檔案制度培訓(xùn)通知一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本檔案制度培訓(xùn)通知。通過(guò)培訓(xùn)，使公司全體員工了解檔案管理的重要性，熟悉檔案管理的流程和規(guī)范，提高檔案管理意識(shí)和技能，保障公司檔案工作的順利開展。（二）適用范圍本通知適用于公司全體員工，包括各部門、各分支機(jī)構(gòu)的在職人員以及臨時(shí)聘用人員。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案管理工作，對(duì)公司各類檔案進(jìn)行集中收集、整理、保管和利用。2.真實(shí)完整原則檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性。在檔案形成過(guò)程中，各部門和相關(guān)人員應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確地收集和整理檔案資料，不得遺漏、篡改或偽造檔案信息。3.分類科學(xué)原則根據(jù)檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)、時(shí)間順序等因素，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類，便于檔案的整理、保管和查找利用。4.安全保密原則加強(qiáng)檔案安全保密工作，采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全。嚴(yán)格限制檔案的查閱和使用范圍，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司綜合管理部門為檔案管理部門，負(fù)責(zé)公司檔案管理的日常工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，制定和完善公司檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度和工作流程。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全公司檔案管理信息系統(tǒng)，對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享利用。4.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的建設(shè)、維護(hù)和管理，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保檔案的安全存放。5.組織開展檔案鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀處理。6.負(fù)責(zé)公司檔案的查閱、借閱、利用等服務(wù)工作，為公司各項(xiàng)工作提供檔案支持。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高公司員工的檔案管理意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。（二）各部門檔案管理人員職責(zé)各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和保管工作，并接受公司檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)本部門各類文件材料的收集、整理和歸檔工作，確保檔案的齊全、完整。2.按照公司檔案分類方案和編號(hào)規(guī)則，對(duì)本部門檔案進(jìn)行分類整理和編號(hào)，編制檔案目錄。3.定期將本部門整理好的檔案移交公司檔案管理部門統(tǒng)一保管，并辦理交接手續(xù)。4.協(xié)助公司檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等利用工作，提供必要的檔案信息和服務(wù)。5.負(fù)責(zé)本部門檔案的安全保管，防止檔案丟失、損壞或泄密。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類公司檔案分為以下十大類：1.行政管理類：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議等公司治理文件，公司行政辦公文件（如通知、報(bào)告、請(qǐng)示等），公司資質(zhì)證書、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等證照文件，以及公司行政事務(wù)管理的其他文件材料。2.黨群工作類：包括黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作、企業(yè)文化建設(shè)等方面的文件材料，如黨委文件、黨支部文件、黨員名冊(cè)、入黨申請(qǐng)書、黨組織活動(dòng)記錄等。3.經(jīng)營(yíng)管理類：包括公司經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略規(guī)劃、年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、銷售合同、采購(gòu)合同、客戶資料、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等與公司經(jīng)營(yíng)管理相關(guān)的文件材料。4.人力資源類：包括員工招聘、培訓(xùn)、考核、薪酬福利、績(jī)效管理、勞動(dòng)合同、人事檔案等人力資源管理方面的文件材料。5.財(cái)務(wù)審計(jì)類：包括公司財(cái)務(wù)管理制度、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)計(jì)劃、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)申報(bào)資料等財(cái)務(wù)審計(jì)方面的文件材料。6.法務(wù)合規(guī)類：包括公司法律事務(wù)管理、合規(guī)管理方面的文件材料，如法律意見書、合同審查記錄、訴訟案件檔案、合規(guī)檢查報(bào)告等。7.項(xiàng)目管理類：包括公司各類項(xiàng)目的立項(xiàng)審批文件、項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件、項(xiàng)目招投標(biāo)文件、項(xiàng)目合同、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目驗(yàn)收文件等項(xiàng)目管理過(guò)程中的文件材料。