物業(yè)制度檔案管理一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范物業(yè)制度檔案的管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，為物業(yè)管理工作提供有力的支持和保障，促進(jìn)物業(yè)管理服務(wù)的規(guī)范化、專業(yè)化發(fā)展。（二）適用范圍本制度適用于本物業(yè)管理公司（以下簡(jiǎn)稱“公司”）各部門及下屬管理區(qū)域內(nèi)物業(yè)制度檔案的管理。（三）定義1.物業(yè)制度檔案：指公司在物業(yè)管理活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的各類制度、規(guī)定、辦法、流程、標(biāo)準(zhǔn)等文件材料。2.檔案管理部門：指公司設(shè)立的負(fù)責(zé)物業(yè)制度檔案管理工作的部門，具體職責(zé)見本制度相關(guān)條款。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：物業(yè)制度檔案由檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映物業(yè)管理活動(dòng)的實(shí)際情況，不得篡改、偽造。3.保密性原則：對(duì)于涉及公司機(jī)密、業(yè)主隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。4.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于查閱、檢索和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善物業(yè)制度檔案管理制度，明確檔案管理流程和要求。2.負(fù)責(zé)物業(yè)制度檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。3.建立物業(yè)制度檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，方便查詢和利用。4.定期對(duì)物業(yè)制度檔案進(jìn)行檢查、盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。5.對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和考核，提高檔案管理水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門物業(yè)制度文件的起草、修訂和審核，并及時(shí)提交檔案管理部門歸檔。2.按照檔案管理部門的要求，做好本部門檔案的收集、整理和移交工作。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。4.積極配合檔案管理部門的工作，提供必要的支持和協(xié)助。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，掌握檔案管理的基本知識(shí)和技能。2.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，做好檔案的日常管理工作，確保檔案的質(zhì)量和安全。3.積極參加檔案管理培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。4.嚴(yán)格遵守檔案管理工作紀(jì)律，保守檔案機(jī)密。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司制定的各項(xiàng)物業(yè)管理規(guī)章制度，包括但不限于服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、崗位職責(zé)、工作流程、考核辦法等。2.與物業(yè)管理相關(guān)的法律法規(guī)、政策文件、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等。3.公司內(nèi)部會(huì)議紀(jì)要、決議、通知等涉及物業(yè)管理制度的文件。4.各部門在物業(yè)管理工作中形成的具有保存價(jià)值的數(shù)據(jù)、報(bào)表、報(bào)告等。5.其他與物業(yè)制度相關(guān)的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)將本部門形成的物業(yè)制度文件收集齊全，按照檔案管理部門的要求進(jìn)行整理，并定期移交。2.對(duì)于外來文件，如法律法規(guī)、政策文件等，由檔案管理部門統(tǒng)一收集、登記，并及時(shí)分發(fā)給相關(guān)部門。3.文件收集過程中，應(yīng)確保文件完整、準(zhǔn)確，如有破損、缺失等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或補(bǔ)充。（三）整理原則1.遵循文件形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同類別、年度、保管期限，進(jìn)行分類整理。3.按照便于保管和利用的原則，對(duì)文件進(jìn)行裝訂、編目、裝盒等操作。（四）整理方法1.分類：根據(jù)物業(yè)制度檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，分為綜合管理類、客戶服務(wù)類、工程維修類、安全管理類、環(huán)境管理類等類別。2.編號(hào)：對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于識(shí)別和管理。編號(hào)格式為：[類別代碼][年度][流水號(hào)]。例如：ZH2023001，表示綜合管理類2023年度第1份檔案。3.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容。4.裝訂：對(duì)紙張規(guī)格不一致、破損的文件進(jìn)行修整、裱糊后，按照一定順序進(jìn)行裝訂。裝訂應(yīng)牢固、整齊，不影響文件的閱讀和利用。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年度、起止編號(hào)等信息。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將整理好的物業(yè)制度檔案移交檔案管理部門歸檔。2.檔案管理部門對(duì)接收的檔案進(jìn)行審核，如發(fā)現(xiàn)不符合歸檔要求的，應(yīng)及時(shí)退回相關(guān)部門進(jìn)行補(bǔ)充或修正。3.歸檔的檔案應(yīng)編制移交清單，雙方簽字確認(rèn)。移交清單應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、數(shù)量等內(nèi)容。（二）保管期限物業(yè)制度檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管：涉及公司重大決策、核心業(yè)務(wù)、法律法規(guī)等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)歷史價(jià)值和重要憑證作用的檔案。2.長(zhǎng)期保管：在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)物業(yè)管理工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限一般為15年至50年。3.短期保管：在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)物業(yè)管理工作有參考價(jià)值的檔案，保管期限一般為5年以下。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案：采用專用檔案柜存放，按照檔案類別、年度、保管期限等順序排列，便于查找和管理。2.電子檔案：存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)行分類存儲(chǔ)和管理。同時(shí)，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.檔案庫(kù)房：檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。（四）庫(kù)房管理1.溫濕度控制：檔案庫(kù)房的溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。2.清潔衛(wèi)生：定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行清潔，保持庫(kù)房?jī)?nèi)整潔、無灰塵。3.安全檢查：每天對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行安全檢查，確保門窗關(guān)閉、電器設(shè)備正常、消防設(shè)施完好等。發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。4.防蟲防鼠：在檔案庫(kù)房?jī)?nèi)放置防蟲、防鼠藥品，定期檢查和更換，防止檔案被蟲蛀、鼠咬。五、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱物業(yè)制度檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)表提供的信息，及時(shí)查找檔案，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將檔案歸還檔案管理部門，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱物業(yè)制度檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、檔案名稱、編號(hào)、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)印、泄露檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.借閱結(jié)束后，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案，并在《檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)。檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查。（三）特殊情況處理1.涉及公司機(jī)密、業(yè)主隱私等敏感信息的檔案，原則上不得查閱和借閱。確因工作需要的，須經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。2.外單位人員查閱或借閱物業(yè)制度檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照公司相關(guān)規(guī)定辦理查閱或借閱手續(xù)。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對(duì)物業(yè)制度檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的保存價(jià)值與保管期限相適應(yīng)。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保檔案鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，并提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)每份檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素，判斷其保存價(jià)值和保管期限。2.綜合分析法：結(jié)合公司的發(fā)展規(guī)劃、業(yè)務(wù)需求、法律法規(guī)變化等因素，對(duì)檔案進(jìn)行綜合分析，確定其是否仍具有保存價(jià)值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，由檔案管理部門編制《檔案銷毀清單》，注明檔案編號(hào)、題名、日期、數(shù)量等信息。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)檔案鑒定小組審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息徹底銷毀。銷毀過程中應(yīng)進(jìn)行記錄，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。4.銷毀后的《檔案銷毀清單》應(yīng)永久保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的物業(yè)制度檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。(二)信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入：將紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行數(shù)字化錄入，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。錄入內(nèi)容應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)、內(nèi)容摘要等信息。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按檔案編號(hào)、題名、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，方便快捷地查找所需檔案。3.借閱管理：實(shí)現(xiàn)檔案借閱流程的信息化管理，包括借閱申請(qǐng)、審批、登記、歸還等環(huán)節(jié)，提高借閱管理的效率和準(zhǔn)確性。4.權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全性和保密性。只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和操作相關(guān)檔案。5.數(shù)據(jù)備份：定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.加強(qiáng)對(duì)檔案信息化