檔案庫(kù)房制度管理一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案庫(kù)房管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有檔案庫(kù)房的管理工作，包括各類(lèi)紙質(zhì)檔案、電子檔案等的存儲(chǔ)與保管。（三）基本原則1.安全保密原則：確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的丟失、損壞、篡改和泄露。2.科學(xué)管理原則：運(yùn)用先進(jìn)的管理方法和技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和信息化。3.方便利用原則：在確保檔案安全的前提下，便于檔案的查閱、借閱和使用，提高工作效率。二、檔案庫(kù)房環(huán)境管理（一）庫(kù)房選址1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇在地勢(shì)較高、干燥通風(fēng)、排水良好的地方，遠(yuǎn)離火源、水源和污染源。2.庫(kù)房應(yīng)與辦公區(qū)域、生產(chǎn)車(chē)間等保持適當(dāng)?shù)木嚯x，避免相互干擾。（二）庫(kù)房布局1.庫(kù)房應(yīng)合理劃分檔案存儲(chǔ)區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等功能區(qū)域，確保工作流程順暢。2.檔案存儲(chǔ)區(qū)應(yīng)根據(jù)檔案類(lèi)別、保管期限等進(jìn)行分類(lèi)存放，設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌。（三）溫濕度控制1.庫(kù)房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。2.應(yīng)配備溫濕度監(jiān)測(cè)設(shè)備，實(shí)時(shí)監(jiān)控庫(kù)房溫濕度情況，并采取相應(yīng)的調(diào)節(jié)措施。（四）防火防盜1.庫(kù)房應(yīng)安裝防火、防盜報(bào)警裝置，配備必要的消防器材，如滅火器、消火栓等。2.定期對(duì)消防器材進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其性能良好。3.庫(kù)房門(mén)窗應(yīng)堅(jiān)固耐用，具備防盜功能，鑰匙應(yīng)由專(zhuān)人保管。（五）防蟲(chóng)防鼠1.庫(kù)房應(yīng)采取防蟲(chóng)、防鼠措施，如放置防蟲(chóng)藥品、封堵鼠洞等。2.定期對(duì)庫(kù)房進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理蟲(chóng)害和鼠害問(wèn)題。三、檔案入庫(kù)管理（一）檔案收集1.各部門(mén)應(yīng)按照檔案管理制度的要求，定期將本部門(mén)形成的檔案收集整理后移交至檔案庫(kù)房。2.檔案收集過(guò)程中，應(yīng)確保檔案的齊全、完整，對(duì)不符合要求的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充和修正。（二）檔案整理1.檔案管理人員應(yīng)對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目等整理工作，確保檔案的有序存放。2.整理過(guò)程中，應(yīng)遵循檔案整理的基本原則和方法，保證檔案的真實(shí)性和系統(tǒng)性。（三）檔案鑒定1.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人等組成鑒定小組進(jìn)行，確保鑒定結(jié)果的客觀、公正。（四）檔案入庫(kù)1.經(jīng)過(guò)整理和鑒定后的檔案應(yīng)及時(shí)入庫(kù)，按照分類(lèi)存放的原則進(jìn)行上架。2.檔案入庫(kù)時(shí)，應(yīng)詳細(xì)記錄檔案的入庫(kù)時(shí)間、類(lèi)別、數(shù)量等信息。四、檔案保管管理（一）檔案存放1.檔案應(yīng)按照類(lèi)別、保管期限等進(jìn)行分類(lèi)存放，不同類(lèi)別的檔案應(yīng)分開(kāi)存放，避免混淆。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專(zhuān)用的檔案柜中，檔案柜應(yīng)排列整齊，便于查找。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專(zhuān)用的存儲(chǔ)設(shè)備中，并進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)異地存放。（二）檔案標(biāo)識(shí)1.檔案柜應(yīng)標(biāo)明檔案類(lèi)別、保管期限等信息，便于查找和管理。2.檔案盒應(yīng)標(biāo)明檔案名稱(chēng)、年度、保管期限等信息。（三）檔案清點(diǎn)1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量與賬目一致。2.清點(diǎn)過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。（四）檔案維護(hù)1.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，如除塵、消毒等，確保檔案的質(zhì)量。2.對(duì)破損、褪色等檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，保證檔案的完整性。五、檔案查閱管理（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案應(yīng)按照規(guī)定的權(quán)限進(jìn)行，填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.涉及公司機(jī)密的檔案，查閱權(quán)限應(yīng)嚴(yán)格控制，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱登記1.檔案管理人員應(yīng)對(duì)查閱檔案的人員進(jìn)行登記，記錄查閱時(shí)間、檔案名稱(chēng)、查閱目的等信息。2.查閱人員應(yīng)在指定的查閱區(qū)域進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出庫(kù)房。（三）查閱限制1.查閱檔案時(shí)，應(yīng)保持檔案的整潔和完整，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。2.未經(jīng)檔案管理人員同意，查閱人員不得對(duì)檔案進(jìn)行拍照、復(fù)印、拷貝等操作。（四）歸還檔案1.查詢(xún)完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的完整。