職工檔案保管制度一、總則（一）目的為加強公司職工檔案管理，確保職工檔案的完整、安全和有效利用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體職工檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司職工檔案由人力資源部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實準確原則：職工檔案內(nèi)容應(yīng)真實、準確、完整，如實反映職工的工作經(jīng)歷、政治面貌、業(yè)務(wù)能力等情況。3.安全保密原則：加強職工檔案的安全保密工作，防止檔案信息泄露，確保檔案的安全與完整。4.方便利用原則：建立科學合理的檔案管理制度，提高檔案管理效率，方便公司各部門及職工查閱利用檔案。二、檔案內(nèi)容（一）履歷材料1.職工個人簡歷，包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、參加工作時間、學歷、學位、專業(yè)、工作經(jīng)歷等。2.職工在不同時期填寫的各類登記表、履歷表等。（二）自傳材料職工撰寫的自傳，包括個人成長經(jīng)歷、思想演變過程等。（三）鑒定、考核、考察材料1.職工年度考核登記表、績效考核表等。2.職工晉升、調(diào)動、獎懲等過程中的鑒定、考察材料。3.對職工進行政治審查、廉政審查等形成的材料。（四）學歷學位、培訓和專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料1.學歷證書、學位證書復印件。2.參加各類培訓的結(jié)業(yè)證書、成績單等。3.專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格評審表、聘任文件等。4.職業(yè)資格證書復印件。（五）政審材料1.政治歷史情況審查表。2.入黨、入團志愿書及相關(guān)審批材料。3.其他政審相關(guān)材料。（六）黨團材料1.黨員、團員組織關(guān)系介紹信、轉(zhuǎn)正申請書、思想?yún)R報等。2.黨團組織開展活動的相關(guān)材料。（七）獎勵材料1.各級政府、部門及公司頒發(fā)的獎勵證書、表彰決定等。2.獎勵事跡材料。（八）處分材料1.受到黨紀政紀處分的決定、調(diào)查報告等。2.解除處分材料。（九）工資、任免、出國（境）等材料1.工資變動審批表、工資條等。2.職工任免文件、崗位變動通知等。3.職工出國（境）審批表、護照復印件等。（十）其他可供組織參考的材料1.職工的健康體檢報告。2.職工的榮譽證書、資格證書、獲獎作品等復印件。3.其他與職工工作、生活相關(guān)的重要材料。三、檔案收集與整理（一）收集1.人力資源部門負責定期收集職工檔案材料，各部門應(yīng)積極配合，及時將涉及本部門職工變動的相關(guān)材料移交人力資源部門。2.職工個人應(yīng)主動向人力資源部門提交本人新增的檔案材料，如學歷學位證書、培訓結(jié)業(yè)證書、獲獎證書等。（二）整理1.人力資源部門檔案管理人員按照檔案內(nèi)容分類標準，對收集到的檔案材料進行分類整理。2.每份檔案材料應(yīng)保持完整、清潔，去除金屬物，破損或褪色的材料應(yīng)進行修補或復制。3.按照檔案材料形成的時間順序，依次排列每份檔案材料，并編寫頁碼。4.填寫檔案目錄，目錄應(yīng)清晰反映檔案材料的類別、標題、日期、頁碼等信息。四、檔案保管（一）保管場所1.公司設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案存放安全。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案存放1.職工檔案按照類別和部門進行分類存放，建立檔案索引，便于查找。2.對重要檔案和機密檔案應(yīng)采取單獨存放、加密保管等措施，確保檔案安全。（三）檔案保管期限1.職工檔案的保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案主要包括職工的履歷材料、自傳材料、鑒定考核考察材料、學歷學位培訓專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料、政審材料、黨團材料、獎勵材料、處分材料、工資任免出國（境）等材料以及其他重要材料。3.長期保管的檔案一般為10年至50年，主要包括職工的部分考核材料、培訓材料、一般性獎勵處分材料等。4.短期保管的檔案一般為1年至10年，主要包括職工的臨時性材料、一般性通知等。（四）檔案定期檢查1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查（至少每年一次），檢查檔案的保管狀況，包括檔案是否完好無損、有無霉變、蟲蛀等情況。2.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時采取措施進行處理，如修復破損檔案、更換防蟲藥品等。3.建立檔案檢查記錄，詳細記錄檢查時間、檢查人員、檢查情況及處理結(jié)果等。