檔案聯(lián)系制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案信息的準(zhǔn)確性、完整性和安全性，促進(jìn)檔案資源的有效利用，特制定本檔案聯(lián)系制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門、各崗位涉及檔案管理與使用的相關(guān)工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確完整原則：檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)要保證信息準(zhǔn)確無(wú)誤，內(nèi)容完整無(wú)缺。3.安全保密原則：高度重視檔案安全，采取有效措施防止檔案信息泄露、損毀和丟失，確保檔案信息安全。4.高效利用原則：以方便公司/組織各項(xiàng)工作開(kāi)展為目標(biāo)，優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司/組織檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.統(tǒng)籌規(guī)劃?rùn)n案管理工作，指導(dǎo)各部門做好檔案的收集、整理、歸檔等工作。3.集中保管公司/組織各類重要檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、鑒定和銷毀，確保檔案質(zhì)量。5.負(fù)責(zé)檔案的借閱、查閱、利用等服務(wù)工作，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。6.開(kāi)展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高公司/組織整體檔案管理水平。（二）各部門職責(zé)1.設(shè)立兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的日常收集、整理和初步分類工作。2.按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將本部門形成的檔案移交至檔案管理部門，并確保檔案資料的真實(shí)性和完整性。3.在檔案管理部門的指導(dǎo)下，做好本部門檔案的保管和利用工作，嚴(yán)格遵守檔案管理制度。4.配合檔案管理部門開(kāi)展檔案管理相關(guān)工作，如檔案清查、統(tǒng)計(jì)等。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)檔案的具體收集、整理、編目、上架、保管等工作，確保檔案管理工作規(guī)范有序。3.熟練掌握檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)和技能，不斷提高檔案管理工作質(zhì)量和效率。4.做好檔案利用服務(wù)工作，及時(shí)、準(zhǔn)確地為利用者提供所需檔案信息。5.保守檔案機(jī)密，維護(hù)檔案安全，防止檔案丟失、損壞和泄密事件發(fā)生。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。2.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與公司/組織相關(guān)的文件、指示、通知等。3.公司/組織對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議、章程、招投標(biāo)文件等。4.公司/組織內(nèi)部的會(huì)議文件、工作報(bào)告、工作計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。5.員工的人事檔案、培訓(xùn)檔案、考核檔案等。6.其他具有保存價(jià)值的檔案資料。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)及時(shí)收集本部門產(chǎn)生的檔案資料，確保檔案形成后第一時(shí)間進(jìn)行整理和歸檔。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，不得涂改、偽造或擅自銷毀。3.對(duì)于重要的檔案資料，應(yīng)采取多份備份或數(shù)字化存儲(chǔ)等方式，確保檔案安全。（三）整理方法1.按照檔案的形成時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容等要素進(jìn)行分類，一般可分為文書(shū)檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等類別。2.對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，建立檔案目錄，便于查找和管理。3.對(duì)檔案進(jìn)行裝訂、編頁(yè)、編目等整理工作，確保檔案整齊、規(guī)范。四、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等功能。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲(chóng)藥品等。（二）保管方式1.按照檔案類別和保管期限進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用密集架或檔案柜進(jìn)行存放；對(duì)于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)。3.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫(kù)、出庫(kù)、保管期限、存放位置等信息。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。2.永久保管的檔案主要包括公司/組織的重要?dú)v史文件、規(guī)章制度、合同協(xié)議等；長(zhǎng)期保管的檔案一般為10年至50年，如業(yè)務(wù)往來(lái)文件、財(cái)務(wù)報(bào)表等；短期保管的檔案為1年至10年，如一般性的通知、報(bào)告等。3.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案保管期限進(jìn)行鑒定，對(duì)已到保管期限且無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。五、檔案利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.外部單位因合法合規(guī)的事由查閱公司/組織檔案。3.員工因個(gè)人權(quán)益保障等合理需求查閱本人人事檔案等相關(guān)檔案。（二）利用手續(xù)1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。檔案管理部門對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，符合條件的予以批準(zhǔn)，并提供相應(yīng)的檔案查閱服務(wù)。2.外部單位查閱檔案，需提交單位介紹信、查閱人有效身份證件等材料，說(shuō)明查閱目的和范圍，經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可查閱。查閱過(guò)程中，檔案管理部門應(yīng)安排專人陪同，確保檔案安全。3.員工查閱本人人事檔案等相關(guān)檔案，需填寫(xiě)《個(gè)人檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和人力資源部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。（三）利用限制1.涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、個(gè)人隱私等機(jī)密信息的檔案，未經(jīng)授權(quán)不得查閱、復(fù)制或傳播。2.查閱檔案時(shí)，嚴(yán)禁在檔案上涂改、圈劃、抽換、污損等，如需復(fù)制，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制。3.檔案利用完畢后，利用者應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案數(shù)量和完整性。六、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲(chǔ)、檢索、利用等功能。2.提高檔案管理工作效率，降低檔案管理成本，提升檔案服務(wù)質(zhì)量。（二）信息化管理流程1.檔案數(shù)字化錄入：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，將掃描后的圖像進(jìn)行處理，轉(zhuǎn)換為電子文檔，并錄入檔案信息管理系統(tǒng)。2.數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與備份：將電子檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。3.信息檢索與利用：利用檔案信息管理系統(tǒng)的檢索功能，快速準(zhǔn)確地查找所需檔案信息，并提供在線查閱、下載等服務(wù)。4.系統(tǒng)維護(hù)與更新：定期對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性，及時(shí)處理系統(tǒng)運(yùn)行中出現(xiàn)的問(wèn)題。（三）安全保障措施1.建立檔案信息安全管理制度，明確信息化管理各環(huán)節(jié)的安全責(zé)任。2.采取數(shù)據(jù)加密、用戶認(rèn)證、訪問(wèn)控制等技術(shù)手段，保障檔案信息的安全。3.加強(qiáng)對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)的安全防護(hù)措施，安裝防火墻、殺毒軟件等，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和病毒入侵。4.定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定工作組織1.成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家等組成。2.鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限表，結(jié)合公司/組織實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查。2.審查檔案的內(nèi)容是否仍具有參考價(jià)值、是否涉及重要業(yè)務(wù)和歷史記錄等。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案管理部門填寫(xiě)《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過(guò)后，檔案管理部門會(huì)同相關(guān)部門共同實(shí)施檔案銷毀工作。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式等，并由參與銷毀人員簽字確認(rèn)。3.對(duì)于電子檔案的銷毀，應(yīng)采用專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除工具進(jìn)行徹底刪除，并進(jìn)行備份記錄。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體公司/組織內(nèi)部設(shè)立檔案管理監(jiān)督檢查小組，負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行定期或不定期的監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作是否符合規(guī)定。2.檔案管理工作質(zhì)量，如檔案的準(zhǔn)確性、完整性、規(guī)范性等。3.檔案安全保障措施的落實(shí)情況，包括庫(kù)房設(shè)施設(shè)備運(yùn)行、檔案信息安全等方面。（三）問(wèn)題處理與整改1.監(jiān)督檢查小組對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)記錄，并下達(dá)《檔案管理問(wèn)題整改通知書(shū)》，明確整改要求和期限。