政府檔案制度一、總則（一）目的為加強政府檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為政府工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于政府各部門、各直屬機構(gòu)及其所屬單位在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：政府檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映政府工作活動的真實情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：全面收集、整理政府工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露。5.服務(wù)利用原則：充分發(fā)揮檔案的作用，為政府決策、行政管理、社會服務(wù)等提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息服務(wù)。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理部門政府設(shè)立專門的檔案管理部門，負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)政府檔案管理工作。其職責包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定政府檔案管理制度和工作規(guī)范。2.負責政府檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、編研和利用等工作。3.指導(dǎo)、監(jiān)督政府各部門、各直屬機構(gòu)及其所屬單位的檔案管理工作。4.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學術(shù)交流活動。5.負責檔案信息化建設(shè)，推進檔案管理現(xiàn)代化。（二）各部門檔案管理職責政府各部門、各直屬機構(gòu)及其所屬單位應(yīng)明確本部門檔案管理工作的分管領(lǐng)導(dǎo)和具體承辦人員，負責本部門檔案的收集、整理、保管和移交等工作。其職責包括：1.貫徹執(zhí)行政府檔案管理制度，建立健全本部門檔案管理工作機制。2.負責收集、整理本部門在工作活動中形成并應(yīng)歸檔保存的各類文件材料，確保檔案的齊全完整。3.按照規(guī)定的保管期限和分類方案，對本部門檔案進行分類整理、編目裝訂，編制檔案檢索工具。4.做好本部門檔案的安全保管工作，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，確保檔案實體和信息安全。5.定期向政府檔案管理部門移交應(yīng)歸檔的檔案。6.積極配合政府檔案管理部門開展檔案利用工作，提供相關(guān)檔案資料。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍政府各部門、各直屬機構(gòu)及其所屬單位應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和本制度要求，及時收集在工作活動中形成的各種門類和載體的文件材料，包括但不限于：1.上級機關(guān)下發(fā)的與本部門工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.本部門形成的各類公文、會議記錄、工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表、合同協(xié)議、業(yè)務(wù)文件等。3.本部門開展各類活動形成的照片、錄音、錄像、實物等資料。4.下級機關(guān)報送的重要文件、報告、統(tǒng)計數(shù)據(jù)等。5.與其他單位簽訂合作協(xié)議、往來函件等形成的檔案材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責檔案收集工作，確保文件材料及時、完整地收集齊全。2.對收集到的文件材料，應(yīng)進行認真核對，確保其真實性、準確性和完整性。3.對于重要文件和緊急文件，應(yīng)及時收集并優(yōu)先處理。（三）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案劃分為不同的類別，如文書檔案、科技檔案、專門檔案等。文書檔案可進一步按照年度、保管期限和機構(gòu)（問題）等進行分類。2.編號：對每一份檔案進行編號編排，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，詳細記錄檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息，以便快速檢索和查閱。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊牢固。裝訂時應(yīng)注意保持文件的原貌，避免損壞文件內(nèi)容。四、檔案保管（一）保管場所政府檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施設(shè)備，并定期進行維護和檢查。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類方案和編號順序進行存放，排列整齊，便于查找。2.對電子檔案應(yīng)進行備份存儲，備份介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。3.定期對檔案進行清點核對，確保檔案數(shù)量準確、實體完整。4.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性和完整性。（三）檔案鑒定與銷毀1.鑒定原則：檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面的歷史觀點和辯證的分析方法，從檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等方面進行綜合分析，準確判定檔案的保存價值。2.鑒定組織：政府檔案管理部門應(yīng)成立檔案鑒定小組，負責檔案鑒定工作的組織實施。鑒定小組應(yīng)由檔案管理部門負責人、業(yè)務(wù)骨干以及相關(guān)專家組成。3.鑒定方法：鑒定小組應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和本制度要求，結(jié)合政府工作實際，制定檔案鑒定標準和工作流程。對檔案進行逐卷逐件鑒定，確定檔案的保管期限。4.銷毀程序：對失去保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行銷毀。銷毀前，應(yīng)編制檔案銷毀清冊，經(jīng)檔案鑒定小組審核、檔案管理部門負責人批準后，方可實施銷毀。銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認，并將銷毀情況報告檔案管理部門負責人。五、檔案統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容檔案統(tǒng)計應(yīng)涵蓋檔案的收集、整理、保管、鑒定、利用等各個環(huán)節(jié)，主要統(tǒng)計內(nèi)容包括：1.檔案數(shù)量統(tǒng)計，包括各類檔案的年度新增數(shù)量、累計數(shù)量等。2.檔案整理情況統(tǒng)計，如分類方案執(zhí)行情況、編目情況等。3.檔案保管狀況統(tǒng)計，如庫房溫濕度記錄、檔案安全檢查情況等。4.檔案利用情況統(tǒng)計，包括利用人次、利用檔案數(shù)量、利用效果等。（二）統(tǒng)計方法1.建立檔案統(tǒng)計臺賬，對各項統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行詳細記錄。