檔案中心制度整改一、總則（一）目的為加強檔案中心管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，提高檔案利用效率，更好地服務(wù)公司/組織各項工作，特制定本制度整改方案。（二）適用范圍本方案適用于公司/組織檔案中心的所有檔案管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計、利用等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映公司/組織各項活動的真實情況。2.完整性原則：確保檔案的齊全、完整，不遺漏重要信息。3.系統(tǒng)性原則：按照一定的分類體系和邏輯順序?qū)n案進行整理，便于查找和利用。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機密的檔案進行妥善保管，防止泄露。5.服務(wù)性原則：以滿足公司/組織各部門及相關(guān)人員對檔案利用需求為宗旨，提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。二、檔案收集（一）收集范圍1.行政管理類：公司/組織的各類文件、通知、報告、會議紀要、工作計劃與總結(jié)等。2.業(yè)務(wù)經(jīng)營類：合同協(xié)議、項目文檔、市場調(diào)研資料、銷售記錄、財務(wù)報表等。3.人事管理類：員工檔案、招聘資料、培訓記錄、績效考核文件等。4.技術(shù)研發(fā)類：科研項目資料、技術(shù)圖紙、實驗報告、專利文件等。5.其他類：具有保存價值的實物檔案、聲像檔案等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責檔案的收集工作，確保檔案及時、準確地移交至檔案中心。2.收集的檔案應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造或損毀。3.對于重要文件和資料，應(yīng)收集原件；如無法收集原件，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明原件存放處。（三）收集流程1.各部門在工作過程中形成的檔案，應(yīng)定期進行整理，填寫檔案移交清單，注明檔案名稱、數(shù)量、形成時間等信息。2.檔案移交清單經(jīng)部門負責人簽字確認后，一式兩份，一份由部門留存，一份隨檔案一同移交至檔案中心。3.檔案中心接收檔案時，應(yīng)認真核對檔案移交清單，對檔案進行初步檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與移交部門溝通解決。三、檔案整理（一）分類標準1.按年度分類：將檔案按形成年度進行劃分，便于按時間順序查找和管理。2.按機構(gòu)分類：根據(jù)公司/組織的內(nèi)部機構(gòu)設(shè)置，將檔案分為不同的類別，如行政管理類檔案可按部門分類。3.按問題分類：對于業(yè)務(wù)經(jīng)營類檔案，可根據(jù)業(yè)務(wù)內(nèi)容進行分類，如合同協(xié)議可按合同類別分類。4.按保管期限分類：根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，將檔案分為永久、長期、短期三類。（二）整理方法1.裝訂：對紙張較多且零散的檔案，應(yīng)進行裝訂，使其整齊、牢固，便于保管和查閱。2.編頁號：對已裝訂的檔案，應(yīng)在每一頁的右上角編頁號，確保頁碼連續(xù)、準確。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、保管期限、存放位置等信息，以便快速查找和檢索檔案。4.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案類別、年度、保管期限等信息。（三）整理流程1.檔案中心接收檔案后，首先對檔案進行分類，確定其所屬類別和保管期限。然后按照分類標準進行整理，包括裝訂、編頁號、編目等工作。2.在整理過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案存在問題，如文件缺失、順序混亂等，應(yīng)及時與移交部門核實情況，并進行補充或調(diào)整。3.整理完成的檔案應(yīng)及時上架存放，同時更新檔案管理系統(tǒng)中的相關(guān)信息，確保檔案信息的準確性和完整性。四、檔案保管（一）保管場所1.檔案中心應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房應(yīng)保持清潔、干燥，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管設(shè)備1.檔案架：應(yīng)選用堅固耐用、符合標準規(guī)格的檔案架，用于存放檔案盒。2.溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備：配備空調(diào)、除濕機等設(shè)備，確保庫房溫濕度符合要求。3.防火防盜設(shè)備：安裝火災(zāi)自動報警系統(tǒng)、消防設(shè)施、防盜門窗等，保障檔案安全。4.