檔案制度三納入檔案制度“三納入”管理辦法總則目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，特制定本檔案制度“三納入”管理辦法。適用范圍本辦法適用于本公司/組織內(nèi)部各部門及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各類檔案的管理?；驹瓌t1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，對各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)完整原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映公司/組織的工作活動(dòng)和歷史面貌，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的收集、整理、保管和利用，提高檔案的服務(wù)效能。檔案制度“三納入”的具體內(nèi)容納入工作計(jì)劃1.年度計(jì)劃制定各部門應(yīng)根據(jù)本部門的工作任務(wù)和檔案管理要求，制定年度檔案工作計(jì)劃，明確檔案工作的目標(biāo)、任務(wù)、措施和責(zé)任人。年度檔案工作計(jì)劃應(yīng)在每年年初報(bào)公司/組織檔案管理機(jī)構(gòu)備案。2.計(jì)劃執(zhí)行與監(jiān)督各部門應(yīng)嚴(yán)格按照年度檔案工作計(jì)劃組織實(shí)施，確保檔案工作任務(wù)按時(shí)完成。公司/組織檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)定期對各部門檔案工作計(jì)劃的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，對未按時(shí)完成任務(wù)的部門進(jìn)行督促整改。納入規(guī)章制度1.檔案管理制度制定公司/組織應(yīng)建立健全檔案管理制度，明確檔案管理的職責(zé)、流程、標(biāo)準(zhǔn)和要求。檔案管理制度應(yīng)涵蓋檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)，確保檔案管理工作有章可循。2.制度培訓(xùn)與執(zhí)行公司/組織應(yīng)定期組織員工學(xué)習(xí)檔案管理制度，使員工熟悉檔案管理的各項(xiàng)規(guī)定和要求。各部門應(yīng)嚴(yán)格按照檔案管理制度開展工作，確保檔案管理工作規(guī)范有序。納入人員崗位責(zé)任制1.崗位責(zé)任明確公司/組織應(yīng)明確各部門及員工在檔案管理工作中的崗位責(zé)任，將檔案管理工作納入員工績效考核體系。檔案管理崗位責(zé)任應(yīng)包括檔案的收集、整理、保管、利用等具體工作內(nèi)容，確保檔案管理工作責(zé)任到人。2.考核與獎(jiǎng)懲公司/組織應(yīng)定期對員工的檔案管理工作進(jìn)行考核，對檔案管理工作成績突出的部門和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對違反檔案管理制度的部門和個(gè)人進(jìn)行批評教育，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。檔案的收集與整理收集范圍1.文件材料：包括公司/組織下發(fā)的各類文件、通知、報(bào)告、請示、批復(fù)等；各部門上報(bào)的文件材料、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。2.合同協(xié)議：包括公司/組織簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等。3.會議材料：包括公司/組織召開的各類會議的通知、議程、報(bào)告、決議、紀(jì)要等。4.業(yè)務(wù)資料：包括公司/組織在生產(chǎn)經(jīng)營、科研開發(fā)、市場營銷等業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類資料，如產(chǎn)品資料、客戶資料、市場調(diào)研報(bào)告等。5.人事檔案：包括員工的個(gè)人簡歷、學(xué)歷證書、培訓(xùn)記錄、考核評價(jià)、獎(jiǎng)懲情況等。6.財(cái)務(wù)檔案：包括公司/組織的財(cái)務(wù)報(bào)表、會計(jì)憑證、賬簿、審計(jì)報(bào)告等。7.其他檔案：包括公司/組織的榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書、印章使用記錄、大事記等。收集要求1.及時(shí)收集：各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保文件材料形成后及時(shí)收集歸檔，防止文件材料的散失。2.完整準(zhǔn)確：收集的檔案應(yīng)內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.分類整理：收集的檔案應(yīng)按照檔案管理制度的要求進(jìn)行分類整理，便于保管和利用。整理方法1.分類：檔案應(yīng)按照其形成的領(lǐng)域、時(shí)間、來源等進(jìn)行分類，如文書檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。2.編號：對每一類檔案應(yīng)進(jìn)行編號，以便于管理和查找。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則。3.編目：對每一份檔案應(yīng)編制目錄，目錄應(yīng)包括檔案的編號、題名、日期、來源、保管期限等內(nèi)容。4.裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損的檔案應(yīng)進(jìn)行修整、裱糊或裝訂，使其整齊美觀。檔案保管保管場所1.檔案庫房：公司/組織應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.溫濕度控制：檔案庫房應(yīng)安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，使庫房內(nèi)的溫度保持在14℃2°C，相對濕度保持在45%60%。3.安全防護(hù)：檔案庫房應(yīng)配備必要的安全防護(hù)設(shè)備，如消防器材、防盜報(bào)警裝置、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案的安全。保管方式1.紙質(zhì)檔案保管：紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類編號順序排列上架保管，便于查找和利用。2.電子檔案保管：電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，并進(jìn)行備份。備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放，確保電子檔案的安全。電子檔案應(yīng)按照檔案管理制度的要求進(jìn)行分類整理，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，便于檢索和利用。3.特殊載體檔案保管：對照片、錄音、錄像等特殊載體檔案，應(yīng)按照其特點(diǎn)進(jìn)行分類整理，采取相應(yīng)的保管措施，確保檔案的安全和完整。保管期限1.永久保管：對反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的重要檔案，如公司章程、組織沿革、大事記等，應(yīng)永久保管。2.定期保管：對其他檔案應(yīng)根據(jù)其重要程度和利用價(jià)值確定保管期限，定期保管期限分為30年、10年。檔案鑒定與銷毀1.鑒定工作：公司/組織應(yīng)定期對保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，鑒定工作應(yīng)由檔案管理機(jī)構(gòu)牽頭，組織相關(guān)部門和人員組成鑒定小組進(jìn)行。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，對檔案進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見。2.銷毀審批：經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀審批表，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。檔案銷毀審批表應(yīng)包括檔案的編號、題名、日期、來源、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。3.銷毀實(shí)施：檔案銷毀工作應(yīng)在公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施，銷毀時(shí)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀審批表上簽字確認(rèn)。檔案利用利用范圍1.內(nèi)部利用：公司/組織內(nèi)部各部門及員工因工作需要，可以查閱、借閱本部門及相關(guān)部門的檔案。2.外部利用：公司/組織因?qū)ν夂献鳌㈨?xiàng)目申報(bào)、法律訴訟等需要，可以向有關(guān)單位或個(gè)人提供檔案復(fù)印件或證明材料。利用手續(xù)1.內(nèi)部利用手續(xù)：公司/組織內(nèi)部員工查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理機(jī)構(gòu)審批。檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)申請內(nèi)容，及時(shí)提供檔案，并做好查閱、借閱記錄。2.外部利用手續(xù)：公司/組織向外部單位或個(gè)人提供檔案復(fù)印件或證明材料，應(yīng)填寫檔案提供利用申請表，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，報(bào)檔案管理機(jī)構(gòu)審批。檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)按照審批意見，對檔案進(jìn)行復(fù)印或出具證明，并做好登記備案。利用要求1.遵守規(guī)定：利用檔案的單位或個(gè)人應(yīng)遵守檔案管理制度的規(guī)定，不得擅自涂改、偽造、損毀、丟失檔案。2.保護(hù)安全：利用檔案時(shí)應(yīng)注意保護(hù)檔案的安全，不得在檔案上亂寫亂畫，不得將檔案帶出檔案