社會(huì)救助檔案制度一、總則（一）目的社會(huì)救助檔案制度旨在規(guī)范社會(huì)救助工作中各類檔案的管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，為社會(huì)救助工作的決策、實(shí)施、監(jiān)督以及后續(xù)評(píng)估提供可靠依據(jù)，保障救助對(duì)象的合法權(quán)益，促進(jìn)社會(huì)救助工作的公正、公平、高效開(kāi)展。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織所開(kāi)展的各類社會(huì)救助工作，包括但不限于城鄉(xiāng)低保、特困人員供養(yǎng)、臨時(shí)救助、醫(yī)療救助、教育救助、住房救助等項(xiàng)目中形成的各類文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映社會(huì)救助工作的實(shí)際情況，確保信息的真實(shí)性和可靠性。2.完整性原則：全面收集社會(huì)救助工作過(guò)程中產(chǎn)生的各類檔案，保證檔案資料的齊全、完整，不遺漏重要信息。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)記錄、文字表述等應(yīng)符合客觀事實(shí)，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤或歧義。4.保密性原則：對(duì)于涉及救助對(duì)象個(gè)人隱私等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.規(guī)范性原則：檔案管理應(yīng)遵循國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及本公司/組織制定的規(guī)范流程，確保檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。（四）職責(zé)分工1.檔案管理部門負(fù)責(zé)制定和完善社會(huì)救助檔案管理制度，并組織實(shí)施。指導(dǎo)、監(jiān)督各業(yè)務(wù)部門做好檔案的收集、整理、歸檔等工作。集中保管社會(huì)救助檔案，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，確保檔案的安全存儲(chǔ)和有效利用。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、鑒定和銷毀，確保檔案的質(zhì)量和時(shí)效性。2.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門社會(huì)救助業(yè)務(wù)檔案的收集、整理、初步審核等工作，確保檔案資料的真實(shí)、完整。按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將整理好的檔案移交至檔案管理部門，并配合做好檔案的查詢、借閱等工作。對(duì)本部門形成的檔案質(zhì)量負(fù)責(zé)，接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。3.相關(guān)工作人員具體負(fù)責(zé)社會(huì)救助工作中各類檔案的形成、記錄和整理，確保檔案資料的及時(shí)、準(zhǔn)確生成。嚴(yán)格遵守檔案管理制度，按照規(guī)定流程辦理檔案的移交、借閱等手續(xù)，不得擅自銷毀、涂改或丟失檔案。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.社會(huì)救助申請(qǐng)審批過(guò)程中形成的各類表格、申請(qǐng)書(shū)、證明材料、審核審批意見(jiàn)等。2.救助對(duì)象的家庭經(jīng)濟(jì)狀況調(diào)查資料，包括收入證明、財(cái)產(chǎn)證明、家庭成員信息等。3.救助資金發(fā)放記錄，如銀行轉(zhuǎn)賬憑證、現(xiàn)金發(fā)放簽收表等。4.救助對(duì)象動(dòng)態(tài)管理資料，如定期核查記錄、變更情況說(shuō)明等。5.救助工作相關(guān)的會(huì)議記錄、工作方案、政策文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。6.與救助對(duì)象溝通、協(xié)商、回訪等工作中形成的記錄和資料。7.其他與社會(huì)救助工作相關(guān)的具有保存價(jià)值的文件、資料。（二）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案資料及時(shí)、準(zhǔn)確收集。2.在社會(huì)救助工作開(kāi)展過(guò)程中，相關(guān)工作人員應(yīng)同步做好檔案資料的收集和整理，避免事后補(bǔ)錄導(dǎo)致信息不準(zhǔn)確或遺漏。3.收集的檔案資料應(yīng)保持原始性和完整性，不得隨意涂改、偽造或抽取重要信息。4.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、存儲(chǔ)完整，并按照規(guī)定進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）整理方法1.分類根據(jù)社會(huì)救助的業(yè)務(wù)類型，將檔案分為城鄉(xiāng)低保檔案、特困人員供養(yǎng)檔案、臨時(shí)救助檔案、醫(yī)療救助檔案、教育救助檔案、住房救助檔案等類別。每類檔案再按照檔案形成的時(shí)間順序、辦理流程等進(jìn)行細(xì)分，如城鄉(xiāng)低保檔案可分為申請(qǐng)受理類、審核審批類、資金發(fā)放類、動(dòng)態(tài)管理類等。