五、檔案查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱職工檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，經(jīng)部門負責人簽字同意后，報人力資源部門審批。2.人力資源部門檔案管理人員根據(jù)審批意見，為查閱人員提供檔案查閱服務(wù)，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。3.查閱人員應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，并辦理歸還手續(xù)。（二）借閱1.因特殊原因需要借閱職工檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)部門負責人和人力資源部門負責人簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員必須嚴格遵守檔案保密制度，不得將檔案轉(zhuǎn)借他人，不得在非規(guī)定場所查閱檔案。借閱結(jié)束后，應(yīng)按時歸還檔案，并由檔案管理人員對檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并追究借閱人員責任。六、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞條件1.職工因工作調(diào)動、辭職、退休等原因離開公司的，人力資源部門應(yīng)及時辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。2.檔案轉(zhuǎn)遞應(yīng)根據(jù)職工的去向，按照國家有關(guān)規(guī)定進行。（二）轉(zhuǎn)遞程序1.人力資源部門檔案管理人員根據(jù)職工調(diào)動等情況，開具《檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，注明轉(zhuǎn)遞單位名稱、轉(zhuǎn)遞檔案內(nèi)容等。2.將檔案材料進行整理、密封，并在封口處加蓋公司公章。3.通過機要交通或?qū)Ｈ怂腿〉确绞綄n案轉(zhuǎn)遞給接收單位，并要求接收單位在《檔案轉(zhuǎn)遞回執(zhí)》上簽字蓋章后返回公司人力資源部門。（三）轉(zhuǎn)遞記錄1.建立檔案轉(zhuǎn)遞記錄臺賬，詳細記錄檔案轉(zhuǎn)遞的時間、轉(zhuǎn)遞單位、轉(zhuǎn)遞原因、檔案內(nèi)容、接收單位及簽收情況等。2.檔案轉(zhuǎn)遞記錄應(yīng)長期保存，以備查閱。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)1.公司應(yīng)逐步推進職工檔案信息化管理工作，建立電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的電子化存儲、檢索和利用。2.電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、審核、分類、存儲、查詢、統(tǒng)計、備份等功能，確保檔案信息的安全、準確和完整。（二）電子檔案管理1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理規(guī)范，將紙質(zhì)檔案內(nèi)容錄入電子檔案管理系統(tǒng)，建立電子檔案目錄。2.對電子檔案應(yīng)進行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同介質(zhì)上，并分別存放于不同地點，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.加強電子檔案的安全管理，設(shè)置不同級別的訪問權(quán)限，防止電子檔案信息泄露。（三）紙質(zhì)檔案與電子檔案的一致性1.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容保持一致，檔案管理人員在檔案整理、查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等過程中，應(yīng)確保紙質(zhì)檔案與電子檔案的同步更新。2.定期對紙質(zhì)檔案和電子檔案進行核對，發(fā)現(xiàn)不一致情況應(yīng)及時查明原因并進行處理。八、檔案管理人員職責（一）檔案管理人員基本職責1.負責公司職工檔案的收集、整理、保管、查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等日常管理工作。2.嚴格遵守檔案管理的各項規(guī)章制度，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。3.維護檔案的安全與完整，做好檔案庫房的安全防范工作，防止檔案丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。4.積極為公司各部門及職工提供檔案利用服務(wù)，及時準確地提供檔案信息。（二）檔案管理人員業(yè)務(wù)要求1.檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標