2.定期開展檔案統(tǒng)計工作，統(tǒng)計周期可根據(jù)實際情況確定，一般為年度統(tǒng)計。3.利用信息化手段，實現(xiàn)檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)的自動采集和分析，提高統(tǒng)計工作效率和準確性。（三）統(tǒng)計分析與報告1.對統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析研究，總結(jié)檔案管理工作的經(jīng)驗和存在的問題，為檔案管理決策提供依據(jù)。2.每年撰寫檔案統(tǒng)計分析報告，向上級主管部門和政府領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案管理工作情況。統(tǒng)計分析報告應(yīng)包括統(tǒng)計數(shù)據(jù)、分析結(jié)論、改進措施等內(nèi)容。六、檔案利用（一）利用范圍政府檔案的利用范圍主要包括：1.政府內(nèi)部工作需要，如為制定政策、處理政務(wù)、開展工作研究等提供參考依據(jù)。2.社會利用需求，如為公民、法人和其他組織查閱、復(fù)制與自身權(quán)益相關(guān)的檔案信息提供服務(wù)。3.歷史研究、文化傳承等方面的利用需求。（二）利用方式1.查閱：政府檔案管理部門應(yīng)設(shè)立檔案查閱場所，配備必要的查閱設(shè)備，為利用者提供查閱檔案的便利條件。利用者查閱檔案時，應(yīng)填寫查閱登記表，經(jīng)檔案管理部門批準后，方可查閱。查閱過程中，應(yīng)遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，檔案管理部門可為其提供檔案復(fù)制服務(wù)。復(fù)制檔案應(yīng)使用符合質(zhì)量要求的復(fù)制設(shè)備和材料，確保復(fù)制件與原件內(nèi)容一致。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明出處。3.借閱：對于特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，并嚴格限定借閱期限。借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上圈劃、批注、污損，確保檔案安全完整。（三）利用審批1.政府內(nèi)部人員利用檔案應(yīng)填寫檔案利用申請表，經(jīng)所在部門負責人審核后，報檔案管理部門審批。2.社會利用者利用檔案應(yīng)提交有效身份證明和相關(guān)證明材料，填寫檔案利用申請表，經(jīng)檔案管理部門審核批準后，方可利用。涉及國家機密和敏感信息的檔案，利用審批應(yīng)嚴格按照國家保密規(guī)定執(zhí)行。（四）利用反饋檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用反饋機制，及時了解利用者對檔案利用服務(wù)的意見和建議，不斷改進檔案利用工作。利用者利用檔案后，應(yīng)填寫利用效果反饋表，對檔案的準確性、完整性、可讀性以及利用服務(wù)質(zhì)量等方面進行評價。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)利用反饋情況，對檔案管理工作進行調(diào)整和完善。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標通過檔案信息化建設(shè)，實現(xiàn)政府檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，為政府工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫。數(shù)字化掃描應(yīng)確保圖像清晰、完整，符合檔案管理要求。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合政府檔案管理工作的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備用戶管理、權(quán)限控制、數(shù)據(jù)錄入、檢索查詢、統(tǒng)計分析、安全保密等功能。3.檔案信息資源共享平臺建設(shè)：建立檔案信息資源共享平臺，實現(xiàn)政府各部門之間檔案信息的互聯(lián)互通和共享利用。通過共享平臺，利用者可以在線查閱、下載相關(guān)檔案信息，提高檔案利用效率。4.網(wǎng)絡(luò)安全保障體系建設(shè)：加強檔案信息化網(wǎng)絡(luò)安全保障，建立健全網(wǎng)絡(luò)安全管理制度，采取防火墻、入侵檢測、加密技術(shù)、數(shù)據(jù)備份等安全措施，確保檔案信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運行，防止檔案信息泄露和被篡改。（三）數(shù)據(jù)管理1.加強檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，確保數(shù)據(jù)的準確性、完整性和規(guī)范性。對檔案數(shù)據(jù)進行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。2.建立數(shù)據(jù)質(zhì)量審核機制，對錄入的檔案數(shù)據(jù)進行嚴格審核，確保數(shù)據(jù)質(zhì)量。

（四）人員培訓(xùn)加強檔案信息化人才隊伍建設(shè)，定期組織檔案管理人員參加信息化培訓(xùn)，提高其信息化操作技能和業(yè)務(wù)水平，使其能夠熟練掌握檔案管理系統(tǒng)和相關(guān)信息技術(shù)設(shè)備的使用。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體政府檔案管理部門負責對政府各部門、各直屬機構(gòu)及其所屬單位的檔案管理工作進行監(jiān)督檢查；同時，接受上級檔案管理部門和政府內(nèi)部審計、紀檢監(jiān)察等部門的監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等環(huán)節(jié)的工作是否符合規(guī)定要求。2.檔案管理機構(gòu)和人員配備情況，是否明確分管領(lǐng)導(dǎo)和具體承辦人員，人員是否具備相應(yīng)的業(yè)務(wù)能力。3.檔案工作設(shè)施設(shè)備配備和使用情況，檔案庫房、辦公場所、信息化設(shè)備等是否滿足檔案管理工作需要。4.檔案安全管理情況，包括檔案實體安全和信息安全，是否存在檔案丟失、損壞、泄密等問題。5.檔案信息化建設(shè)情況，檔案數(shù)字化、管理系統(tǒng)建設(shè)、信息資源共享平臺建設(shè)等工作是否達到預(yù)期目標。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：檔案管理部門每年定期組織對政府各部門、各直屬機構(gòu)及其所屬單位的檔案管理工作進行全面檢查，檢查內(nèi)容包括檔案管理工作的各個方面。2.專項檢查：根據(jù)工作需要，針對檔案管理中的重點問題或薄弱環(huán)節(jié)，開展專項檢查，如檔案安全專項檢查、檔案信息化建設(shè)專項檢查等。3.日常監(jiān)督：檔案管理部門通過日常工作指導(dǎo)、業(yè)務(wù)交流等方式，對各部門檔案管理工作進行實時監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。4.自我檢查：各部門、各直屬機構(gòu)及其所屬單位應(yīng)定期開展檔案管理工作自我檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問