檔案上墻制度展板一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案管理，規(guī)范檔案上墻制度，確保檔案信息的安全、完整和有效利用，提高公司管理水平和工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中涉及檔案上墻的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。3.完整安全原則：保證檔案的完整性，防止檔案丟失、損壞或泄露，確保檔案信息安全。4.便于利用原則：優(yōu)化檔案上墻展示方式，便于員工查閱和利用檔案信息，為公司決策和日常工作提供有力支持。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案上墻制度及相關(guān)流程，并監(jiān)督執(zhí)行。2.組織開展檔案收集、整理、歸檔、保管等工作，確保檔案質(zhì)量。3.負(fù)責(zé)檔案上墻內(nèi)容的審核、更新和維護(hù)，保證展示信息的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。4.指導(dǎo)各部門做好檔案管理工作，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。5.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并提出改進(jìn)措施。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類，按照規(guī)定時(shí)間移交檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理部門做好檔案上墻相關(guān)工作，提供必要的資料和信息。3.明確本部門檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案的日常管理和維護(hù)，并配合檔案管理部門的工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的具體收集、整理、編目、上架、保管等工作，確保檔案妥善存放。3.按照檔案上墻制度要求，及時(shí)更新和維護(hù)上墻檔案信息，保證展示內(nèi)容清晰、準(zhǔn)確。4.對(duì)檔案利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)，做好檔案借閱、歸還等手續(xù)辦理工作。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取措施解決。三、檔案收集與整理（一）檔案收集范圍1.公司各類文件，包括紅頭文件、規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)等。2.業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、訂單等經(jīng)濟(jì)類檔案。3.人事檔案，包括員工入職、離職、晉升、培訓(xùn)等相關(guān)資料。4.財(cái)務(wù)檔案,如會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。5.工程建設(shè)檔案，涵蓋項(xiàng)目規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收等各個(gè)環(huán)節(jié)的資料。6.市場(chǎng)營(yíng)銷檔案，包括市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、客戶資料、營(yíng)銷活動(dòng)策劃與執(zhí)行記錄等。7.其他與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的重要文件和資料。（二）檔案收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造或損毀。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，并定期備份。（三）檔案整理方法1.按照檔案類別進(jìn)行分類，如文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、人事檔案等。2.每類檔案再根據(jù)時(shí)間順序、重要程度等因素進(jìn)行細(xì)分。3.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，編制檔案目錄清單，便于查找和管理。4.建立檔案索引，注明檔案存放位置、保管期限等信息。四、檔案歸檔與保管（一）檔案歸檔流程1.各部門檔案管理人員將整理好的檔案定期移交至檔案管理部門。2.檔案管理部門接收檔案后，進(jìn)行再次審核和整理，確保符合歸檔要求。3.將審核通過的檔案按照規(guī)定的分類和編號(hào)順序進(jìn)行歸檔，存入檔案庫(kù)房。（二）檔案保管期限1.永久保管檔案：涉及公司重大決策、核心業(yè)務(wù)、重要權(quán)益等具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案。2.定期保管檔案：根據(jù)檔案性質(zhì)和重要程度，分別設(shè)定3年至30年不等的保管期限。保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定可銷毀的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。（三）檔案保管條件1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護(hù)設(shè)施。2.庫(kù)房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%。3.檔案應(yīng)存放在專用的檔案架上，按照類別和編號(hào)順序排列，便于查找和管理。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案安全。五、檔案上墻內(nèi)容與展示要求（一）上墻內(nèi)容分類1.公司簡(jiǎn)介：包括公司發(fā)展歷程、組織架構(gòu)、企業(yè)文化等。2.規(guī)章制度：重要的公司規(guī)章制度、管理辦法等。3.業(yè)務(wù)流程：主要業(yè)務(wù)的操作流程、工作規(guī)范等。4.榮譽(yù)資質(zhì)：公司獲得的各類榮譽(yù)證書、資質(zhì)認(rèn)證等。5.項(xiàng)目成果：重點(diǎn)項(xiàng)目的實(shí)施情況、成果展示等。6.員工風(fēng)采：優(yōu)秀員工事跡、團(tuán)隊(duì)活動(dòng)照片等。（二）展示要求1.檔案上墻應(yīng)選擇在公司辦公區(qū)域顯眼位置，如走廊、會(huì)議室等，便于員工隨時(shí)查閱。2.展示方式應(yīng)簡(jiǎn)潔明了、美觀大方，采用圖文并茂的形式，確保信息清晰可讀。3.上墻檔案應(yīng)定期更新，保證內(nèi)容的時(shí)效性。對(duì)于已過期或不再適用的信息，應(yīng)及時(shí)撤換。4.設(shè)立專門的檔案上墻維護(hù)人員，負(fù)責(zé)對(duì)展示內(nèi)容進(jìn)行日常檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。六、檔案利用與借閱（一）檔案利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，確保檔案信息不被濫用。2.優(yōu)先滿足公司內(nèi)部工作需要，為公司決策、業(yè)務(wù)開展、管理提升等提供支持。3.在保證檔案安全和完整的前提下，積極為公司外部相關(guān)單位提供必要的檔案信息服務(wù)。（二）檔案借閱流程1.公司員工因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案名稱、用途、借閱期限等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，提交至檔案管理部門。3.檔案管理部門對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，審核通過后，辦理檔案借閱手續(xù)，向借閱人提供檔案，并登記借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。4.借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.檔案歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案是否完好無(wú)損，如有損壞或丟失，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（三）檔案查閱規(guī)定1.公司員工可在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，查閱時(shí)應(yīng)遵守檔案管理部門的相關(guān)規(guī)定。2.如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。3.查閱檔案時(shí)，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。七、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定工作1.檔案管理部門定期組織檔案鑒定工作，成立檔案鑒定小組，成員包括檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員等。2.鑒定小組根據(jù)檔案保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查和評(píng)估。3.對(duì)于已過保管期限且確無(wú)保存價(jià)值的檔案，鑒定小組應(yīng)提出銷毀意見。（二）檔案銷毀流程1.檔案銷毀意見經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施銷毀工作。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)至少有兩名檔案管理人員在場(chǎng)監(jiān)銷，確保銷毀徹底。3.銷毀完成后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并將銷毀清冊(cè)存檔。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門定期對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)。2.對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改。3.建立檔案管理工作監(jiān)督檢查記錄檔案，對(duì)每次檢查情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。（二）考核機(jī)制1.將檔案管理工作納入公司績(jī)效考核體系，對(duì)各部門及檔案管理人員的工作進(jìn)行量化考核。2.考核指標(biāo)包括檔案收集完整性、整理規(guī)范性、歸檔及時(shí)性、保管安全性、利用效率等方面。3.根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)