8.科技研發(fā)類：包括公司科研項(xiàng)目立項(xiàng)文件、科研項(xiàng)目計(jì)劃、科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)預(yù)算、科研項(xiàng)目研究報(bào)告、科研成果鑒定文件、專利申請(qǐng)文件等科技研發(fā)方面的文件材料。9.質(zhì)量管理類：包括公司質(zhì)量管理體系文件、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量認(rèn)證文件、質(zhì)量事故處理記錄等質(zhì)量管理方面的文件材料。10.其他類：不屬于上述九大類的其他文件材料，如公司榮譽(yù)證書、獲獎(jiǎng)文件、捐贈(zèng)協(xié)議、會(huì)議紀(jì)要、工作簡(jiǎn)報(bào)等。（二）檔案編號(hào)檔案編號(hào)采用“年度類別流水號(hào)”的結(jié)構(gòu)，具體編號(hào)規(guī)則如下：1.年度：采用公元紀(jì)年，取四位數(shù)字表示，如“2023”。2.類別：根據(jù)檔案分類方案，用兩位數(shù)字表示檔案類別，如“01”表示行政管理類，“02”表示黨群工作類，以此類推。‘3.流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序，從“001”開始依次編號(hào)，位數(shù)根據(jù)檔案數(shù)量確定。例如，2023年行政管理類的第5份檔案編號(hào)為“202301005”。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.收集范圍各部門應(yīng)按照公司檔案管理制度的要求，及時(shí)收集本部門在工作活動(dòng)中形成的各類文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、照片、音像資料等。具體收集范圍涵蓋但不限于以下方面：上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本部門工作相關(guān)的文件、指示、通知等。本部門形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要、合同協(xié)議、業(yè)務(wù)報(bào)表等文件材料。本部門開展業(yè)務(wù)活動(dòng)過(guò)程中產(chǎn)生的各類原始記錄、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、技術(shù)資料、產(chǎn)品樣本等。本部門組織的各類會(huì)議、培訓(xùn)、活動(dòng)等形成的文件材料，如會(huì)議通知、議程安排、會(huì)議記錄、培訓(xùn)教材、活動(dòng)照片等。本部門員工的個(gè)人工作成果、獲獎(jiǎng)證書、榮譽(yù)稱號(hào)等相關(guān)材料。其他與本部門工作相關(guān)的有保存價(jià)值的文件材料。2.收集要求各部門檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)本部門的文件材料進(jìn)行收集和整理，確保文件材料的及時(shí)歸檔。對(duì)于重要文件和緊急文件，應(yīng)隨時(shí)收集并及時(shí)歸檔。收集的文件材料應(yīng)保持原件的完整性，不得隨意涂改、損壞或丟失。如有破損或缺失，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或補(bǔ)充。電子文件應(yīng)按照公司規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，確保文件的可讀性和可追溯性。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)電子文件進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。照片、音像資料等非紙質(zhì)文件應(yīng)注明拍攝時(shí)間。地點(diǎn)、人物、事件等相關(guān)信息，并進(jìn)行分類整理和編號(hào)。（二）檔案整理1.整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.整理方法分類：按照檔案分類方案，對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類，將同一類別的文件材料集中在一起。裝訂：對(duì)于紙質(zhì)文件，應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝的方式進(jìn)行裝訂，確保文件整齊、牢固。編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等項(xiàng)目。檔案目錄應(yīng)打印或手寫清晰，一式兩份，一份隨檔案裝訂，一份單獨(dú)成冊(cè)。裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒封面和脊背填寫檔案編號(hào)、題名、保管期限等信息。五、檔案的保管與保護(hù)（一）檔案保管1.檔案庫(kù)房建設(shè)公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備等，確保檔案的安全存放。2.檔案上架排列檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等順序進(jìn)行上架排列，便于查找和管理。同一類別的檔案應(yīng)集中存放，不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放。3.檔案清點(diǎn)與核對(duì)檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、內(nèi)容完整。每年至少進(jìn)行一次全面的檔案清點(diǎn)工作，并形成清點(diǎn)記錄。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞或其他異常情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。（二）檔案保護(hù)1.溫濕度控制檔案庫(kù)房的溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。