防蟲防鼠設(shè)備：放置防蟲藥品、滅鼠器具等，防止檔案受到蟲害和鼠害。（三）保管措施1.檔案應(yīng)按照分類和編號順序上架存放，便于查找和管理。2.定期對檔案進行檢查，查看檔案是否有損壞、霉變、褪色等情況，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取措施進行處理。3.對電子檔案應(yīng)進行備份，并定期進行數(shù)據(jù)維護，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。4.根據(jù)檔案的保管期限和實際情況，適時對到期檔案進行鑒定和處置。五、檔案鑒定（一）鑒定原則1.全面審查原則：對檔案的內(nèi)容、來源、時間等進行全面審查，綜合判斷其保存價值。2.歷史聯(lián)系原則：考慮檔案與公司/組織歷史發(fā)展的聯(lián)系，確保重要歷史資料得到妥善保存。3.效益原則：根據(jù)檔案利用的實際需求和社會效益，確定檔案的鑒定標準。（二）鑒定方法1.直接鑒定法：由檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)人員直接對檔案進行審查，確定其保存價值。2.分析比較法：將檔案與同類檔案或相關(guān)資料進行分析比較，判斷其重要性和獨特性。3.專家評估法：對于涉及專業(yè)領(lǐng)域或重要歷史事件的檔案，可邀請相關(guān)專家進行評估鑒定。（三）鑒定流程1.成立檔案鑒定小組，由檔案中心負責人、各部門業(yè)務(wù)骨干等組成。2.鑒定小組定期對檔案進行鑒定，根據(jù)鑒定原則和方法，確定檔案的保管期限。3.對鑒定結(jié)果進行記錄，填寫檔案鑒定表，注明檔案名稱、編號、鑒定日期、保管期限等信息。4.將鑒定結(jié)果通知相關(guān)部門，并在檔案管理系統(tǒng)中進行更新。六、檔案統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計：統(tǒng)計各類檔案的數(shù)量、新增數(shù)量、銷毀數(shù)量等。2.檔案利用情況統(tǒng)計：記錄檔案的查閱次數(shù)、借閱時間、利用部門等信息。3.檔案保管期限統(tǒng)計：統(tǒng)計不同保管期限檔案的數(shù)量分布情況。（二）統(tǒng)計方法1.建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案數(shù)據(jù)進行記錄和更新。2.利用檔案管理系統(tǒng)生成統(tǒng)計報表，直觀反映檔案統(tǒng)計信息。3.對統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析，總結(jié)檔案管理工作中的經(jīng)驗和問題，為制度整改提供依據(jù)。（三）統(tǒng)計流程1.檔案管理人員每月對檔案數(shù)量、利用情況等進行統(tǒng)計，并填寫統(tǒng)計臺賬。2.每季度末，根據(jù)統(tǒng)計臺賬生成檔案統(tǒng)計報表，報送檔案中心負責人和相關(guān)部門。3.檔案中心負責人定期對統(tǒng)計報表進行分析，針對發(fā)現(xiàn)的問題提出改進措施，并組織實施。七、檔案利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.外單位因業(yè)務(wù)合作、調(diào)查研究等合法事由查閱檔案。3.個人因辦理相關(guān)手續(xù)或維護自身權(quán)益查閱本人檔案。（二）利用流程1.內(nèi)部查閱：查閱人填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息。申請表經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交至檔案中心。檔案中心根據(jù)申請表提供檔案，并在查閱登記本上記錄查閱時間、查閱人等信息。查閱人應(yīng)在檔案中心指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出。查閱完畢后，應(yīng)及時歸還檔案。2.外單位查閱：外單位查閱檔案應(yīng)提前提交查閱申請函，說明查閱目的、查閱范圍等內(nèi)容。申請函經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，檔案中心按照內(nèi)部查閱流程提供檔案。外單位查閱檔案時，檔案中心應(yīng)安排專人陪同，查閱過程中不得對檔案進行拍照、復(fù)印、摘錄等操作，如需復(fù)制檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.個人查閱：個人查閱本人檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)檔案中心負責人審核同意后，方可查閱。查閱時，檔案中心應(yīng)安排工作人員在場，確保查閱過程規(guī)范、有序。（三）利用監(jiān)督1.檔案中心應(yīng)加強對檔案利用過程的監(jiān)督，定期檢查查閱登記本，核實檔案利用情況。2.如發(fā)現(xiàn)檔案利用過程中存在違規(guī)行為，如擅自涂改、復(fù)印檔案等，