公司收集檔案制度總則目的為了加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各項工作中的作用，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作活動中形成的各類檔案的收集、整理、保管、利用等工作?；驹瓌t1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負責檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導。2.真實性原則：檔案應如實反映公司各項工作活動的真實情況，確保檔案內(nèi)容的真實性和可靠性。3.完整性原則：全面收集公司在各個方面形成的檔案，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要信息。4.規(guī)范性原則：檔案的收集、整理、保管、利用等工作應遵循國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。檔案收集范圍行政管理類檔案1.公司設立、變更、注銷等相關文件，包括營業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會決議、董事會決議等。2.公司內(nèi)部管理制度、規(guī)定、辦法等文件，如考勤制度、財務制度、人事制度等。3.公司會議文件，包括會議通知、會議記錄、會議紀要等。4.公司發(fā)文、收文，包括各類請示、報告、批復、函件等。5.公司工作計劃、總結、匯報材料等。6.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等文件。7.公司資質(zhì)證書、榮譽證書、營業(yè)執(zhí)照副本等相關證件。8.公司行政事務處理文件，如辦公用品采購、車輛管理、房產(chǎn)管理等文件。人事管理類檔案1.員工入職、離職、調(diào)動等相關手續(xù)文件，包括入職申請表、離職申請表、調(diào)動審批表等。2.員工勞動合同、保密協(xié)議、培訓協(xié)議等文件。3.員工考勤記錄、請假條、加班申請等文件。4.員工績效考核文件，包括考核指標、考核結果、績效面談記錄等。5.員工薪酬福利文件，如工資表、獎金發(fā)放記錄、社保繳納記錄等。6.員工培訓記錄，包括培訓計劃、培訓教材、培訓證書等。7.員工獎懲文件，如獎勵通知、處罰決定等。8.員工職業(yè)發(fā)展規(guī)劃文件，如晉升申請、崗位輪換記錄等。財務管理類檔案1.公司財務預算、決算報告。2.會計憑證、賬簿、報表等財務資料。3.稅務申報資料，如納稅申報表、稅務審計報告等。4.財務審計報告，包括內(nèi)部審計報告、外部審計報告等。5.資金管理文件，如資金申請、資金使用記錄、銀行對賬單等。6.財務管理制度、規(guī)定、辦法等文件。7.財務分析報告，如成本分析、利潤分析、財務狀況分析等。市場營銷類檔案1.市場調(diào)研報告，包括行業(yè)分析、競爭對手分析、市場需求分析等。2.營銷策劃方案，如年度營銷計劃、促銷活動方案、廣告宣傳方案等。3.銷售合同、訂單、發(fā)貨記錄等文件。4.客戶信息資料，包括客戶檔案、客戶拜訪記錄、客戶投訴處理記錄等。5.市場推廣活動資料，如活動策劃書、活動照片、活動總結等。6.營銷費用支出記錄，包括廣告費用、促銷費用、市場調(diào)研費用等。7.營銷業(yè)績統(tǒng)計報表，如銷售額、銷售量、銷售利潤等報表。生產(chǎn)管理類檔案1.生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)調(diào)度指令等文件。2.生產(chǎn)工藝文件，如工藝流程、操作規(guī)程、質(zhì)量標準等。3.生產(chǎn)設備檔案，包括設備臺賬、設備維護記錄、設備維修記錄等。4.生產(chǎn)質(zhì)量檢驗文件，如檢驗報告、質(zhì)量控制記錄、不合格品處理記錄等。5.生產(chǎn)安全管理文件，如安全制度、安全檢查記錄、事故處理報告等。6.在制品、半成品、成品庫存記錄，包括庫存臺賬、盤點記錄等。7.生產(chǎn)統(tǒng)計報表，如產(chǎn)量報表、產(chǎn)值報表、工時報表等。技術研發(fā)類檔案1.研發(fā)項目立項文件，包括項目申請書、可行性研究報告、項目批復等。2.研發(fā)項目計劃、方案、總結等文件。3.技術研發(fā)成果文件，如專利證書、軟件著作權證書、技術鑒定報告等。4.技術圖紙、技術資料、技術文件等。5.研發(fā)過程中的實驗記錄、測試報告、數(shù)據(jù)分析等文件。6.與外部科研機構、高校合作的協(xié)議、合同等文件。檔案收集職責分工綜合管理部門職責1.負責制定公司檔案收集制度和工作計劃，并組織實施。2.指導和監(jiān)督各部門的檔案收集工作，定期檢查檔案收集情況。3.負責集中收集公司各部門形成的重要檔案，并進行整理、保管和利用。4.負責檔案管理信息化建設，建立和維護公司檔案數(shù)據(jù)庫。5.組織開展檔案業(yè)務培訓和宣傳工作，提高員工的檔案意識。各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理和初步保管工作，指定專人負責檔案管理。2.按照公司檔案收集制度的要求，及時將本部門形成的檔案移交綜合管理部門。3.協(xié)助綜合管理部門做好檔案的整理、鑒定、銷毀等工作。4.積極配合綜合管理部門開展檔案利用工作，提供必要的檔案信息。檔案收集流程檔案形成部門收集1.各部門在工作活動中形成的檔案，由承辦人員負責及時收集、整理。2.承辦人員應按照檔案分類標準，將檔案材料進行分類、編號，并填寫檔案目錄清單。3.檔案材料應齊全完整，字跡清晰，簽署完備，符合檔案裝訂要求。檔案移交1.各部門應定期（每季度末）將整理好的檔案移交綜合管理部門。2.移交時，應填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。3.綜合管理部門對移交的檔案進行核對、驗收，如發(fā)現(xiàn)問題，應及時通知移交部門進行補充或更正。