檔案規(guī)章制度機(jī)關(guān)[公司/組織名稱(chēng)]檔案規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于公司/組織各部門(mén)及全體員工在檔案形成、收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定、銷(xiāo)毀等工作中的行為規(guī)范。（三）檔案定義本規(guī)章制度所稱(chēng)檔案，是指公司/組織在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和公司/組織具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.完整性原則：全面收集、整理公司/組織在不同階段、不同業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類(lèi)檔案，保證檔案的完整無(wú)缺。4.安全性原則：采取有效措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)為組長(zhǎng)，各部門(mén)負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組。負(fù)責(zé)審議檔案管理工作的重大事項(xiàng)，指導(dǎo)和協(xié)調(diào)檔案管理工作，監(jiān)督檔案管理制度的執(zhí)行情況。（二）綜合管理部門(mén)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司/組織檔案管理制度、工作流程和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、分類(lèi)、編號(hào)、裝訂、編目、上架等基礎(chǔ)工作。3.負(fù)責(zé)建立和維護(hù)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。4.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的建設(shè)、管理和維護(hù)，確保檔案存放環(huán)境安全、整潔、有序。5.負(fù)責(zé)組織開(kāi)展檔案的鑒定、銷(xiāo)毀工作，按照規(guī)定程序?qū)κケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行處理。6.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱服務(wù)，根據(jù)規(guī)定為公司/組織內(nèi)部人員和外部單位提供檔案利用服務(wù)。7.負(fù)責(zé)對(duì)各部門(mén)檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，定期組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。（三）各部門(mén)1.各部門(mén)負(fù)責(zé)人為本部門(mén)檔案管理工作的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織本部門(mén)檔案的收集、整理、歸檔工作，并確保檔案的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。2.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人作為兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門(mén)日常檔案的收集、整理、保管和移交等工作，并及時(shí)向綜合管理部門(mén)報(bào)送檔案管理工作情況。3.各部門(mén)在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各種文件材料，應(yīng)按照檔案管理要求及時(shí)進(jìn)行整理、分類(lèi)，定期移交綜合管理部門(mén)歸檔。三、檔案的形成與收集（一）文件材料形成要求1.公司/組織各部門(mén)及員工在各項(xiàng)活動(dòng)中應(yīng)及時(shí)形成真實(shí)、完整、準(zhǔn)確的文件材料，確保文件材料的字跡清晰、圖表準(zhǔn)確、簽字蓋章齊全。2.文件材料應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書(shū)寫(xiě)材料和載體，禁止使用鉛筆、圓珠筆、純藍(lán)墨水等不耐久的書(shū)寫(xiě)工具。（二）文件材料收集范圍1.行政管理類(lèi)：包括公司/組織設(shè)立、變更、注銷(xiāo)等相關(guān)文件；會(huì)議文件、決議、紀(jì)要；工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告；規(guī)章制度、辦法、細(xì)則；人事任免、獎(jiǎng)懲文件；行政事務(wù)處理文件等。2.業(yè)務(wù)管理類(lèi)：包括市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理、技術(shù)研發(fā)、物資采購(gòu)、項(xiàng)目管理等各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的文件材料，如合同協(xié)議、訂單、報(bào)表、圖紙、技術(shù)文檔、研究報(bào)告等。3.財(cái)務(wù)管理類(lèi)：包括財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、審計(jì)報(bào)告、會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。4.黨群工作類(lèi)：包括黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作、工會(huì)工作、共青團(tuán)工作等方面形成的文件材料。5.其他類(lèi)：包括公司/組織對(duì)外交往活動(dòng)中形成的文件材料，如合作意向書(shū)、邀請(qǐng)函、感謝信等；公司/組織獲得的榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等實(shí)物檔案的相關(guān)材料；公司/組織重大活動(dòng)、突發(fā)事件的相關(guān)文件材料等。（三）文件材料收集時(shí)間1.各部門(mén)應(yīng)在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將形成的文件材料收集齊全，并進(jìn)行初步整理。2.兼職檔案員應(yīng)定期對(duì)本部門(mén)收集的文件材料進(jìn)行檢查和核對(duì)，確保文件材料無(wú)遺漏、差錯(cuò)。3.對(duì)于重要文件材料或緊急事項(xiàng)形成的文件材料，應(yīng)及時(shí)收集并移交綜合管理部門(mén)。四、檔案的整理與歸檔（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.按照檔案的類(lèi)別、年度、保管期限等進(jìn)行分類(lèi)整理，確保檔案分類(lèi)科學(xué)、編號(hào)規(guī)范、排列有序。（二）整理方法1.文書(shū)檔案：按照年度—保管期限—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類(lèi)，對(duì)每份文件材料進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫(xiě)卷內(nèi)目錄、備考表、封面等，裝訂成卷。2.科技檔案：按照項(xiàng)目—專(zhuān)業(yè)—階段進(jìn)行分類(lèi)，對(duì)圖紙、圖表、技術(shù)文件等進(jìn)行編號(hào)、編目，建立檔案目錄和電子文檔，按照檔案保管要求進(jìn)行整理和保管。3.會(huì)計(jì)檔案：按照會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)整理，按照年度和保管期限分別裝訂成冊(cè)，并編制會(huì)計(jì)檔案目錄。4.實(shí)物檔案：對(duì)公司/組織獲得的榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等實(shí)物檔案，應(yīng)拍照或錄像留存相關(guān)資料，并建立實(shí)物檔案清單，注明實(shí)物名稱(chēng)、頒發(fā)單位、頒發(fā)時(shí)間、保管地點(diǎn)等信息。（三）歸檔要求1.各部門(mén)兼職檔案員應(yīng)在每年[X]月底前，將上一年度整理好的檔案移交綜合管理部門(mén)歸檔。2.移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)檔案移交清單，注明檔案名稱(chēng)、數(shù)量、年度、保管期限等信息，雙方簽字確認(rèn)。3.綜合管理部門(mén)對(duì)接收的檔案進(jìn)行審核，對(duì)不符合歸檔要求的檔案，應(yīng)及時(shí)退回原部門(mén)進(jìn)行補(bǔ)充或整改。五、檔案的保管（一）庫(kù)房建設(shè)與管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案存放環(huán)境安全、適宜。2.庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲(chóng)藥品、防盜設(shè)施等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。3.庫(kù)房應(yīng)劃分不同的區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理加工區(qū)、查閱接待區(qū)等，各區(qū)域之間應(yīng)保持合理的間距，便于檔案管理和利用。