2.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，查閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。六、檔案借閱管理（一）借閱申請(qǐng)1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、借閱期限等信息。2.借閱申請(qǐng)表應(yīng)經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，提交至檔案庫(kù)房。（二）借閱審批1.檔案管理人員應(yīng)對(duì)借閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，根據(jù)借閱權(quán)限和檔案的重要性等因素進(jìn)行審批。2.涉及公司機(jī)密的檔案，借閱申請(qǐng)需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）借閱登記1.檔案管理人員應(yīng)對(duì)借閱檔案的人員進(jìn)行登記，記錄借閱時(shí)間、檔案名稱(chēng)、借閱期限等信息。2.借閱人員應(yīng)在借閱登記表上簽字確認(rèn)。（四）借閱期限1.檔案借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.逾期未歸還的檔案，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)催還。（五）歸還檔案1.借閱期滿(mǎn)后，借閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案庫(kù)房，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的完整。2.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。七、檔案保密管理（一）保密制度1.建立健全檔案保密制度，明確檔案管理人員和查閱、借閱人員的保密職責(zé)。2.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育，提高其保密意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。（二）保密措施1.檔案庫(kù)房應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的保密區(qū)域，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案進(jìn)行單獨(dú)存放。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。3.查閱、借閱涉及公司機(jī)密的檔案時(shí)，應(yīng)采取必要的保密措施，如在專(zhuān)人陪同下查閱、使用專(zhuān)用設(shè)備等。（三）保密監(jiān)督1.定期對(duì)檔案保密制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。2.對(duì)違反檔案保密制度的行為，應(yīng)依法依規(guī)進(jìn)行處理。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)1.加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用。2.配備必要的信息化設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、掃描儀等，確保檔案信息化工作的順利開(kāi)展。（二）數(shù)據(jù)錄入1.及時(shí)將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，錄入檔案管理信息系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確、完整。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行規(guī)范的命名和分類(lèi)，便于檢索和管理。（三）系統(tǒng)維護(hù)1.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.做好數(shù)據(jù)備份工作，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）信息安全1.加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶(hù)權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪(fǎng)問(wèn)。2.定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和漏洞修復(fù)，確保系統(tǒng)的安全性。九、檔案統(tǒng)計(jì)管理（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收集、整理、保管、查閱、借閱等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案數(shù)量、類(lèi)別、保管期限、查閱人次、借閱次數(shù)等。（二）統(tǒng)計(jì)報(bào)表1.定期編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，向上級(jí)主管部門(mén)和公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理工作情況。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容完整，能夠反映檔案管理工作的實(shí)際情況。（三）數(shù)據(jù)分析1.對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，總結(jié)檔案管理工作中的經(jīng)驗(yàn)和問(wèn)題，為檔案管理決策提供依據(jù)。2.根據(jù)數(shù)據(jù)分析結(jié)果，制定改進(jìn)措施，不斷提高檔案管理工作水平。十、檔案移交管理（一）移交范圍1.公司因機(jī)構(gòu)調(diào)整合并、撤銷(xiāo)等原因，需要對(duì)檔案進(jìn)行移交的，應(yīng)按照本制度的規(guī)定進(jìn)行辦理。2.檔案移交范圍包括各類(lèi)紙質(zhì)檔案、電子檔案等。（二）移交手續(xù)1.檔案移交時(shí)，移交單位應(yīng)填寫(xiě)檔案移交清單，注明檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、類(lèi)別、保管期限等信息。2.接收單位應(yīng)對(duì)移交清單進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后雙方簽字蓋章。（三）移交監(jiān)督1.檔案移交過(guò)程中，應(yīng)