應(yīng)配備溫濕度監(jiān)測(cè)設(shè)備，定期對(duì)庫(kù)房溫濕度進(jìn)行監(jiān)測(cè)和記錄。如溫濕度不符合要求，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行調(diào)節(jié)。2.防火防盜檔案庫(kù)房應(yīng)安裝防火、防盜報(bào)警裝置，配備必要的消防器材。嚴(yán)禁在檔案庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙和使用明火，嚴(yán)禁存放易燃、易爆物品。檔案管理人員應(yīng)熟悉消防器材的使用方法，定期進(jìn)行消防演練，確保在火災(zāi)發(fā)生時(shí)能夠及時(shí)有效地進(jìn)行撲救。同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全保衛(wèi)工作，設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入庫(kù)房。3.防蟲防鼠檔案庫(kù)房應(yīng)定期進(jìn)行防蟲防鼠檢查，采取必要的防蟲防鼠措施。如放置防蟲藥品、封堵鼠洞、安裝防鼠設(shè)施等。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的蟲害和鼠害，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行治理，防止對(duì)檔案造成損害。4.檔案修復(fù)與搶救對(duì)于破損、褪色、霉變等有損壞跡象的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和搶救。檔案修復(fù)工作應(yīng)由專業(yè)人員按照檔案修復(fù)的技術(shù)規(guī)范進(jìn)行操作，確保修復(fù)后的檔案能夠保持原有面貌和信息完整。六、檔案的利用與借閱（一）檔案利用1.利用范圍公司員工因工作需要，可以查閱、借閱公司檔案。檔案利用范圍包括但不限于以下方面：為公司決策提供參考依據(jù)，查閱相關(guān)的政策文件、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)表等檔案資料。開展業(yè)務(wù)工作，查閱合同協(xié)議、業(yè)務(wù)記錄、技術(shù)資料等檔案文件。進(jìn)行項(xiàng)目申報(bào)、審計(jì)、評(píng)估等工作，提供相關(guān)的檔案材料作為支撐。其他與公司工作相關(guān)的合理利用需求。2.利用方式檔案利用方式主要包括查閱、借閱、復(fù)制等。查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)提供必要的協(xié)助。借閱檔案應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。（二）檔案借閱1.借閱申請(qǐng)借閱檔案時(shí)，借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱目的、借閱期限等信息。借閱申請(qǐng)表應(yīng)經(jīng)借閱人所在部門負(fù)責(zé)人簽字審批。2.借閱審批檔案管理部門收到借閱申請(qǐng)表后應(yīng)進(jìn)行審核，對(duì)于符合借閱規(guī)定的申請(qǐng)，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。對(duì)于涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案借閱申請(qǐng)，應(yīng)報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.借閱期限檔案借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。如需延長(zhǎng)借閱期限，借閱人應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)。4.借閱歸還借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需續(xù)借應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量和完整性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。七、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地分析、準(zhǔn)確判定價(jià)值的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。2.鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括各部門檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)專家。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作方案，組織開展檔案鑒定工作。3.鑒定內(nèi)容檔案鑒定工作主要對(duì)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等方面進(jìn)行審查，判斷檔案是否具有保存價(jià)值。鑒定內(nèi)容包括但不限于以下方面：檔案是否反映公司的主要職能活動(dòng)和歷史發(fā)展過(guò)程。檔案是否對(duì)公司的決策、管理、業(yè)務(wù)開展等具有參考依據(jù)作用。檔案是否具有一定的歷史文化價(jià)值或社會(huì)意義。檔案是否已失去現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值且無(wú)保存必要。4.鑒定方法檔案鑒定工作可采用直接鑒定法，即逐件審查檔案，根據(jù)檔案的實(shí)際情況確定其價(jià)值。同時(shí)，可參考檔案保管期限表、檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)等相關(guān)文件，對(duì)檔案進(jìn)行綜合分析和判斷。（二）檔案銷毀1.銷毀審批經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案管理部門編制《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案的名稱、編號(hào)、日期、保管期限、銷毀原因等信息?！稒n案銷毀清冊(cè)》應(yīng)經(jīng)檔案鑒定工作