特殊檔案收集1.對于一些重要的、具有特殊價值的檔案，如涉及公司商業(yè)秘密、知識產(chǎn)權等檔案，形成部門應采取特殊的保管措施，并及時向綜合管理部門備案。2.綜合管理部門應根據(jù)實際情況，對特殊檔案進行單獨整理、保管，并嚴格控制查閱和使用范圍。檔案整理整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.符合檔案管理的規(guī)范化和標準化要求。整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等因素進行分類，如行政管理類、人事管理類、財務管理類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，以便于管理和查找。編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限等信息，以便于查閱和檢索。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時應注意保持文件的原貌，不得隨意裁剪或損壞文件。檔案保管保管場所1.公司應設立專門的檔案庫房，用于存放檔案。檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家有關標準要求。保管設備1.配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、檔案架、溫濕度計、滅火器、防蟲藥等。2.定期對檔案保管設備進行檢查和維護，確保設備的正常運行。檔案存儲1.按照檔案的分類和編號，將檔案存放在相應的檔案柜或檔案架上。2.對于電子檔案，應存儲在安全可靠的數(shù)據(jù)存儲設備上，并定期進行備份。3.建立檔案存儲索引，便于快速查找和調(diào)閱檔案。檔案保管期限1.根據(jù)檔案的重要性和保存價值，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司設立、變更、注銷等重要文件，涉及公司商業(yè)秘密、知識產(chǎn)權等重要檔案，以及具有歷史查考價值的檔案等。3.長期保管的檔案主要包括公司年度工作計劃、總結、財務報表等重要文件，以及在一定時期內(nèi)具有查考價值的檔案等。保管期限一般為10年至50年。4.短期保管的檔案主要包括一般性的文件材料，如日常工作中的通知、便函、報表等。保管期限一般為1年至10年。檔案鑒定與銷毀1.定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限是否已滿，是否仍具有保存價值。2.成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門、相關業(yè)務部門和檔案管理人員組成，負責檔案鑒定工作。3.對已失去保存價值的檔案，填寫檔案銷毀清單，經(jīng)公司領導批準后進行銷毀。4.檔案銷毀應采用適當?shù)姆绞竭M行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息的徹底銷毀。5.檔案銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、檔案名稱、數(shù)量等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認。檔案利用利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用應遵守國家有關法律法規(guī)和公司檔案管理制度的規(guī)定。2.服務公司原則：檔案利用應圍繞公司的中心工作，為公司的生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各項工作提供支持和服務。3.保密原則：對涉及公司商業(yè)秘密、知識產(chǎn)權等敏感信息的檔案，應嚴格保密，防止信息泄露。利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案的，應填寫檔案查閱申請表，經(jīng)部門負責人批準后，到綜合管理部門查閱。2.公司員工因個人需要查閱本人檔案的，應填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責人和綜合管理部門負責人批準后，到綜合管理部門查閱。3.外部單位因工作需要查閱公司檔案的，應出具單位介紹信，并填寫檔案查閱申請表，經(jīng)公司領導批準后，由綜合管理部門安排專人陪同查閱。利用方式1.查閱：檔案利用者可在綜合管理部門指定的場所查閱檔案，查閱時應遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、復制、轉(zhuǎn)借檔案。2.借閱：對于一些重要的、不便于查閱的檔案，檔案利用者可辦理借閱手續(xù)，將檔案借出使用。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.復制：檔案利用者因工作需要復制檔案的，應填寫檔案復制申請表，經(jīng)綜合管理部門負責人批準后，由綜合管理部門安排專人負責復制。復制的檔案應加蓋檔案復制專用章，并注明用途。利用登記1.建立檔案利用登記制度，對檔案利用的時間、地點、利用者姓名、檔案名稱、查閱內(nèi)容、利用方式等信息進行詳細記錄。2.檔案利用登記記錄應妥善保管，以備查詢和統(tǒng)計。監(jiān)督與檢查監(jiān)督檢查職責1.綜合管理部門負責對公司檔案收集、整理、保管、利用等工作進行監(jiān)督檢查。2.定期對各部門的檔案工作進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案收集制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集是否及時、完整，移交手續(xù)是否齊全等。2.檔案整理工作的質(zhì)量，包括分類是否合理、編號是否規(guī)范、編目是否準確等。3.檔案保管情況，包括保管場所是否符合要求、保管設備是否正常運行、檔案存儲是否安全等。4.