科技局檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)科技局檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，充分發(fā)揮檔案在科技管理工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于科技局機(jī)關(guān)各科室及下屬事業(yè)單位在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則科技局檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由辦公室負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映科技局各項(xiàng)工作的歷史過程和實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則全面收集和整理科技局在工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整，避免遺漏重要文件和資料。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案信息的泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立科技局檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由局長擔(dān)任組長，副局長擔(dān)任副組長，各科室負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)審議檔案管理工作的重大事項(xiàng)，指導(dǎo)和監(jiān)督檔案管理工作的開展。（二）辦公室辦公室作為科技局檔案管理的職能部門，具體負(fù)責(zé)檔案管理工作的組織實(shí)施。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善本局檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、分類、編目、裝訂本局在各項(xiàng)工作中形成的檔案，確保檔案的齊全完整和規(guī)范有序。3.建立健全檔案保管制度，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保檔案的安全保管。對檔案的保管情況進(jìn)行定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。4.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)，對已失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案信息的安全。5.開展檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)檔案的數(shù)量、種類、利用情況等信息，為檔案管理工作提供數(shù)據(jù)支持。6.積極開發(fā)檔案信息資源，為科技局各項(xiàng)工作提供檔案查閱、借閱等服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的作用。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全局干部職工的檔案意識和檔案管理水平。（三）各科室及下屬事業(yè)單位各科室及下屬事業(yè)單位應(yīng)明確一名檔案兼職管理人員，負(fù)責(zé)本科室（單位）檔案的收集、整理和移交工作，并配合辦公室做好檔案管理的相關(guān)工作。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)收集本科室（單位）在工作中形成的各類文件、資料、圖表等，按照檔案管理的要求進(jìn)行初步整理，并定期移交辦公室。2.協(xié)助辦公室做好檔案的查閱、借閱等工作，為利用檔案提供必要的支持和服務(wù)。3.積極參與檔案管理工作的宣傳和培訓(xùn)，提高本科室（單位）人員的檔案意識。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與科技工作有關(guān)的文件、指示、通知等。2.本局制定的各類政策文件、規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)報(bào)告等。3.科技項(xiàng)目申報(bào)、立項(xiàng)、實(shí)施、驗(yàn)收等過程中形成的文件、資料、數(shù)據(jù)、圖表等。4.科技成果鑒定、獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)等工作中產(chǎn)生的相關(guān)材料。5.科技合作與交流活動(dòng)中形成的文件、協(xié)議、紀(jì)要等。6.本局召開的各類會議的文件、記錄、紀(jì)要等。7.人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、固定資產(chǎn)檔案等各類專門檔案。8.其他具有保存價(jià)值的文件、資料、聲像等。（二）收集要求1.各科室及下屬事業(yè)單位應(yīng)及時(shí)將工作中形成的檔案材料收集齊全，整理規(guī)范，定期移交辦公室。2.對于重要文件和資料，應(yīng)一式兩份，一份留存原件，一份進(jìn)行電子掃描備份，確保檔案信息的安全和可追溯性。3.收集的檔案材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，嚴(yán)禁使用鉛筆、圓珠筆等不耐久書寫工具。（三）整理方法1.辦公室按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，對收集到的檔案材料進(jìn)行分類整理。檔案分類應(yīng)遵循科學(xué)性、系統(tǒng)性、實(shí)用性的原則，一般可分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)工作類、人事檔案類、財(cái)務(wù)檔案類、固定資產(chǎn)檔案類等。2.每一類檔案再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分，編制分類目錄。例如，業(yè)務(wù)工作類檔案可按照科技項(xiàng)目類別、年度等進(jìn)行細(xì)分。3.對每份檔案材料進(jìn)行編號、編目，填寫檔案盒封面、盒脊和備考表等，確保檔案的有序存放和便于查找。4.檔案整理過程中，應(yīng)剔除重復(fù)、無效和不需要保存的文件材料，并按照規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。四、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案裝具1.選用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案盒等裝具，確保檔案的存放安全和整齊美觀。2.檔案盒應(yīng)采用無酸紙制作，規(guī)格統(tǒng)一，能夠有效保護(hù)檔案材料。（三）保管期限根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和檔案的實(shí)際價(jià)值，確定檔案的保管期限。檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映科技局主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對科技事業(yè)發(fā)展有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.長期保管的檔案：凡是在較長時(shí)間內(nèi)對科技局工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長期保管，保管期限一般為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對科技局工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管，保管期限一般為5年至15年。（四）保管措施1.建立健全檔案保管制度，明確檔案管理人員的職責(zé)，定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全完整。2.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行定期備份，存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。3.加強(qiáng)對檔案庫房的安全管理，安裝必要的安全監(jiān)控設(shè)備，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入檔案庫房。4.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的可讀性和完整性。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地、發(fā)展地看問題的原則，準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由辦公室負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)科室人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等進(jìn)行全面審查，分析檔案的價(jià)值和作用。2.參考檔案的保管期限表，結(jié)合科技局的工作實(shí)際和發(fā)展變化，確定檔案的存毀。3.對于涉及重要事項(xiàng)、機(jī)密信息等的檔案，應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)鑒定，確保檔案信息的安全。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案，編制檔案銷毀清冊，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等。2.檔案銷毀清冊經(jīng)檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組審核批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行徹底銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.檔案銷毀過程中，應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，并由監(jiān)銷人員在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)。5.檔案銷毀后，檔案銷毀清冊應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。六、檔案的利用（一）利用范圍1.本局工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.上級機(jī)關(guān)、其他單位因工作需要查閱本局檔案，須經(jīng)本局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.司法機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察部門等因辦案需要查閱本局檔案，須按照法定程序辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：本局工作人員可直接到檔案庫房查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助和指導(dǎo)。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，須填寫檔案借閱申請表，注明借閱目的、借閱期限等，經(jīng)科室負(fù)責(zé)人簽字、辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：對于需要復(fù)制的檔案，須經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)與原件核對無誤，并加蓋檔案管理專用章。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換檔案材料。2.查閱、借閱檔案人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。如需引用檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員審核同意。3.檔案管理人員應(yīng)及時(shí)做好檔案查閱、借閱登記工作，記錄查閱、借閱人員的姓名、單位、時(shí)間、內(nèi)容等信息，確保檔案利用情況的可追溯性。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理人員應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)臺賬，定期對檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)按照規(guī)定的格式和時(shí)間要求報(bào)送檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組和上級檔案管理部門。（二）移交工作1.科技局