電子檔案規(guī)章制度一、總則（一）目的為了加強公司電子檔案的管理，確保電子檔案的真實、完整、安全和有效利用，根據(jù)國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合本公司實際情況，制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于公司各部門及全體員工在電子檔案管理工作中的行為規(guī)范。（三）定義1.電子檔案：指公司在各項工作活動中形成的，具有保存價值的，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡上傳輸?shù)奈募?shù)據(jù)、圖表、聲像等不同形式的信息記錄。2.電子檔案管理：指對電子檔案的收集、整理、歸檔、存儲、檢索、利用、鑒定、銷毀等全過程的管理活動。（四）基本原則1.真實性原則：電子檔案應如實反映公司各項工作活動的真實情況，確保其內容真實可靠。2.完整性原則：電子檔案應全面收集、整理公司在工作中形成的各類信息，保證檔案的完整性。3.安全性原則：采取有效的技術和管理措施，確保電子檔案的存儲安全，防止信息泄露、篡改和丟失。4.有效性原則：電子檔案應便于檢索、利用，能夠滿足公司各項工作對檔案信息的需求。二、電子檔案的形成與收集（一）形成要求1.公司各部門及員工在工作過程中應及時、準確地形成電子文件，確保文件內容清晰、完整，符合國家法律法規(guī)和公司相關規(guī)定。2.電子文件應采用通用格式，確保能夠在不同的計算機系統(tǒng)中正常讀取和處理。3.對于重要的電子文件，應同時保留紙質版本，并確保兩者內容一致。（二）收集職責1.各部門負責本部門電子文件的收集工作，指定專人負責收集、整理本部門在工作中形成的各類電子文件。2.涉及多個部門的項目，由項目負責人負責協(xié)調各部門的電子文件收集工作，確保項目相關電子文件的完整性。3.公司辦公室負責對各部門收集的電子文件進行匯總、檢查，確保電子文件的質量和完整性。（三）收集范圍1.行政管理類：包括公司各類文件、通知、報告、會議紀要、工作計劃、工作總結等。2.業(yè)務經(jīng)營類：涵蓋合同協(xié)議、訂單、報價單、銷售數(shù)據(jù)、財務報表、市場調研報告等。3.技術研發(fā)類：包含研發(fā)項目文檔、技術方案、實驗數(shù)據(jù)、產品圖紙、專利申請文件等。4.人力資源類：涉及員工檔案、招聘資料、培訓記錄、績效考核文件、薪酬福利報表等。5.其他類：如公司宣傳資料、活動照片、視頻資料以及其他具有保存價值的電子文件。三、電子檔案的整理與歸檔（一）整理要求1.電子文件應按照分類方案進行整理，確保文件分類清晰、層次分明。2.對電子文件的題名、日期、來源、保管期限等元數(shù)據(jù)進行準確標注，以便于檢索和管理。3.對于同一事項的系列電子文件，可以按照一定的邏輯順序進行排列，如時間順序、重要程度等。（二）歸檔流程1.各部門收集整理完畢的電子文件，應定期移交至公司檔案室。移交時，需填寫《電子檔案移交清單》，詳細注明電子文件的名稱、數(shù)量、存儲位置、形成時間等信息。2.檔案室接收電子文件后，應進行認真核對，確保移交清單與實際電子文件一致。對于不符合要求的電子文件，應及時通知移交部門進行整改。3.檔案室按照既定的歸檔方案，對電子文件進行分類、編號、存儲，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)電子檔案的規(guī)范化管理。（三）歸檔存儲1.電子檔案應存儲于安全可靠的存儲設備中，如磁盤陣列、磁帶庫等，并定期進行備份。備份存儲設備應異地存放，以防止因自然災害、設備故障等原因導致電子檔案丟失。2.存儲設備應標明檔案類別、存儲時間等信息，便于查找和管理。同時，應建立存儲設備的使用記錄，詳細記錄設備的使用情況、維護情況等。3.對電子檔案的存儲環(huán)境進行定期檢查，確保存儲環(huán)境溫度、濕度等條件符合要求，防止因環(huán)境因素影響電子檔案的質量。四、電子檔案的檢索與利用（一）檢索方式1.建立電子檔案檢索系統(tǒng)，提供多種檢索方式，如按關鍵詞檢索、按分類檢索、按日期檢索等，方便用戶快速查找所需電子檔案。2.定期對電子檔案檢索系統(tǒng)進行維護和更新，確保檢索數(shù)據(jù)的準確性和完整性。同時，根據(jù)用戶反饋和實際使用情況，不斷優(yōu)化檢索系統(tǒng)的功能和性能。（二）利用權限1.根據(jù)電子檔案的密級和使用范圍，設定不同的利用權限。一般分為公開、內部使用、機密、絕密等不同級別，不同級別的電子檔案僅供相應權限的人員查閱和使用。2.查閱和使用電子檔案時，需填寫《電子檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息，并經(jīng)相關部門負責人審批。