2.編號(hào)為便于檔案的管理和查詢，對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)具有唯一性，可采用年份+業(yè)務(wù)類別+流水號(hào)的方式編制，如2023DL001，表示2023年臨時(shí)救助類的第1份檔案。3.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包含檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息。對(duì)每份檔案的內(nèi)容進(jìn)行簡(jiǎn)要概括，形成卷內(nèi)文件目錄，置于檔案卷首，方便查閱。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于長(zhǎng)期保存。裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式，避免使用易生銹或損壞檔案的裝訂材料。三、檔案的歸檔與保管（一）歸檔流程1.業(yè)務(wù)部門在完成社會(huì)救助工作流程后，應(yīng)及時(shí)對(duì)形成的檔案進(jìn)行整理和自查，確保檔案資料齊全、準(zhǔn)確、規(guī)范。2.整理好的檔案經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，按照規(guī)定的時(shí)間和要求移交至檔案管理部門。3.檔案管理部門對(duì)接收的檔案進(jìn)行再次審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，對(duì)不符合要求的檔案退回業(yè)務(wù)部門重新整理。4.審核通過(guò)的檔案進(jìn)行編號(hào)、編目、裝訂等后續(xù)整理工作，并按照分類要求進(jìn)行歸檔，存入專門的檔案庫(kù)房或檔案存儲(chǔ)設(shè)備中。（二）保管期限1.社會(huì)救助檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案主要包括涉及救助對(duì)象基本權(quán)益、重大決策、重要政策依據(jù)等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)歷史價(jià)值和查考利用價(jià)值的檔案，如救助對(duì)象的原始申請(qǐng)材料、長(zhǎng)期救助對(duì)象的檔案等。長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為30年，主要包括救助對(duì)象在一定時(shí)期內(nèi)的救助記錄、動(dòng)態(tài)管理資料等，如35年的城鄉(xiāng)低保對(duì)象檔案、臨時(shí)救助檔案等。短期保管的檔案保管期限為10年，主要包括一些時(shí)效性較強(qiáng)、對(duì)后續(xù)工作參考價(jià)值相對(duì)較小的檔案，如一次性臨時(shí)救助檔案、短期醫(yī)療救助檔案等。2.檔案保管期限的確定應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定和本公司/組織的實(shí)際情況進(jìn)行，確保檔案既能滿足工作需要，又不過(guò)度占用存儲(chǔ)空間。（三）保管要求1.檔案庫(kù)房檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全存儲(chǔ)。庫(kù)房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)設(shè)置專門的檔案架、檔案柜等存儲(chǔ)設(shè)備，按照檔案類別和保管期限進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.檔案存儲(chǔ)設(shè)備對(duì)于電子檔案，應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行備份存儲(chǔ)，如磁帶、光盤、硬盤等，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)標(biāo)明檔案內(nèi)容、存儲(chǔ)時(shí)間、保管期限等信息，便于識(shí)別和管理。3.檔案安全管理建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房和存儲(chǔ)設(shè)備的安全保衛(wèi)工作，設(shè)置門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，防止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案庫(kù)房。定期對(duì)檔案進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。對(duì)存在安全隱患的檔案，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或遷移。制定檔案應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對(duì)可能出現(xiàn)的自然災(zāi)害、火災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件，確保檔案的安全。四、檔案的利用與查詢（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，確保檔案信息的正確使用，不得損害救助對(duì)象的合法權(quán)益和公司/組織的利益。2.在保證檔案安全和保密的前提下，充分發(fā)揮檔案的作用，為社會(huì)救助工作的決策、實(shí)施、監(jiān)督等提供支持。