4.檔案存放應(yīng)按照檔案類(lèi)別、年度、保管期限等進(jìn)行排列上架，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找。（二）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司/組織發(fā)展有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。長(zhǎng)期保管期限為[X]年，短期保管期限為[X]年。具體檔案保管期限按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司/組織實(shí)際情況確定。2.各部門(mén)應(yīng)按照檔案保管期限的規(guī)定，對(duì)本部門(mén)形成的檔案進(jìn)行分類(lèi)整理和保管，確保檔案保管期限準(zhǔn)確無(wú)誤。（三）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。2.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。3.對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。4.嚴(yán)格遵守檔案庫(kù)房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入庫(kù)房。六、檔案的利用（一）查閱規(guī)定1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門(mén)辦理查閱手續(xù)。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案查閱室進(jìn)行，不得將檔案帶出查閱室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在指定地點(diǎn)進(jìn)行。3.查閱檔案人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換、加注標(biāo)記等。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還綜合管理部門(mén)，并辦理歸還手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、內(nèi)容、范圍、期限等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞或泄密等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告綜合管理部門(mén)，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，應(yīng)確保檔案完整無(wú)損，如有損壞或丟失，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行賠償。（三）外單位查閱與利用1.外單位查閱公司/組織檔案，應(yīng)持有單位介紹信，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等信息，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到綜合管理部門(mén)辦理查閱手續(xù)。2.外單位查閱檔案一般應(yīng)在檔案查閱室進(jìn)行，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定收取查閱費(fèi)用。3.外單位利用公司/組織檔案應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織檔案管理制度，不得擅自將檔案用于商業(yè)目的或泄露給第三方。七、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員組成。負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案存毀意見(jiàn)。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和公司/組織實(shí)際情況，對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行鑒定。2.對(duì)已過(guò)保管期限的檔案，應(yīng)從檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、可靠程度、利用價(jià)值等方面進(jìn)行全面分析，判斷其是否仍具有保存價(jià)值。3.對(duì)涉及公司/組織核心機(jī)密、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、重要?dú)v史事件等具有重要價(jià)值的檔案，應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限。（三）銷(xiāo)毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行逐一審核，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，填寫(xiě)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，注明檔案名稱(chēng)、數(shù)量、年度及銷(xiāo)毀原因等信息。2.檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)組織實(shí)施銷(xiāo)毀工作。3.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案銷(xiāo)毀徹底，防止檔案流失。監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。4.檔案銷(xiāo)毀后，檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)作為檔案資料長(zhǎng)期保存。八、檔案管理信息化（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平，為公司/組織各項(xiàng)工作提供及時(shí)、準(zhǔn)確的檔案信息支持。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等，形成電子檔案，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案信息系統(tǒng)建設(shè)：搭建檔案管理信息平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定、銷(xiāo)毀等業(yè)務(wù)流程的信息化管理，具備檔案檢索、借閱審批、統(tǒng)計(jì)分析等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理：采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、用戶權(quán)限管理等措施，確保檔案信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全和穩(wěn)定運(yùn)行。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，按照系統(tǒng)要求及時(shí)錄入和更新檔案信息。2.加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的維護(hù)和管理，定期檢查系統(tǒng)運(yùn)行情況，及時(shí)處理系統(tǒng)故障和數(shù)據(jù)問(wèn)題。3.嚴(yán)格遵守檔案管理信息系統(tǒng)的安全保密制度，防止檔案信息泄露。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)構(gòu)公司/組織檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)具體實(shí)施監(jiān)督檢查工作。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的形成、收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定、銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)。2.檔案管理機(jī)構(gòu)和人員的職責(zé)履行情況，包括檔案管理人員的配備、培訓(xùn)、考核等。3.檔案庫(kù)房的建設(shè)、管理和維護(hù)情況，包括庫(kù)房環(huán)境、設(shè)備設(shè)施等。4.檔案管理信息化建設(shè)情況，包括檔案信息系統(tǒng)的運(yùn)行、數(shù)據(jù)安全等。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：綜合管理部門(mén)每年定期對(duì)各部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行全面檢查，檢查結(jié)果向公司/組織檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組報(bào)告。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對(duì)各部門(mén)檔案管理工作進(jìn)行不定期抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)