對于機密、絕密級電子檔案，需經(jīng)公司主管領導批準。3.未經(jīng)批準，任何人不得擅自復制、傳播、篡改電子檔案內容。（三）利用流程1.用戶提交《電子檔案查閱申請表》后，檔案管理人員應根據(jù)審批結果，及時為用戶提供相應的電子檔案。如電子檔案存儲于異地，應在規(guī)定時間內將檔案傳輸至用戶指定的設備或系統(tǒng)中。2.用戶查閱電子檔案時，應在檔案管理人員的監(jiān)督下進行，不得擅自更改檔案內容。查閱完畢后應及時歸還檔案，并在《電子檔案查閱登記表》上簽字確認。五、電子檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)國家有關法律法規(guī)和公司實際情況，制定電子檔案鑒定標準，對電子檔案的保存價值進行定期鑒定。2.鑒定工作應遵循全面、客觀、公正的原則，充分考慮電子檔案對于公司各項工作的歷史憑證作用和現(xiàn)實利用價值。（二）鑒定組織1.成立電子檔案鑒定小組，由公司辦公室、檔案室、相關業(yè)務部門等人員組成。鑒定小組負責對電子檔案的保存價值進行評估和鑒定。2.鑒定小組應定期召開會議，對到期的電子檔案進行集中鑒定。鑒定過程中，應充分聽取各方面的意見和建議，確保鑒定結果的科學性和準確性。（三）銷毀流程1.經(jīng)鑒定確無保存價值的電子檔案，應填寫《電子檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、數(shù)量、存儲位置、銷毀原因等信息，并附上鑒定小組的鑒定意見。2.《電子檔案銷毀申請表》經(jīng)公司主管領導批準后，由檔案室負責組織實施銷毀工作。銷毀工作應在兩人以上的監(jiān)督下進行，確保銷毀過程的安全、徹底。3.銷毀電子檔案時，應采用物理或化學方法進行銷毀，如消磁、格式化、粉碎存儲介質等，確保電子檔案信息無法恢復。銷毀完畢后，應在《電子檔案銷毀登記表》上記錄銷毀情況，包括銷毀時間、地點、方式等信息，并由監(jiān)督人員簽字確認。六、電子檔案的安全管理（一）安全制度1.建立健全電子檔案安全管理制度，明確各部門及人員在電子檔案安全管理中的職責和權限。2.制定電子檔案安全操作規(guī)程，規(guī)范電子檔案的收集、整理、存儲、檢索、利用、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)的操作流程，確保電子檔案安全。（二）安全技術措施1.采用先進的安全技術手段，如防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、加密技術等，防止外部網(wǎng)絡攻擊和非法訪問，確保電子檔案存儲環(huán)境的安全。2.對電子檔案進行加密存儲，設置不同級別的訪問密碼和權限，防止電子檔案信息泄露。同時，定期更換密碼，確保密碼的安全性。3.安裝防病毒軟件和惡意軟件防護系統(tǒng)，定期對電子檔案存儲設備和系統(tǒng)進行病毒查殺和安全掃描，及時發(fā)現(xiàn)并處理安全隱患。（三）人員安全管理1.加強對涉及電子檔案管理工作人員的安全培訓，提高其安全意識和操作技能，使其熟悉電子檔案安全管理制度和操作規(guī)程。2.與電子檔案管理工作人員簽訂保密協(xié)議，明確其在電子檔案安全管理中的責任和義務，防止因人員失誤或違規(guī)操作導致電子檔案安全事故。3.對離職人員的電子檔案管理權限進行及時清理和調整，確保其不再具有訪問和操作電子檔案的權限。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督職責1.公司辦公室負責對各部門電子檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，確保電子檔案管理工作符合本規(guī)章制度的要求。2.檔案室負責對電子檔案的收集、整理、歸檔、存儲、檢索、利用、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)進行日常監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)并糾正存在的問題。（二）檢查內容1.電子檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括各部門及人員對電子檔案管理職責的履行情況、電子檔案管理流程的執(zhí)行情況等。2.電子檔案的質量和完整性，檢查電子文件的形成、收集、整理、歸檔等環(huán)節(jié)是否符合要求，電子檔案的元數(shù)據(jù)標注是否準確、完整。3.電子檔案的安全管理情況，包括安全制度的落實情況、安全技術措施的執(zhí)行情況、人員安全管理情況等。（三）檢查方式1.定期檢查：公司辦公室和檔案室定期對各部門電子檔案管理工作進行全面檢查，一般每半年進行一