（二）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部工作人員因工作需要查閱社會(huì)救助檔案，如業(yè)務(wù)辦理、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、政策研究等。2.相關(guān)政府部門、社會(huì)組織等因工作需要，按照規(guī)定程序查閱檔案資料，用于工作協(xié)作、信息共享等。3.在涉及法律糾紛、司法調(diào)查等特殊情況下，按照法律程序查閱檔案。（三）查詢流程1.內(nèi)部查詢本公司/組織內(nèi)部工作人員如需查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、檔案名稱、編號(hào)等信息。申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，審核通過(guò)后安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄，記錄查閱時(shí)間、查閱人員、查閱內(nèi)容等信息。2.外部查詢政府部門、社會(huì)組織等外部單位如需查閱檔案，應(yīng)出具正式的查閱函，說(shuō)明查閱目的、范圍和用途等。查閱函經(jīng)本公司/組織相關(guān)負(fù)責(zé)人審批同意后，檔案管理部門按照規(guī)定程序提供檔案資料，并做好登記備案工作。外部單位查閱檔案時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，查閱過(guò)程中不得擅自復(fù)制、拍照、傳播檔案內(nèi)容。如需復(fù)制檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理審批手續(xù)，并支付相應(yīng)的復(fù)制費(fèi)用。（四）借閱管理1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批同意后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過(guò)規(guī)定時(shí)間，確需延期的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。4.檔案管理部門應(yīng)對(duì)借閱情況進(jìn)行跟蹤檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、審慎嚴(yán)謹(jǐn)?shù)脑瓌t，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。2.根據(jù)檔案的保管期限、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值以及法律法規(guī)要求，對(duì)檔案進(jìn)行綜合評(píng)估，確定是否需要繼續(xù)保存或銷毀。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人以及相關(guān)專業(yè)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定方案，組織實(shí)施檔案鑒定工作，并對(duì)鑒定結(jié)果進(jìn)行審核。（三）鑒定方法1.定期鑒定檔案管理部門定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理鑒定，一般每年或每?jī)赡赀M(jìn)行一次。鑒定過(guò)程中，對(duì)檔案的內(nèi)容、價(jià)值、保管狀況等進(jìn)行全面審查，根據(jù)保管期限的規(guī)定和實(shí)際利用情況，確定檔案的存毀。2.即時(shí)鑒定在檔案管理過(guò)程中，如果發(fā)現(xiàn)某些檔案已失去保存價(jià)值或因其他原因需要及時(shí)處理的，應(yīng)及時(shí)組織鑒定，進(jìn)行銷毀或其他處置。即時(shí)鑒定可由檔案管理部門單獨(dú)進(jìn)行，也可會(huì)同相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同進(jìn)行，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，由檔案管理部門編制檔案銷毀清單，清單應(yīng)詳細(xì)列出檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。2.檔案銷毀清單經(jīng)檔案鑒定小組審核簽字后，報(bào)本公司/組織相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.批準(zhǔn)后的檔案銷毀清單一式兩份，一份由檔案管理部門留存，一份交檔案銷毀執(zhí)行部門。4.檔案銷毀執(zhí)行部門按照銷毀清單對(duì)檔案進(jìn)行銷毀，可采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。5.檔案銷毀過(guò)程中，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，并做好銷毀記錄，記錄銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、執(zhí)行人員等信息。6.銷毀記錄和檔案銷毀清單應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要資料。六、附則（一）解釋權(quán)本制度由本公司/組織檔案管理部門負(fù)責(zé)解釋。在執(zhí)行過(guò)程中，如遇本制度未明確規(guī)定的事項(xiàng)，由檔案管理部門根據(jù)