單，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。五、檔案的利用（一）利用范圍公司內(nèi)部各部門及員工因工作需要，可查閱、借閱公司檔案。外部單位因工作需要查閱公司檔案的，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.公司內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請(qǐng)表，注明查閱、借閱的目的、內(nèi)容、期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案室審批。2.檔案室對(duì)檔案查閱、借閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后，為查閱、借閱人員提供檔案，并做好登記工作。3.查閱、借閱人員應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)辦理延期手續(xù)。4.查閱、借閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、偽造、轉(zhuǎn)借、丟失檔案。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案室同意，并注明復(fù)印用途。（三）利用限制1.涉及公司機(jī)密的檔案，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得查閱、借閱。2.對(duì)重要檔案的查閱、借閱，應(yīng)嚴(yán)格控制人數(shù)和范圍。3.檔案查閱、借閱人員不得將檔案帶出檔案室，如需在檔案室以外查閱，應(yīng)經(jīng)檔案室同意，并在指定地點(diǎn)查閱。六、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用等功能，提高檔案管理的效率和水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等工作，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案。2.檔案信息系統(tǒng)建設(shè)：建立檔案管理信息系統(tǒng)，包括檔案錄入、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能模塊，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。3.數(shù)據(jù)安全管理：采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，確保檔案信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，確保檔案信息的準(zhǔn)確錄入和及時(shí)更新。2.對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的使用權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格控制，確保檔案信息的安全。3.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)做到及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，定期向上級(jí)主管部門和公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送。（二）移交工作1.公司因機(jī)構(gòu)調(diào)整、重組等原因，需